Forssan seudun lähi- ja luomuruoan dynaaminen hankintajärjestelmä - Case Forssan Yrityskehitys Oy

TAUSTATIEDOT

Forssan Yrityskehitys Oy tarjoaa ostoalustan. Ostajana ovat hankintarenkaan hankintayksiköt.

Kyseessä on yhteishankinta, jossa Forssan Yrityskehitys Oy koordinoi dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisen ja hallinnoinnin, ja jota muut yhteishankintaan kuuluvat hankintayksiköt voivat hyödyntää hankkiessaan elintarvikkeita.

Hankinnan kohde

Elintarvikehankinnat, eli lähi- ja luomuruoan hankintakanava täydentämään, tai olemaan vaihtoehto, olemassa olevan elintarvikkeiden puitesopimuksen kautta tehtäville elintarvikehankinnoille.

Hankinnan arvo

Hankinnan kokonaisarvoa ei ole määritelty Forssan Yrityskehityksen osalta. Kullakin hankintayksiköllä on oma strategia hankintojen osalta koskien lähi- ja luomuruuan hyödyntämistä, joka vaihtelee 10–20% välillä elintarvikkeiden kokonaisostoista.

Hankinnan tavoite

Dynaamisen hankintajärjestelmän tavoitteena on perustaa hankintakanava luomu- ja lähituotteiden hankintaan ja hyödyntämiseen hankintayksiköiden ruokapalvelutuotannossa. Tavoitteena on erityisesti edistää lähiruoan ja paikallisen tuotannon hyödyntämistä ruokapalvelutuotannossa, pyrkiä lyhentämään hankittavien elintarvikkeiden ja raaka-aineiden jakeluketjuja, edistää tuotteiden jäljitettävyyttä, edistää kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti lähellä, ekologisesti ja myös luomutuotantona tuotettujen elintarvikkeiden hyödyntämistä ruokapalvelutuotannossa sekä edistää myös pienten ja paikallisten tuottajien tuotteiden hyödyntämistä. Samalla edistetään ruokakulttuurin kehittämistä luomalla yhteyksiä alku- ja paikallistuottajiin sekä niiden välille sekä tehdä lähi- ja luomutuotantoa tutuksi ruokapalvelujen asiakkaille. Tavoitteena on myös pyrkiä löytämään uusia tuotteita ja hyödyntämään niiden tuomia mahdollisuuksia ruokapalvelutuotannossa ja näin vastata käyttäjien toiveisiin ja kulutustottumuksiin.

Lisäksi yleisluonteisena tavoitteena on parantaa alueellisten toimijoiden hankintaosaamista, rohkaista osallistumista julkisiin hankintoihin ja alueellisen kuntayhteistyön parantaminen yhteisen tekemisen kautta.

Hankintarenkaan suunnitteluun ja perustamiseen osallistuneet tahot ja toimijat 

Forssan Yrityskehitys Oy

ProAgria Etelä-Suomi

Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy

Noventia Oy

Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy

Jokioisten kunta

Loimijoen Kuntapalvelut Oy

Tammelan kunta

Ypäjän kunta

Hankinnan taustaa

Hankintakokonaisuus ja uuden hankintajärjestelmän luonti pohjautuu alueellisen EAKR-hankkeen ”Kasvuyritysten Häme” tavoitteisiin alueellisten yritysten elinvoiman kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Kyseinen hanke on yhteistyössä ProAgria Etelä-Suomen HYMY Häme II -hankkeen kanssa lähtenyt kehittämään erillistä hankintakokonaisuutta paikallisten lähi- ja luomuruokatuottajien tuotteiden saamiseksi mukaan alueen hankintayksiköiden elintarvikehankintojen yhdeksi vaihtoehdoksi.

