Olympiastadionin istuinurakka - Case Helsingin kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Helsingin kaupunki, rakennuttaminen -palvelut

Hankinnan kohde

Olympiastadionin istuimet

Hankinnan arvo

Hankinnan ennakoitu arvio hankinnan alkaessa oli 5-6 M€.

Arvio perustui alustaviin määriin: 460 mm leveät istuimet, n.32100 kpl, 500 mm leveät istuimet, n.3800 kpl, 600 mm leveät istuimet, n.750 kpl, 700 mm leveät istuimet, n.50 kpl. Mediapöytien määrät alustavasti: 3 paikkaa leveät pöydät, 30 kpl, 1 paikkaa leveät pöydät, 100 kpl. Kiskoihin kiinnitettäviä kameralavoja 3 kpl. Lisäksi optiona oli varaistuimia erikseen päätettävä määrä.

Lopputuloksena hankinta pysyi ennakkobudjetissa.

Hankinnan tavoite

Tavoitteena hankkia pitkäikäiset, Olympiastadionin arkkitehtuuriin sopivat istuimet, jotka täyttävät sekä Museoviraston että paloturvallisuuden vaatimukset ja ovat kiinnitettävissä 1950-luvulta peräisin oleviin kiinnitystappeihin.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Hankinnan määrittelyssä olivat mukana Stadionin säätiön ja Helsingin kaupungin edustajien lisäksi edustajat Museovirastolta ja paloviranomaiselta.

Hankintamenettely

Innovaatiokumppanuus

---------------------------------------------------------------------------------

HANKINTAPROSESSI

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Uudenlaiseen tapaan hankkia päädyttiin, koska markkinoilta ei ollut saatavissa valmista kaupallista valmista puu- tai puukomposiitti-istuinta suojellulle Olympiastadionille (suojeltu rakennusperintölain nojalla (YM 11/531/2014) ja joka täyttäisi materiaalin kestävyyden, huollon ja paloturvallisuuden vaatimukset ja joka olisi kiinnitettävissä 1950-luvulta peräisin oleviin kiinnitystappeihin ja täyttäisi Museoviraston vaatimukset.

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Ennen hankinnan käynnistämistä käytiin useita markkinavuoropuheluita, joista ensimmäinen joulukuussa 2014. Yksi markkinavuoropuheluiden keskeinen tarkoitus oli, että potentiaaliset toimittajat pääsivät keskustelemaan ja muodostamaan mahdollisia ryhmittymiä kilpailutukseen.

Ensimmäisessä markkinavuoropuhelutilaisuudessa saatiin toimijoiden kommentteja ja näkökulmia puusta rakennettavien istuinten vaatimusmäärittelyihin. Tilaisuus tuki vaatimusmäärittelyjen muodostamista tuomalla tilaajalle tietoa siitä, miten istuimet kannattaa toteuttaa siten, että saadaan hyödynnettyä markkinoiden paras tietotaito ja innovaatio-osaaminen.  

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Kesäkuussa 2017 julkaistiin hankintailmoitus ja sen liitteenä alustava tarjouspyyntö. Osallistumishakemusvaiheessa saatiin viisi (5) osallistumishakemusta ja tarjoajiksi valittiin niistä neljä (4) vähimmäisvaatimukset täyttänyttä. Vähimmäis-/ soveltuvuusvaatimuksilla varmistettiin, että tulevalla kumppanilla on riittävä kapasiteetti ja toimintavarmuus toteuttaa hankinta.

Alustavien tarjousten pohjalta käytiin jokaisen tarjoajan kanssa noin kolme tuntia kestäneet neuvottelut, joiden tavoitteena oli varmistaa, että tarjoajat olivat ymmärtäneet rakennuttajan ja hankintaprosessin tavoitteet, hankintaprosessin kulun sekä alustavan tarjouspyynnön sisällön liitteineen. Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille syyskuun lopussa ja saapuneiden tarjousten arvioinnin pohjalta tehtiin hankintapäätös marraskuussa 2017. Lopullisten tarjousten perusteella innovaatiokumppaneiksi valittiin kolme (3) tarjoajaa.

Innovaatiokumppanuus: kehitysvaihe

Kehitysvaiheessa oli tarkoitus kehittää kunkin innovaatiokumppanin kanssa erikseen katsomon istuimia kumppanin toimittaman prototyyppi-istuimen pohjalta, jotta istuin täyttäisi tilaajan ilmoittaman suoritustason ja hankinnan hintatavoitteen.

Kehitysvaiheen aikana käytiin kaikkien kumppaneiden kanssa noin 2-3 viikon välein yhteensä 8-9 erillistä innovaatiokokousta/ tapaamista. Kehitysvaihe jaettiin kahteen osaan ja tilaajalla oli mahdollisuus välitavoitteen perusteella joko päättää innovaatiokumppanuus tai maksaa välitavoitteeseen päässeille kehitysvaiheen palkkio. Palkkioiden suuruudet olivat seuraavat: ensimmäiseen välitavoitteeseen pääsemisestä 25 000€ ja toiseen pääsemisestä 50 000€.

