Vastuullisuus lihan ja lihavalmisteiden hankinnassa - Case Helsingin kaupunki

""

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Helsingin kaupunki

Hankinnan kohde

Palvelukeskus Helsingin ja säätiöiden toimipisteiden käyttämä liha, lihavalmisteet ja valmistuotteet. Pakkalan tuotannon lisäksi Palvelukeskus Helsingin toimipisteitä on hoito- ja kasvatusalalla.

Hankinnan arvo

Noin 10 miljoonaa euroa

Hankintamenettely

tavoite

Avoin hankintamenettely 

Hankinnan tavoite

Palvelukeskus Helsinki ja kaupungin säätiöt käyttävät vuosittain noin 740 000 kiloa lihaa ja lihavalmisteita kasvatus- ja hoitoalan toimipisteiden ruokapalveluissa. Tämän toistuvan hankinnan valmistelussa etsittiin keinoja vähentää ilmastoa ja ympäristöä kuormittavia vaikutuksia, joista merkittävä osuus syntyy alkutuotannossa. Tavoitteena oli myös selvittää, voidaanko hiilijalanjälkilaskentaa kiinnittää osaksi tarjouskilpailua tai sopimuskautta, ja siten tavoitella mitattavaa päästövähenemää. Lisäksi edistettiin vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä parantavien hankintakriteerien käyttöä.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

tahot ja toimijat

Hankinta toteutettiin yhteistyössä Helsingin kaupunginkanslian Hankinnat ja kilpailuttaminen –yksikön ja Palvelukeskus Helsinki –liikelaitoksen kanssa. Hankinnat ja kilpailuttaminen, Palvelukeskus Helsinki sekä Canemure-hankkeen asiantuntijat osallistuivat yhteistyössä koko hankintaprosessin läpivientiin huomioiden hankinnan eri osa-alueet, kuten tilaajan ja vähähiilisyyden näkökulmat. Lisäksi hankinnan ympäristö- ja vastuullisuuskriteerityössä konsultoitiin Motivan, maa- ja metsätalousministeriön, Sitran ja Luonnonvarakeskuksen asiantuntijoita.

Hankinnan taustaa 

Helsingin hankinnoissa kehitetään ilmastotavoitteiden mukaisesti olemassa olevia ja otetaan käyttöön uusia elinkaaren aikaisten vaikutusten, kiertotalouden ja ilmastonäkökulman paremmin huomioivia hankintakriteerejä. Lihan ja lihavalmisteiden kilpailutus on yksi Kohti hiilineutraaleja kuntia ja maakuntia (Canemure) –hankkeen case-kohteista, joissa hankinta pyritään toteuttamaan vähähiilisesti. Samalla pilotoidaan hiilijalanjälkilaskennan soveltuvuutta hankintaa ohjaavana tekijänä. Hankkeen tuotokset tukevat kaupungin hiilineutraaliustoimenpiteitä.

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu 

Hankinnan valmistelun yhteydessä järjestettiin potentiaalisten tarjoajien kesken yhteinen markkinavuoropuhelu, jossa tarkasteltiin markkinan valmiuksia vastata vähähiilisyystoimenpiteisiin ja mahdollisuuksia hankinnan kohteen hiilijalanjälkilaskentaan. Vuoropuhelun perusteella muodostettiin noin 60 kriteerin taulukko, joka sisälsi ilmastokriteerien lisäksi muita vastuullisuuskriteerejä. Taulukko lähetettiin kommentoitavaksi potentiaalisille tarjoajille, jotka ottivat kantaa kriteerien toteutuskelpoisuuteen ja kustannusvaikutukseen. Kommentointikierroksen jälkeen toimijoiden kanssa käytiin vielä yrityskohtaiset keskustelut, joissa käsiteltiin vastuullisuuden lisäksi muita hankinta- ja sopimusteknisiä asioita.

vaatimukset-symboli

Hankinnan kohteen vaatimukset ja sopimusehdot

Ilmastovaikutusten vähentämiseksi tarjoajalta edellytettiin hankinnan yhteydessä toimenpidesuunnitelmaa 1) kasvattaa uusiutuvan energian, uusiutuvien polttoaineiden tai vaihtoehtoisten käyttövoimien osuutta, 2) vähentää elintarvikejätteiden ja ruokahävikin määrää, 3) edistää hiilensidontaa ja ylläpitää hiilivarastoja sekä 4) edistää tuotteiden hiilijalanjälkilaskentaa ja vertailukelpoisen hiilijalanjälkitiedon tarjontaa. Suunnitelma koski hankinnan kohteeseen liittyvää toimintaa (sisältäen sopimustilat, tuotantolaitokset, ja kuljetukset).