Näiden hankkeiden kartoitustyön pohjalta tunnistettiin tarve erillisen, paikallisten hankintayksiköiden tilaajien ja paikallisten tuottajien välisen, tilaus- ja toimitusprosessin mahdollistamiselle. Tämän, paikallisten lähi- ja luomuruokatuotteiden hankinnan, tilaus- ja toimitusprosessin muodoksi valikoitui tälle projektille erillisen Dynaamisen hankintamenettelyn (DPS) ja erillisen kilpailutusjärjestelmän (Noventian kehittämä järjestelmä) kehittäminen.

Alustavassa kartoitustyössä tunnistettiin selkeä tarve löytää ratkaisu, jossa tilaajapuolen edustajien aito halu hankkia paikallisia tuotteita saadaan mahdollistettua tuomalla paikallisten tuottajien, luomutuottamista painottaen, valikoima hinnoiteltuna hankittavaksi ns. perinteisten hankintasopimusten (yhteishankintasopimukset ja ns. perinteisen mallin kilpailutusten sopimukset) rinnalle.

Alustavassa kartoitustyössä selvitettiin mm. seuraavat asiat:

• Uuden hankintamallin sopiminen nykyisten sopimusten ”rinnalle” hankintakanavaksi, eli mm. olemassa olevien puitesopimusten sopimusehtojen mahdollistaminen myös ko. paikallisten tuotteiden hankinnasta täydentämään puitesopimuksen kautta hankittujen elintarvikkeiden valikoimaa.
• Markkinoilla olevien sähköisten kilpailutusjärjestelmien sopimisen selvitys (sekä muokattavuuden että palveluhinnoittelun suhteen) suunniteltavaan hankintakokonaisuuteen.
• Tilaajapuolen edustajien sitoutuminen ja vaatimukset ko. elintarvikeryhmien hankintaan.
• Toimittajapuolen valmiudet ja halukkuus osallistua tarjoajana ko. elintarvikeryhmien tuottajiksi/myyjiksi.
• Sopivien palvelutuottajien haku mm. järjestelmäkehitykseen, tilaajien ja toimittajien kouluttamiseen sekä yrityskohtaiseen ohjaukseen ja hankintajärjestelmän hallinnointiin.
• Osallistuvien hankintayksiköiden tavoitteiden ja tarpeiden selvitys tulevan hankintamenettelyn pohjalle.
• Alueellisen yhteishankintatoiminnan edellytyksen selvittäminen, eli löytyykö ostajia ja löytyykö tuottajia.
• Alueellisen ostopotentiaalin selvitys eli löytyykö riittävä ostohalu lähi- ja luomuruokatuotteiden ryhmään.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu 

Hankinnan valmisteluun kuului tiivis selvitys varsinkin toimittajapuolen valmiuksista lähteä mukaan tämäntyyppiseen tarjousjärjestelmään sekä selvityksiin kyvyistä vastata tilaajapuolen vaatimuksiin koskien elintarvikkeiden laatuvaatimuksia ja mm. toimitustapaa jne.

Valmisteluvaiheessa käytiin useita kahdenvälisisä ja yleisiä keskustelutilaisuuksia sekä tilaajien että toimittajien edustajien kanssa. Suurimpana haasteena koettiin tiedon puute sekä tilaajien että toimittajien kohdalla varsinkin esim. tieto rinnakkaisten hankintamallien mahdollisuudesta (on ihan mahdollista hankkia myös puitesopimushankintojen ohella täydentäviä hankintoja ns. toisen hankintasopimuksen kautta) oli melko uutta tietoa hankkijoille.

