Hankintojen johtaminen

Kestävän hankintastrategian hallinta - Case Tukholma

Tukholman kaupungintalo.

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Tukholman kaupunki

Hankintojen kehittämisen taustaa

Hankintastrategia perustuu kaupungin pitkän tähtäimen visioon. Tukholma kaikille - Visio 2040 on kaupungin tavoite sosiaalisesti, taloudellisesti, ekologisesti ja demokraattisesti kestävälle kehitykselle tulevina vuosikymmeninä. Kaikkien kaupungin toimijoiden, myös hankintatoimien, tulisi pyrkiä kohti visiota.

Kaupunginvaltuusto päättää kaikkea kaupungin toimintaa ohjaavat toimintatavoitteet vuosibudjetissaan. Kaupunginkanslia vastaa hankintastrategian toiminnallistamisesta.

""

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Vuonna 2019 hankintojen yleisenä tavoitteena oli, että kaupungin hankinta- ja ostotoiminnoilla edistetään asukkaiden valinnanvapautta ja kustannustehokkuutta sekä ympäristö- ja ilmastotavoitteita ja sosiaalista kestävyyttä. Yleisten tavoitteiden lisäksi kaupungilla on myös alakohtaisia ​​tavoitteita, jotka määrätään vuosibudjetissa. Vuonna 2019 hankintojen ja ostojen strategiset tavoitteet olivat:

Sosiaalinen kestävyys

  • kohtuulliset työehdot ja työympäristö
  • syrjinnän vastustaminen
  • osallistavat ja suvaitsevat työmarkkinat
  • hyvät työllistymismahdollisuudet

Ekologinen kestävyys

  • luonto
  • liikenne
  • energiankulutus
  • kemikaalit

Taloudellinen kestävyys

  • laatukriteerit
  • talousvastuu
  • sisäinen yhteistyö
  • tehokas sopimusten seuranta
  • laadukkaat tavaroiden ja palveluiden tarjoajat
  • innovaatiot

Demokraattinen kestävyys

  • Ihmisoikeuksien huomioiminen tavaroiden tuotannossa
  • kansalaisten tiedonsaanti koskien terveydenhuoltoa ja koulutusta
  • tiedon tarjoaminen terveydenhuollon ja koulutuksen hankinnoissa

Hankintatoimelle määritetään suuntaviivat, jotka käsittelevät strategiaa, hankintaa, seurantaa sekä resursseja ja vastuita.

""

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Kaupungilla on ollut hankinta- ja osto-ohjelma vuodesta 2016 lähtien. Sosiaaliset, ympäristöön liittyvät ja innovatiiviset näkökohdat toimivat ohjenuorana hankinnoille.

Osaamisen kehittäminen strategian pohjalta

Toimialakohtaiset osaamisyksiköt (competence centers) tukevat hankintayksiköitä ympäristöystävällisten hankintojen tekemisessä. Esimerkiksi Kemikaalikeskus tukee hankintaprosessia antamalla tietoa kemiallisten vaatimusten määrittämisestä.

Tukholman kaupunki tekee yhteistyötä kaupunkitasolla, kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. Kaupunkitasolla eri asiantuntijayksiköille on nimetty vastuualueensa. Kaupunki pyrkii vaihtamaan tietoja ja kokemuksia hankintaviranomaisten, urakoitsijoiden, toimittajien ja muiden sidosryhmien välillä. Tukholman kaupunki on mukana esimerkiksi Pohjoismaiden ministerineuvoston Kasvu vihreiden julkisten hankintojen kautta -hankkeessa (Growth through Green Public Procurement), ja sillä on yhteistyösopimus Ruotsin veroviraston kanssa. Yhteistyö mahdollistaa jaetut kustannukset toimitusketjujen valvonnassa. Se edistää lainmukaisuutta ja ymmärrystä kestävistä hankinnoista.

Hankintojen johtamisen keskeiset työkalut

Tukholman kaupungissa tärkein työkalu hankintatavoitteiden saavuttamiseksi on kategoriatason hallinta. Onnistunut hankinta on riippuvainen kohdesektorin osallistumisesta sekä hankintoja edeltäviin että hankintojen jälkeisiin vaiheisiin ja luokkien hallintaan. Onnistuneeseen hankintaan vaikuttaa kohdesektorin osallistuminen, hankintoja edeltävät ja hankinnan jälkeiset vaiheet sekä kategorioiden hallinta. Kategoriatason hallinnalla kaupunki pyrkii saavuttamaan seuraavat tavoitteet:

  • Suurten ostomäärien hyödyntäminen
  • Sopivien olosuhteiden luominen poliittisten ja yleisten tavoitteiden saavuttamiseksi
  • Sopimusten seuraaminen ja ohjaaminen
  • Verotulojen tehokas käyttäminen

Kategoriatason hallinta mahdollistaa tavoitteiden tarkemman kohdentamisen ja vahvistaa mandaattia. Malli johtaa myös parempiin ostoihin, sillä hankintavirkailijat saavat syventää ymmärrystään ja tuntemustaan liiketoiminnasta ja toimittajista.

Hankintojen johtamisen painopiste oli aiemmin hankinnan tekemisessä, ei strategisessa suunnittelussa ja hankinnan jälkeisessä seurannassa.

Hankintojen johtamisen painopiste on siirtynyt strategiseen suunnitteluun, seurantaan ja resurssien ja vastuiden hallintaan.

""

Hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden seuraaminen

Hankintojen tavoitteiden ja vaikuttavuuden seurataan on määritelty tietyt mittarit/indikaattorit, ja Tukholman kaupunginkanslia vastaa hankintatoiminnan seurannasta koko organisaatiossa.

Lue tästä englanninkielinen esitys Tukholman hankintastrategiasta

tags