Toimenpidesuunnitelmat käytiin läpi tarjousten tarkistamisvaiheessa ja hyväksyttiin osaksi sopimuskautta. Suunnitelman toteutus ja sen seuranta tarkennetaan valitun sopimustoimittajan kanssa puolen vuoden sisällä sopimuksen mukaisen toiminnan alkamisesta. Toimittaja sitoutuu suunnitelman mukaiseen kehitystyöhön ja raportoi työn etenemisestä.

Lisäksi hyödynnettiin seuraavia ympäristö- ja vastuullisuuskriteerejä:  

  • Toimittajalla ympäristöasioille nimetty vastuuhenkilö. 

  • Kuljetuskaluston päästötaso vähintään EURO 5 -tasoista. Kuljetuskaluston tulee olla päästötasoltaan vähintään Euro 6 -tasoinen 31.12.2022 mennessä.  

  • Työllistämisehto työllistää sopimuskauden aikana kaksi heikossa työmarkkina-asemassa olevaa henkilöä. 

  • Toimittaja ja mahdolliset alihankkijat noudattavat ILOn kahdeksaa yleissopimusta, YK:n yleissopimusta lapsen oikeuksista ja tuotteen tuotantomaan ympäristö- ja työlainsäädäntöä. 

  • Auditointiehto ympäristö- ja vastuullisuuskriteereiden toteutumisen tarkastamiseksi.

  • Nautatilojen terveydenhuollon seurantajärjestelmään (Nasevaan) kuuluvien sopimustilojen prosenttiosuus ilmoitettava tarjouksessa ja todennettava sopimuskauden alussa. Mikäli osuus on alle 100 prosenttia, tarjoajan tulee liittää tarjoukseen kuvaus siitä, miten nautatilojen terveydenhuoltoa koskevat, tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset täyttyvät niillä tiloilla, jotka eivät kuulu Nasevaan. 

  • Tilan, josta sianliha on peräisin, tulee täyttää tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset sikatilojen terveydenhuollosta. Vaatimuksen täyttyminen tulee todentaa sopimuskauden alussa Sikavasta tai erillisellä kirjallisella selvityksellä.

  • Sianliha peräisin eläimestä, jonka saparoa ei ole katkaistu puremisen ehkäisemiseksi. 

  • Broilerilihan on oltava broileriparvesta, jonka jalkapohjapistelukua seurataan. Tuoreen broilerinlihan tai -lihavalmisteen on oltava broileriparvesta, jonka jalkapohjapisteluku on < 40.  

  • Broilerilihan tultava broilerierästä, jonka nokkia ei ole käsitelty esimerkiksi typistämällä.  

  • Eläin on tainnutettu ennen verenlaskun aloittamista ja eläin on tajuton ja tunnoton kuolemaansa saakka.   

  • Kuvaus raaka-aineiden jäljitettävyydestä sekä raaka-aineketjun laadun- ja riskienhallinnasta. Erikseen pyydettäessä tulee antaa tieto siitä, missä maassa eläin/eläimet, josta liha on peräisin, on syntynyt, kasvatettu, teurastettu, prosessoitu ja pakattu.  

  • Lihat/lihatuotteet ovat salmonellavapaita kaikista salmonellaserotyypeistä ja tuontielintarvike on testattu komission asetuksen (EY) N:o 1688/2005 liitteiden I-III mukaisesti tai vastaavasti. 

  • Mikrobilääkkeitä, kuten antibiootteja, käytetään vain sairaiden eläinten hoitoon eläinlääkärin määräyksestä ja valvonnassa. Mikrobilääkkeiden käytöstä on pidettävä kirjanpitoa.  