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet

Kilpailutuskokonaisuuteen muodostui ensinnäkin seuraavat elintarvikeryhmät:

• viljatuotteet
• peruna ja perunaa sisältävät tuotteet
• kasvikset, marjat ja hedelmät sekä niitä sisältävät tuotteet
• maito ja maitotuotteet
• ravintorasvat ja kasviöljyt
• kala ja kalatuotteet
• sianliha ja sianlihatuotteet
• naudanliha ja naudanlihatuotteet
• siipikarja, siipikarjatuotteet, muna ja munatuotteet
• mahdolliset muut elintarvikkeet (esim. hunaja)

Jokaiselle tuoteryhmälle on hankintajärjestelmässä määritelty omat tuotevaatimuksensa, josta esimerkkinä tuoteryhmä Maito ja maitotuotteet:



Tuotteiden kuvaus

• kuvataan lyhyesti (max. muutama virke) millaisia tuotteita on tarjolla tässä kategoriassa. Tarkempi tieto tuotteista pyydetään myöhemmin tuotekortilla järjestelmän sisäisissä tarjouskilpailuissa

Vastuullisuus

• Tilaajalle tarjottavan maidon/maitotuotteiden tulee olla salmonellavapaa kaikista salmonellaserotyypeistä ja tuontielintarvike on testattu komission asetuksen (EY) N:o 1688/2005 liitteiden I-III mukaisesti tai vastaavasti (ei koske Suomea ja Ruotsia). Toimittajan tulee esittää pyydettäessä todistus, josta vaatimuksen täyttyminen ilmenee.
• Tilaajalle tarjottavassa maidossa ja maitotuotteissa ei saa olla mikrobilääkejäämiä. Mikrobilääkkeitä, kuten antibiootteja, saa käyttää vain sairaiden eläinten hoitoon eläinlääkärin määräyksestä ja valvonnassa. Antibioottien käytöstä tulee pitää saatavilla olevaa kirjanpitoa. Toimittajan tulee antaa pyydettäessä selvitys antibioottikirjanpidosta.
• Maidon tuotantotila kuuluu Nautatilojen terveydenhuollon seurantajärjestelmään Nasevaan tai tuottajalla tulee olla vastaava sähköinen seurantajärjestelmä, johon on dokumentoitu eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä vastuullisia toimintatapoja kuvaavat tiedot. Toimittajan tulee antaa pyydettäessä selvitys tuottajan/tuottajien seurantajärjestelmästä/-järjestelmistä. Tämä vaatimus koskee kaikkia tarjottavia tuotenimikkeitä sekä niiden tilalle tulevia tuotteita.

Toimitusaika ja säilyvyys

• Pakkauspäivästä hyväksyttävä käyttöaika maidolle ja maitotuotteille tulee olla vähintään 4 käyttöpäivää (pakkauspäivä + 4 päivää).

Sopimusehdot

Forssan seudun lähiruuan hankinnoista laadittiin sopimus Tilaajan ja Toimittajan välillä. Lisäksi noudatetaan JYSE Tavarat 2014 yleisiä ehtoja.

Mahdolliset haasteet

Merkittävämmäksi haasteeksi on osoittautunut osaamisen puute:

• Sekä tilaajan että tarjoajaosapuolen yleinen julkisten hankintojen toimintaa koskeva osaaminen. Tämän kokoisissa organisaatioissa hankintaosaaminen on sisällytetty ruokahuollon vastuupäälliköiden työnkuvaan.
• Hankintoja ohjaavan lainsäädännön ja käsitteiden osaamisen puute.
• Kilpailutusjärjestelmien osaamisen puute.
• Tarjousmenettelyn osaamisen puute.

Kaikkien näiden taklaamiseksi on projektissa keskitytty nimenomaan hankintamenettelyn ja -järjestelmän koulutuksiin sekä ennen hankintamenettelyn aloittamista että hankintamenettelyn aikana. Koulutusta on suunnattu sekä tilaajille että tuottajille/tarjoajille. Koulutuksen lisäksi yrityskohtainen sekä ostajien oma keskinäinen koulutus sekä ostajakohtainen ohjaus on ollut tarpeellista ja toivottua.

Myös hankintamenettelyn aikaiseen tukeen on satsattu, eli projekti on varmistanut ostopalvelun kautta käyttäjätuen dynaamisen hankintamenettelyn kahdelle ensimmäiselle vuodelle.

