Lietteenkäsittelyn kokonaispalvelu - Case Oulun Vesi

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Oulun Vesi (kaupungin liikelaitos)

Hankinnan kohde

Lietteenkäsittelyn kokonaispalvelu

Hankinnan arvo

Ennakoitu arvo 19-25 milj. euroa

Hankinnan tavoite

Tavoitteena lietteenkäsittelyn kokonaispalvelu, joka kattaa käsittelyn olennaiset osat, mukautuu tulevaisuuden toimintaympäristön muutoksiin ja vastaa kestävän kehityksen tavoitteisiin.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Oulun Veden asiantuntijoiden lisäksi hankintaan osallistui Oulun konsernihallinnosta kaupungin hankintalakimies ja hankinta-asiantuntija.

Alihankintana ostettiin lakipalveluita ja konsulttipalveluita:

PTC Services Oy: sopimusluonnoksen laadinta ja esitys innovaatiokumppanuudesta ja sopimuksesta yritystilaisuudessa.

Pöyry: Lietteenkäsittelyn hintoihin ja palvelun hinnoittelumalliin liittyvä selvitys ja esitys aiheesta yritystilaisuudessa

Hankkeelle saatiin rahoitustukea silloiselta TEKESiltä hankinnan toteuttamiseksi innovaatiokumppanuusmenettelyllä.

Hankintamenettely

Innovaatiokumppanuus

HANKINTAPROSESSI

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Toimintaympäristön ennakoitavien muutoksien johdosta nykyisiin jätevesilietteen käsittelymenetelmiin ja tuloksena syntyvien tuotteiden käyttökohteisiin katsottiin liittyvän riskejä, joiden johdosta on tarpeellista kehittää uusia tuotteita ja käyttökohteita niiden rinnalle.

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Tarpeiden määrittelyvaiheen markkinavuoropuhelu toteutettiin kahtena yrityksille suunnattuna keskustelutilaisuutena, joita seurasivat neuvottelukierrokset.

Ensimmäinen keskustelutilaisuus marraskuussa 2017 oli infotilaisuus, jossa yrityksille kerrottiin nykytilanteesta sekä hankinnan tavoitteista, tarpeista ja innovaatiokumppanuudesta hankintamenettelynä. Tilaisuuden jälkeen käytiin ensimmäinen neuvottelukierros, jossa käsiteltiin muun muassa mahdollisia lietteenkäsittelymenetelmiä sekä toimittajannäkemyksiä riskeistä ja kehittämisvalmiuksista. Neuvottelukierrokselle osallistui 11 yritystä/ yhteistyöliittymää.

Markkinavuoropuhelu jatkui helmikuussa 2018 toisella keskustelutilaisuudella, jossa kuultiin muun muassa asiantuntijapuheenvuorot innovaatiokumppanuudesta sekä lietteenkäsittelyn hinnoittelumalleista. Yritysten yhteistyötä ja verkostoitumista tuettiin antamalla yritysten vuorollaan pitsata omaa osaamistaan ja vahvuuksiaan sekä kumppanuustarpeitaan tulevaan hankintaa ajatellen. Tilaisuuden jälkeen käytiin toinen neuvottelukierros, jonka aiheina olivat sopimuksen rakenne sekä hinnoitteluperiaatteet. Neuvottelukierrokselle osallistui jälleen 11 yritystä/ yhteistyöliittymää, jotka olivat kuitenkin muokkaantuneet osittain uudelleen ensimmäisen kierroksen jälkeen.

Markkinavuoropuhelun pohjalta saatua tietoa hyödynnettiin tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen valmistelussa.

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Elokuussa 2018 julkaistiin hankintailmoitus, jossa pyydettiin osallistumishakemuksia. Kaikki seitsemän osallistumishakemuksen jättänyttä yritystä täyttivät kelpoisuusehdot. Tarjoajille lähetettiin alustava tarjouspyyntö, johon neljä yritystä jätti alustavan tarjouksen.

Alustavien tarjousten pohjalta käytiin kaksi neuvottelukierrosta, joissa pyrittiin mahdollisimman avoimeen keskusteluun tarjoajien kanssa. Ensimmäisen neuvottelukierroksen teemoina olivat aikataulu, hinnoitteluperusteet ja -malli ja palvelusopimuksen sopimusluonnos. Lisäksi kuultiin tarjoajien kommentit alustavan tarjouspyynnön palvelua käsittelevästä osiosta.

Toisella neuvottelukierroksella keskusteltiin innovaatioyhteistyöstä ja kehittämissopimusluonnoksesta sekä kuultiin tarjoajien kommentteja alustavan tarjouspyynnön innovaatiota käsittelevästä osiosta.

Neuvottelukierrosten perusteella tarjouspyyntöä ja sopimusluonnosta täsmennettiin ja lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin joulukuussa 2018. Lopullisen tarjouksen jätti kaksi yritystä ja hankintapäätös tehtiin tammikuussa 2019.

-------------------------------------------------------------------------------

Hankkijan kommentti

Hankinnan valmisteluun ja vuoropuheluun kannatta panostaa. Kehittämiskohde ja tavoite kannattaa määritellä selkeästi ja avata, mitä hankintayksikkö käyttämillään termeillä tarkoittaa. Yritystilaisuuksien koulutuksia ja verkostoitumistilaisuuksia pidettiin hyvinä. Tilaisuuksien aikataulun suunniteluun kannattaa panostaa ja varata riittävästi aikaa vapaalle keskustelulle, kysymyksille, näkökulmien ja niiden pohdinnalle, koska ne antavat arvokasta tietoa sekä hankintayksikölle että potentiaalisille tarjoajille.

Luottamuksen säilyminen hankintayksikön ja tarjoajien välillä hankintamenettelyn aikana on tärkeää, koska menettelyn aikana käsitellään todennäköisesti luottamuksellisia liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja.

Menettelynä innovaatiokumppanuus voi olla pitkä projekti, joten projektinhallintaan on syytä panostaa alusta saakka. Riskianalyysiä ja arviointia kannattaa tehdä menettelyn edetessä, jolloin useimmat pullonkaulat ovat ennakoitavissa.

Keinot kiertoon

Vastaavien hankintamenettelyjen dokumentteja ja kokemuksia voi ja kannattaa hyödyntää soveltuvin osin hankinnan valmistelussa. Vertailuperusteet on kuitenkin syytä huolella valita siten, että ne vastaavat juuri kyseisen hankinnan tavoitteita ja asioita, joille hankintayksikkö haluaa antaa painoarvoa.