  • Jos eläinrehussa käytetään soijaa, tulee siinä käytettävän soijan olla todennetusti jäljitettävissä koko toimitusketjusta. 

  • Elintarvikkeet ovat gmo-vapaita ja ne eivät sisällä muuntogeenisiä ainesosia. 

  • Kaikki tarjotut tuotteet ovat natriumglutamaattivapaita.

Mahdolliset haasteet 

Lihan ja lihavalmisteiden hankinta on volyymiltaan suuri kokonaisuus Helsingin kaupungin elintarvikehankinnoissa. Vaikka hankinta jaettiin useampaan osaan, ovat osa-alueiden tilausmäärät merkittäviä, tuotevaihtoehdot laajoja ja toimitusaikataulut tiukkoja, eikä kaikkien alan toimijoiden ole helppoa vastata näihin. Logistisesti toimivan ja riittävän kapasiteetin lisäksi toimittajalta edellytettiin aktiivista otetta hankinnan kohteen vastuullisuuden todentamiseen sekä oman toiminnan hiilijalanjäljen pienentämistä sopimuskauden aikana.

Valmiita ilmastokriteerejä ei ollut, joten työhön lähdettiin hyvin avoimin ja jopa innovatiivisin ideoin. Kriteerien toteutuskelpoisuuden varmistamiseksi markkinakeskustelulla oli keskeinen rooli. Intensiivinen dialogi vaati kuitenkin resursseja niin organisointiin kuin saadun datan analysointiin. Myös hiilijalanjäljen tarkastelu elintarvikehankinnoissa oli täysin uutta. Markkinakeskustelun jälkeen todettiin, että hiilijalanjälkilaskennan hyödyntäminen hankinnassa on tällä hetkellä mahdotonta eri lihoja koskevien yhdenmukaisten ja riittävän tarkkojen laskentamenetelmien puuttumisen vuoksi.

Hankinnan valmistelu pitkittyi ja aiheutti viivettä sopimusten käyttöönotossa. Osittain tähän vaikutti se, että vastuullisuuskriteerien hyödyntämistä arviointiin useaan otteeseen. Työtä olisi jouhevoittanut sisäisten sidosryhmien parempi sitoutuminen yhteiseen tavoitteeseen.

hyödyt-symboli

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Lopputuloksena saatuihin sopimuksiin ja kahteen valittuun toimittajaan oltiin erittäin tyytyväisiä. Vaikka alun optimistisia tavoitteita hiilijalanjälkilaskennan sisällyttämisestä kilpailutukseen jouduttiin muuttamaan, tarkoin pureskeltujen ja markkinaa kuunnellen mukaan otettujen ilmasto- ja vastuullisuuskriteerien suhteen tapahtui suuri harppaus. Kilpailutuksessa hyödynnetyillä vastuullisuuskriteereillä onnistuttiin kasvattamaan kotimaisen lihan osuutta. Lisäksi ilmastovaikutuksiin pureutuva toimenpidesuunnitelma antoi markkinalle vapautta valita sopivat toimenpiteet, joihin voidaan yhdessä keskittyä sopimuskauden aikana. Toimenpidesuunnitelma mahdollistaa sopimuskauden aikaisen kehittämisen ja ilmastotyön edistämisen.

Kehitystyöllä oli ohjaava ja keskustelua herättävä vaikutus niin markkinoille kuin kaupungin sisällä.  Monivaiheisella dialogilla saatiin myös viestittyä kaupungin tahtotila ilmastovaikutusten huomioimiseksi. Keskustelu antoi hyvän kuvan markkinan tämän hetken tilanteesta kriteereihin nähden ja kirkasti yhteistyömahdollisuuksien otollisuuden.

Ilmasto- ja vastuullisuuskriteereillä ei todennäköisesti ollut vaikutusta tarjousten määrään, sillä haastavana hankintana tarjousten määrän odotettiin olevan muutenkin vähäinen. Ilmasto- ja vastuullisuuskriteereillä ei myöskään ollut suoria kustannusvaikutuksia ja sopimukset on otettu käyttöön hyvillä mielin. Epäsuorasti kriteerityö vaikutti kustannuksiin käytettynä työaikana. 

