Hankintojen johtaminen

Kaupungin hankintaohjelman laatiminen ja sen toiminnallistaminen - Case Kemin kaupunki

""

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Kemin kaupunki

Hankintojen kehittämisen taustaa

Kemin hankintojen johtamisen kehittäminen lähti liikkeelle, kun hankinta-asiantuntija Kati Tervo laati opinnäytetyönsä kaupungin hankintatoiminnan kehittämisestä vuoden 2019 loppupuolella. Hankinta-asiantuntija tarkasteli kaupungin hankintoja nykytila-analyysin avulla ja kokosi tietoa muun muassa toimittajamääristä ja teki kuluanalyysia hankinnoista. Analyysiin tarvittava tieto koottiin Excel-taulukkoon manuaalisesti poimimalla tarvittavat tiedot kaupungin tietojärjestelmistä.
Nykytila-analyysiin valmistuttua ymmärrettiin kaupungin hankintojen vaikutus- ja elinvoimapotentiaali, ja hankintojen johtamista haluttiin kehittää edelleen.

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

""

Prosessit ja työkalut

Kemi osallistui KEINO-osaamiskeskuksen hankintojen johtamisen kehitysohjelmaan eli KEINO-akatemiaan lukukaudella 2019-2020. Kemi valitsi akatemiassa kehitystehtäväkseen hankintastrategian laatimisen. Koska kaupungilla oli jo toimintaa ohjaava kaupunkistrategia, uutta hankintoja ohjaavaa strategiaa päätettiin kutsua hankintaohjelmaksi. KEINO-akatemiassa hankintayksikkö tutustui hankintojen analysoinnin välineeksi kehitettyyn Hanselin Hankintapulssi-työkaluun ja otti sen käyttöönsä, jotta hankintojen analysointi olisi jatkossa entistä kokonaisvaltaisempaa ja automatisoidumpaa.
Vuonna 2021 Kemi liittyy osaksi HINKU-kuntien verkostoa, joka on ilmastonmuutoksen hillinnän edelläkävijöiden verkosto. Samalla Kemissä aloitetaan hankintojen hiilijalanjäljen tarkempi mittaaminen.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

Kemissä tehdään hankintoja vuosittain noin 70 miljoonalla eurolla, josta noin 40 miljoonaa koostuu sairaanhoitopiirin ja kuntayhtymien laskutuksista. Merkittävimmät hankintakategoriat ovat asiakaspalveluiden ostot, esimerkiksi vanhus- ja vammaispalvelut, sekä rakentamiseen ja urakointiin liittyvät hankinnat.

Hankinta-analyysin keskeinen huomio oli, että kaupungin hankinnat olivat hajautuneita ja toimittajarekisterissä oli valtava määrä eri toimijoita. Erityisesti ICT-alalla huomattiin olevan monia eri toimittajia, mikä on tehotonta ja voi aiheuttaa ylimääräisiä kuluja toisistaan eroavien järjestelmien vuoksi. Vuoden 2019 marraskuussa kaupunki siirtyi keskitettyyn hankintatoimeen, minkä ansiosta hankintojen koordinoiminen ja kokonaiskuvan hahmottaminen helpottui. Hankinta-asiantuntija Kati Tervo näkee uuden keskitetyn mallin kaupungin vahvuutena, sillä se mahdollistaa hankintayksikön korkean substanssiosaamisen sekä tarkan euromääräisen hankintojen seuraamisen ja analysoinnin.
 
HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

""

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Kemin hankintaohjelma (luonnos 9-2020)

Kemin hankintapolitiikka

Kemin hankintaohje

Kemin pienhankintaohje

 

Kemin kaupungin hankintaohjelma syntyi KEINO-akatemian kehitystehtävän tuotoksena. Hankintaohjelma on vielä luonnosvaiheessa, ja se siirtyy lokakuussa 2020 kaupunginhallituksen käsittelyyn. Kemin kaupungin hankintoja ohjaavat säädökset ja asiakirjat on listattu alla olevaan kuvaan.

