Milloin tehdä vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointi?
Hankinnan vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointia voidaan tehdä hankintojen eri vaiheissa. Tässä oppaassa keskitymme kuitenkin arviointiin hankintojen suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa.
Ennen varsinaista hankintaa tehtävän vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarvioinnin tavoitteena on jäsentää ja selventää sekä hankinnan valmistelua että päätöstä hankinnan tekemisestä.
Usein hankintojen vaikutusten arviointiin edetään hankintojen prosesseja kehittämällä, esimerkiksi kategorisointityön kautta, jossa hankinnat kategorisoidaan niiden strategisen merkittävyyden mukaan (esim. hankintayksikön/markkinoiden kannalta).
”Ennakkoarviointi on erityisen tärkeää strategisesti merkittäville hankinnoille.”
Hankintaketjujen monimutkaistuessa ja kokonaisvaltaisten palveluratkaisujen lisääntyessä on tarpeen arvioida julkisten hankintojen potentiaalisia vaikutuksia esimerkiksi väestön hyvinvointiin ja terveyteen, ympäristön viihtyvyyteen tai hankintaorganisaation talouteen ja hallinnolliseen taakkaan.
Yksittäisten vaikutusten lisäksi on myös hyvä pohtia hankintojen pidemmän aikavälin vaikuttavuutta. Jossain tapauksissa yksittäisen hankinnan kohdalla voi olla tarpeen mitata vain vaikutuksia, mutta organisaatiossa laajemmin hankintojen ja toiminnan vaikuttavuutta. Monessa tapauksessa hankinnat ovat osa toimenpiteiden ja eri toimijoiden kokonaisuutta, joilla tavoitellaan vaikuttavuutta. Vaikutuksia ja vaikuttavuustavoitteita on tärkeää määrittää hankinnan suunnittelun alkuvaiheista lähtien.
Organisaatiossa on myös tärkeää määritellä, onko tarkoitus toteuttaa yksittäisen hankinnan ennakkoarviointi vai olisiko tarvetta kehittää läpileikkaava vaikuttavuuden ennakkoarvioinnin toimintamalli, jota voidaan soveltaa kaikkiin hankintoihin organisaation sisällä. Kummassakin tapauksessa tarvitaan asiantuntijuutta ja aikaa.