Toinen taklattava haaste on ollut paikallisten tuottajien saaminen mukaan tarjoajiksi. Tämän asian varmistamisessa, eli tuottajien mukaan saamisessa, on ollut avainasemassa projektin avainhenkilöiden henkilökohtaiset kontaktit koko tuottajakenttään oman päätyönsä verkostotoiminnan kautta. Näiden suorien kontaktointien kautta on saatu houkuteltua, ja rohkaisutettua, tuottajat mukaan tarjoajiksi. Kontaktointiin ja ohjaukseen liittyy samalla yrityksen liiketoiminnallisen strategian tarkastaminen ao. jakelukanavan valitsemiseksi.

Myös tuottajien toimittamien tuotteiden varmistaminen ostajien määrittämien kriteereiden mukaiseksi on ollut merkittävä haaste.

Hankintakanavan dynaamisuuden vuoksi koulutus- ja ohjaustarve tilaajien ja toimittajien kanssa on jatkuvaa. Tilaajien vastuuhenkilöt vaihtuvat. alueelle syntyy uusia alan yrityksiä ja jo pilotin aikana mukaan tulevien yritysten tuotekategoriat kehittyvät. Toimittajat vastaavat itse tietojen päivityksestä, mutta ohjauksen tarve on ilmeinen hankintatavan uutuuden vuoksi.

Hyödyt/Tulokset/Vaikutukset

Lopulliset kokemukset ja konkreettiset hyödyt ovat vielä selvittämättä, sillä hankintamenettely on vielä kesken (maaliskuu 2022), eli lopullisten tulosten selvitys tulee vasta myöhemmin.

Projektista tehdään vielä HAMK opinnäytetyönä (Hämeen ammattikorkeakoulu) erillinen vaikuttavuusarviointi lähinnä luomu- ja lähiruokatuotteiden hintatehokkuudesta verrattuna muuten käytössä oleviin puitesopimusten kautta tehtyihin elintarvikehankintoihin.

Vaikutusta pyritään saamaan myös laajemmin yleisen hankintaosaamisen parantumisen, paremman seudullisen yhteistyön mahdollistamisen ja dynaamisen hankintamenettelyn kokemusten hankinnan kautta.

Ostajien määrä on lukittu ja pilotin ajan mukana on 6 hankintayksikköä. Tarjoajien määrä kehittyy koko ajan ollen (maaliskuun alussa 2022) 9 yritystä.

Välilliset vaikutukset muun muassa jakeluteiden ja työllisyyden kehityksen osalta ovat kesken.

Yritykset, joiden potentiaali ei ole riittänyt isoihin puitesopimuksiin, voi ottaa osaa seudulliseen järjestelmään toimitettavien määrien ollessa pienimpiä kuin isommissa sopimuksissa.

Tarjouspyynnössä on otettu huomioon uudet kansalliset hankintakriteerit vastuullisesta ruokatuotannosta ja käyttää lähellä tuotettua ruokaa.

Mahdolliset jatkotoimenpiteet

KTS edellä: ”Projektista tehdään vielä HAMK opinnäytetyönä (Hämeen ammattikorkeakoulu) erillinen vaikuttavuusarviointi lähinnä luomu- ja lähiruokatuotteiden hintatehokkuudesta verrattuna muuten käytössä oleviin puitesopimusten kautta tehtyihin elintarvikehankintoihin.”

Hankintamallin ja kokemusten mahdollisuus monistaa myös muiden toimialojen hankintoihin voi poikia olemassa olevan järjestelmän lisäkäyttöä ja ko. hankintayksiköiden yhteistoimintaa.

Jäljitettävyyden ja sitä kautta toimitusketjun läpinäkyvyys ovat tulevaisuudessa enenevässä määrin keskiössä. Näiltä osin ratkaisuja tarjoavat toimijat voivat olla osa positiivista kehitysvaikutusta myös aluetaloudellisesti.

Jatkotoimenpiteissä tulee varmistua uusien yritysten tietoisuus hankintakanavasta.