Ilmasto- ja vastuullisuuskriteerien toteutumista seurataan sopimuskauden aikana, jolloin myös hankintakriteerien konkreettista vaikuttavuutta voidaan alkaa arvioida. Päästövähennyksiä saataneen niin suorasti kuin epäsuorasti. Selviä konkreettisia vaikutuksia ovat olleet yhteistyön lisääntyminen, asiantuntijaverkoston hyödyntäminen ja kotimaisen lihan käytön lisääntyminen Palvelukeskus Helsingin ruokapalveluissa.  

Mahdolliset jatkotoimenpiteet

Markkinakeskustelu ja kriteerityö olivat opettavainen kokonaisuus, jolla luotiin myös tiekarttaa tulevia sopimuskausia varten. Lisäksi lihatuotteiden vastuullisuuskriteerien tiukentaminen avasi keskustelua kaupungin sisällä elintarvike- ja ruokapalveluhankintojen vastuullisuustasosta ja sen kehittämisestä koko organisaatiossa. Kehitystyö onkin auttanut yhdenmukaistamaan kaupungin ruokahankintojen ympäristö- ja vastuullisuuskriteerejä. Kilpailutuksessa käytettyjä vastuullisuuskriteerejä ja sopimuskauden aikaista yhteistyötä ylläpitävää toimenpidesuunnitelmaa on hyödynnetty onnistuneesti kaupungin ruokapalveluhankinnoissa.

puhekuplasymboli

Hankkijan kommentti

Kehitystyössä on suositeltavaa toimia etupainotteisesti. Alustaminen varsinkin sisäisesti on hyvä aloittaa jo meneillään olevan sopimuskauden aikana. Hankinnan valmistelua olisi sulavoittanut ilmasto- ja vastuullisuustavoitteiden kirkastaminen ja välikatsausten asettaminen hankintaa valmistelevan ryhmän kanssa sekä sisäisten sidosryhmien parempi sitouttaminen tavoitteeseen.

Kehitystyö edellyttää resursseja. Sisäisen resursoinnin lisäksi ulkopuolisen asiantuntijaverkoston hyödyntäminen oli hyvä ratkaisu, minkä avulla löytyi myös uutta yhteistyötä. Kehitystyö tuki ympäristöön ja vastuullisuuteen liittyvää hankintalain säädöksien käytäntöön viemistä. Ensimmäistä kertaa toteutettuna tämä oli iso ponnistus, mutta prosessin muotoutuessa seuraava kerta sujuu varmasti ketterämmin.

Keinot kiertoon 

Toimenpidesuunnitelmalla pyrittiin löytämään juuri tarjouskilpailuun osallistuvalle taholle toteuttamiskelpoisia tavoitteita ilmastovaikutusten vähentämiseksi. Alkutuotannon merkittävien ilmastovaikutusten osalta on myös hyväksyttävä, että vähennystoimenpiteet voivat jäädä epäsuoriksi, esimerkiksi linjauksiksi, suosituksiksi ja viestimiseksi. Toimenpidesuunnitelman mallia tullaan tarkastelemaan myös osana Palvelukeskus Helsingin työvaatehankintaa.

Koska suurimmat ilmastovaikutukset tulevat alkutuotannossa, tuotteiden hiilijalanjäljen hyödyntäminen kilpailutuksessa koetaan jatkossakin houkuttelevaksi. Siksi alan kehittymistä seurataan tarkasti. On kuitenkin hyväksyttävä, että mitä enemmän tuotteissa on variaatioita, sitä enemmän sovellettavia laskentamalleja tarvittaisiin. Menetelmän lisäksi myös luotettavien ja vertailukelpoisten lähtötietojen kerääminen tuo omat haasteensa. 

Lisätietoa:

Lue hankintaesimerkki Helsingin kaupungin sivuilta

Blogiteksti: Helsinki hankkii maitoa ja lihaa entistä vastuullisemmin

Yhteyshenkilöt:

Antti Virtanen, Hankintapäällikkö, Palvelukeskus Helsinki

Elisa Selki-Rocchi, Palvelupäällikkö, Helsingin kaupunki

Reetta Huomo, Projektikoordinaattori (CANEMURE), Helsingin kaupunki

tags