Kierrätettyjen kalusteiden hankinta - Case Malmön kaupunki

Hankkija

Malmön kaupunki, Ruotsi

Hankinnan kohde 

Malmön kaupungin tilojen kierrätetyt kalusteet ja niihin liittyvät palvelut

Hankinnan arvo 

Alustava sopimusarvo on n. 370 000 € / vuosi

Hankinnan tavoite

Tavoitteena on priorisoida ja lisätä kierrätettyjen kalusteiden sekä niihin liittyvien palveluiden käyttöä kaupungin organisaatioissa ja edistää samalla kiertotalouden ja kestävän kehityksen maailmanlaajuisten tavoitteiden saavuttamista.

Hankintaan liittyy taloudellisia (edullisemmat hinnat), sosiaalisia (uusia työpaikkoja) ja ekologisia (materiaalien uudelleenkäyttö) etuja.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat 

Kaupungin hankkijan lisäksi hankintaan osallistui kaupungin asiantuntijoita sekä toimittajiksi valitut 4 yritystä: Kinnarps AB, Rekomo Malmö AB, RP i Malmö AB ja Soeco Kontorsmöbler AB.

Sopimusmuoto

Puitejärjestely neljän toimittajan kesken.

------------------------------------------------------------------------------------------- 

Hankinnan taustaa 

Malmön kaupunki työllistää yli 26 000 työntekijää, joten kaupungin kalustetarpeet ovat merkittävät. Kaupungin arvioin mukaan Malmössä hävitetään vuosittain n. 70 tonnia huonekaluja. Vaikka osassa kaupungin organisaatioissa käytettiin kierrätettyjä kalusteita jo ennen hankintaa, hankinnan myötä käytäntö haluttiin virallistaa ja laajentaa.

Hankinta on ensimmäinen kiertotalouskalustehankinta Ruotsissa ja se toteutettiin yhtenä Circular Public Procurement -hankkeen pilottina.

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  

Ennen hankintailmoituksen julkaisua toteutettiin tilannekartoitus kaupungin sisäisestä tilanteesta sekä laaja markkinakartoitus olemassa olevista vaihtoehdoista tiiviissä yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa. Lisäksi toteutettiin huolellinen markkinavuoropuhelu eri toimittajien kanssa, joille lähetettiin myös sopimusluonnos arvioitavaksi.

Hankinnan kohteen vaatimukset

Kierrätettyjen kalusteiden lisäksi hankinnassa vaadittiin 10 eri palvelua, joista viiteen yritysten oli pakko tarjota (korjaus-, verhoilu-, puutyöt ja maalaus-, uudelleensuunnittelu sekä sisustusanalyysipalvelut). Kaikki neljä tarjoajaa pystyivät tarjoamaan 10 vaadittua palvelua.

Toimittajilta pyydettiin referenssit aikaisemmin toteutetuista toimituksista, jolla pyrittiin varmistamaan toimittajan pätevyys.

Hankinnan kiertotalouskriteerit perustuivat toimittajilta pyydettyihin toimintasuunnitelmiin, jossa yrityksiä vaadittiin ottamaan kantaa kolmeen aiheeseen: 1) miten pitkällä yritys on kiertotalouden mukaisessa toimintatavassa, 2) miten yritys voi tukea sitä, että kierrätyskalusteiden sopimusta käytetään sekä 3) miten yhteistyö toteutetaan kaupungin ja ylihankintaketjun kanssa. Pisteytyksessä kunkin aiheen painoarvo oli 33 % ja pisteitä annettiin 0– 5p/aihe.

Hankinnassa käytettiin monipuolisesti Ruotsin kansallisen hankintaviranomaisen valmiita kriteerejä uusille huonekaluille muutamin poikkeuksin.

  • Vaadittiin ainoastaan perustason kriteerejä,
  • Ei huomioitu puumateriaalien formaldehydin määrää, jota oli tässä tapauksessa mahdotonta todistaa
  • Ei vaadittu materiaaliasiakirjoja lukuun ottamatta mahdollisia uusia materiaaleja
  • Kalusteet eivät saaneet sisältää PVC:tä tai kromia.

Sopimusehdot 

Jatkossa kun kaupungissa tarvitaan uusia kalusteita, työntekijät voivat lähettää kirjallisen pyynnön yhdelle tai useammalle valitulle toimittajalle. Vuoropuhelun jälkeen hankkija saa tarjouksen palvelusta. Toimittajaksi valitaan yritys, joka täyttää parhaiten seuraavat luokittelemattomat parametrit: Tuotteen ominaisuudet, tuotteen yhteensopivuus olemassa olevien kalusteiden ja tilan kanssa, vaaditut palvelut, toimitusaika sekä hinta.

Mahdolliset haasteet 

Alussa oli haasteellista tietää, keitä kunnassa pitäisi osallistaa hankintaan. Siirtyminen kierrätettyjen kalusteiden käyttöön vaatii työntekijöiden toimintatavan muuttamista ja tiedon lisäämistä. Lisäksi strateginen ja johdon sitouttaminen voi olla haasteellista, kun toimitaan helposti alhaalta ylöspäin.

Tulokset

Ensimmäinen puitesopimuksen mukainen hankinta on tehty ja alkuvaiheen kokemukset ovat olleet hyviä. Kokemusten mukaan toimintamallia oli helppo ja mutkatonta käyttää.

Suosimalla kierrätettyjä kalusteita pienennetään huomattavasti ympäristövaikutuksia. Kierrätettyjen kalusteiden hankkiminen on arviolta 20–30% edullisempaa verrattuna uusiin kalusteisiin. Lisäksi kalusteiden toimitusajat ovat lyhyemmät kuin uusia kalusteita hankittaessa.

 

Keinot kiertoon

Hankinnan keskeinen tavoite oli myös asenteiden ja toimintatapojen muuttaminen. Malmössä on kiinnitetty erityistä huomiota siihen, miten Malmön kaupungin työtekijät saadaan käyttämään uutta sopimusta. Kaupunki keskittyi tiedon lisäämiseen sekä käyttäytymisen muuttamiseen muun muassa järjestämällä sopimukseen liittyviä seminaareja. Lisäksi puitesopimuksen rinnalle laadittiin työntekijöille suunnattu prioriteettilista, jossa ohjeistetaan käytettyjen kalusteiden priorisoimiseen.

Lisätietoja Victoria Boysen, Malmön kaupunki: victoria.boysen@malmo.se