Jatkotoimenpiteissä tulee huomioida hankintayksiköiden mahdolliset muutokset, jotka johtuvat ruokapalveluyksiköiden rakenteellisista muutoksista niin sisäisesti kuin asiakaskunnan näkökulmasta sote-uudistuksen edetessä. (kunnat eivät tuota ruokahuoltoa näillä näkymin pilotin loppuvaiheessa nykyiselle asiakasmäärälle ja tässä huomioitava kilpailutuslainsäädöntöasiat Sairaanhoitopiirin ja julkisen/ yksityisen toimijan välillä).

Ennen pilotin päättymistä sovittava hankinta-alustan käytön jatkon organisoinnista, tässä huomioitava myös julkistalouden budjetoinnin valmisteluaikataulu. Kustannukset ovat pilotointivaiheessa vähäiset ja valintoja tehtäessä on pyritty huomioimaan jatkokäytön kustannukset julkisten toimijoiden osalta.

Hankinta-alustalle on mahdollisuus avata esimerkiksi hävikkierien huutokauppa, jolla voisi vähentää mahdollisen hävikin syntyä laajemmin ruokahuollon ketjussa.

Opittua

Haasteina selkeästi osaamisen ja uskalluksen puute. On myös ymmärrettävä, että tämäntyyppiset, järjestelmäkehitystä vaativat, hankintamenettelyt vievät aikaa, eli vaatii kärsivällisyyttä kaikilta osapuolilta.  

Tämän kokoisissa hankinnoissa myös yhteenkuuluvuuden tunne seudun ruokapalvelupäälliköiden kesken kehittyy. Tämä taas nostaa rohkeutta lähteä uuteen mukaan.

Onnistuakseen hankintamalli ei ole kertasuoritus vaan jatkuvaa huolenpitoa niin ostaja kuin myyjänäkökulmasta.

Keinot kiertoon

Malli on hyödynnettävissä alueellisen elinvoiman tukemisen työkaluna myös muiden kuin elintarvikehankintojen lisäksi, eli voidaan ehdottomasti hyödyntää sekä muiden alueiden että toimialojen hankinnoissa. Malli on herättänyt jo pilottivaiheessa valtakunnallista kiinnostusta ja kokemusperäisen tiedon vaihtoa. Maakuntatasolla yleisen hankintaosaamisen kehittymisen kanssa työskennellään usean organisaation voimin. Forssan seudun pilottia hyödynnetään näissä keskusteluissa vahvasti.

Lisätietoja

On tärkeää tunnistaa mikä osa on tosiasiallisesti viranhaltijan ydinosaamista ja mikä tekeminen prosessissa vaatii ulkopuolista apua, jolla mahdollistetaan julkisten hankintojen kehittäminen. Julkiset hankinnat ovat juridisesti oma oikeudenalansa, jonka johdosta ei ole realistista, että se kaikkine vaatimuksineen olisi keskeinen viranhaltijan työtehtävä. Hankinnat ovat tekemisen väline, jolla mahdollistetaan palvelun tuottaminen. Julkisten hankintojen maailma muuttuu ja elää, on erotettava mitä osa kuuluu viranhaltijan toimenkuvaan ja missä vaiheessa asian eteneminen vaatii ammattilaisten osallistumista prosessiin.

Yleisesti julkisten hankintojen iso kuva on laaja, pelkät käsitteet ovat haastavia ja niiden merkityssisältö. Osaamista on hyvä kehittää jatkuvan oppimisen periaatteella ja tehdä selvä rajaus tehtäväsisältöjen tuottamisen vastuista.

Yhteyshenkilöt

Riikka Riihimäki, Forssan Yrityskehitys Oy toimitusjohtaja 050 464 1333 riikka.riihimaki@fyk.fi

Satu Nurmi, Forssan Yrityskehitys Oy yrityskehittäjä 040 8453821 satu.nurmi@fyk.fi