Lopullisen istuinurakoitsijan valinnassa käytettiin vertailuperusteina seuraavia: 1) istuimen, kiinnityskonsolin ja -kiskon arviointi (40 %), 2) istuimen materiaali, elinkaari ja huolto (10 %), 3) kokonaishinta (50 %). Tarkemmat vertailuperusteiden kuvaukset löydät liitteenä olevasta diaesityksestä. (tähän liitteeksi ”Mikä innovaatiokumppanuus”-tilaisuuden esitys)

Kehitystyön tulosten perusteella valittiin istuinurakoitsijaksi ryhmittymä Piiroinen (Arvo Piiroinen Oy ja Metalli Piiroinen Oy), jonka kanssa allekirjoitettiin urakkasopimus joulukuussa 2018.

 

Mahdolliset haasteet

  • Prototyyppi-istuimen arviointikriteerit
  • Sähköinen kilpailutusjärjestelmä (tämän alan yrityksille vieras)
  • EU-hankinta, ESPD-lomake (tämän alan yrityksille vieras)
  • Ulkomaalaisten tarjoajien tilaajavastuuselvitykset

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Innovaatiokumppanuushankinnalla saatiin hankittua Olympiastadionille ympäristöystävälliset istuimet. Istuimen runko on erikoispinnoitettua terästä ja rimat puukomposiittia. Suunnittelun lähtökohtana on ollut pitkä käyttöikä ja kestävyys, se on suunniteltu vähintään 40 vuoden käyttöikää ajatellen. Materiaalivalinnan ansiosta istuimet ovat helposti puhdistettavia. Istuinosa nousee vastapainon avulla ylös, kun penkkiä ei käytetä. Näin kulkukäytävä on mahdollisimman leveä ja istuin pysyy puhtaampana. Jokaiselle stadionin katsomopaikalle on erillinen numeroitu istuin.

Istuin ja sen osat valmistetaan Suomessa ja istuimien varaosilla on nopea toimitusvarmuus ja hiilijalanjälki on pieni. Istuinurakka on valitun istuinurakoitsijan, salolaisen Piiroinen Oy:n historian suurin tilaus ja sillä on merkittävä vaikutus alueen työllisyyteen. Uusi istuin on kiertotaloustuote, joka edustaa kestävän kehityksen periaatteita. Piiroinen Oy käyttää puukomposiitin valmistuksessa prosessin sivutuotteita eli niin sanottuja hukkapaloja. Valmistuksessa hukkapalat rouhitaan takaisin valmistukseen. Ruiskupuristuksessa syntyvä lämpö käytetään tehdaskiinteistön lämmittämiseen.  Teräsosissa on n. 20% kierrätettyä terästä ja ne on helppo kierrättää uudelleen. Tärkeää on myös käyttömukavuus; puukomposiitti materiaalina on esimerkiksi lämpimän tuntuista verrattuna puhtaaseen muoviin.

Muita puukomposiitin etuja on muun muassa seuraavat: Valmiin tuotteen huoltotarve on vähäinen. Huoltovapaa materiaali ei vaadi öljyämistä, mikä pienentää elinkaarikustannuksia merkittävästi. Materiaali on myös läpivärjättyä, eli se ei vaadi uudelleenvärjäämistä eivätkä käytössä syntyvät naarmut ja kolhut näy värimuutoksena. Lisäksi materiaali kestää painepesun, ei tikkuunnu, eikä turpoa, on homogeenista, eikä sisällä oksakohtia - eivät vuoda tai murru eivätkä näin ollen sotke tai riko vaatteita.

Penkkien osat valmistetaan muotissa, jolloin ne ovat identtisiä ja täysin vaihtokelpoisia ja muotilla on mahdollista valmistaa identtisiä varaosia vuosienkin päästä. Osat ovat keskenään samanpainoisia ja istuinmekanismi toimii jokaisessa istuimessa samalla tavalla riippumatta ilmankosteudesta. Muotilla valmistetussa osassa materiaalia on optimimäärä suhteessa lujuuteen, mikä minimoi hiilijalanjälkeä. Myös penkkien keveys nähtiin hyvänä; materiaalin optimointi vähentää massaa ja palokuormaa.

-------------------------------------------------------------------------------

Hankkijan kommentti (Opittua)

Innovaatiokumppanuusprosessi opetti meille, että markkinoita tulee tiedottaa hyvin ja ajoissa etukäteen. Vuoropuhelun niin tavoitteiden kuin haasteidenkin osalta tulee olla avointa. Prosessin alussa meidän kannattaa lukita asioita niin vähän kuin mahdollista, tällöin kehitykselle ja innovaatiolle jää tilaa. Epäonnistumisia ei kannata pelätä, vaan ottaa vaikeat asiat haasteena, jotka on tehty voitettaviksi.

Opimme, että pystymme edesauttamaan julkisessa hankinnassa kestävän kehityksen periaatteita. Jatkossa näemme hiilijalanjäljen laskemisen ja kiertotalouden edesauttamisen tärkeänä osana hankintaa. 

 

Keinot kiertoon

Innovaatiokumppanuus mahdollistaa tarjoajien ohjaamisen tilaajan haluamaan suuntaan. Markkinoita kannattaakin informoida tulevasta hankinnasta hyvissä ajoin etukäteen.

Prosessiin kannattaa varata mieluummin liian paljon kuin liian vähän aikaa. Markkinavuoropuhelut ovat antoisia ja niitä on suositeltavaa pitää useita.

 

Lisätietoja

Liisa Katajala p. 0403341683

tags