Kemin hankintoja ohjaavat hankintalaki, kansallinen julkisten hankintojen strategia, kaupunkistrategia, hankintaohjelma, hankintapolitiikka ja ISO ympäristösertifikaatti sekä hankintaohjeet.

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Kemin hankintaohjelmaan on kirjattu Hankinta-Suomen lanseeraaman kansallisen hankintoja ohjaavan strategian kahdeksan kehittämisen osa-aluetta: strateginen johtaminen, hankintataidot, tietojohtaminen ja vaikuttavuus, toimivat hankinnat, innovaatiot, taloudellinen, sosiaalinen ja ekologinen kestävyys. Kaupungin hankintoja ohjaa myös ISO 14001:2015 -ympäristösertifikaatti, joka tuo ympäristönäkökulman arvioinnin osaksi jokaista hankintaa.
Hankintaohjelma on johdettu Kemin kaupunkistrategiasta, jossa määritetään kolme strategista päämäärää.
•    Vetovoimainen kaupunki: Tavoitteena on lisätä yritysyhteistyötä sekä tietoa kaupungin hankinnoista ja toimintaperiaatteista. Markkinatuntemus, markkinavuoropuhelut sekä avoimmuus ovat keskeisessä roolissa. Kaupunki pyrkii työllistämään hankinnoilla, edistämään korkeaa paikallisuusastetta ja ehkäisemään harmaata taloutta.
•    Hyvinvoiva asukas ja sujuva arki: Hankinnoissa tähdätään laatuun ja kustannustehokkuuteen. Tavoitetta edistetään standarisoimalla hankintoja ja asettamalla toimittajien ja palveluntuottajien määrille strategisia tavoitteita. 
•    Vihreä ja kestävä Kemi: Tavoitteena on ympäristöystävällisyyden ja vastuullisuuden edistäminen ja hankintojen tekeminen kokeilevasti ja kehitysmyönteisesti.

Strategisten linjausten laadinnan prosessi

Hankintaohjelman toteuttamista koordinoi hankintatoimi, eli hankintasihteeri ja hankinta-asiantuntija. Myös elinvoimajohtaja ja kaupunginlakimies osallistuivat ohjelman laatimiseen. Kaupungin ylin johto, toimialajohto, luottamushenkilöt ja yrittäjien edustajia osallistettiin prosessiin työpajatyöskentelyn avulla. Hankintaohjelma esiteltiin myös paikallisen yrittäjäjärjestön hallitukselle.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

""

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Hankintaohjelman luonnoksessa todetaan, että hankintatoimi laatii vuosittain hankintojen toimenpideohjelman, jossa määritetään tulevan vuoden tavoitteet, toimenpiteet, mittarit ja raportointi. Jokainen toimiala laatii talousarvioon hankintasuunnitelman tulevalle vuodelle, eli jo joulukuun talousarviokäsittelyyn tulee pohtia, mitä määrärahoilla hankitaan. Tämä mahdollistaa hankintojen ja hankintamenettelyjen laajemman suunnittelemisen ja toimittajien informoimisen.

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja resurssien uudenlainen kohdentaminen

Kemin kaupunki käsittelee parhaillaan hankintavaltuuksien uudistamista. Esityksenä on, että tulosvastuullisille virkamiehille myönnetään laajemmat hankintavaltuudet.

Strategisista linjauksista viestiminen 

Hankintaohjelmasta on tarkoitus laatia tiedote paikallismedialle, ja ohjelmasta tullaan viestimään kaupungin sosiaalisen median kanavilla. Strategisista linjauksista viestitään sekä ulkoisesti että sisäisesti.

Osaamisen kehittäminen strategian pohjalta 

Hankintaohjelman ohessa on käyty läpi riskienhallintaa. Esimerkiksi puutteellisen hankintaosaamisen riskinä on, että hankinta lykkääntyy tai siitä valitetaan. Tavoitteena on, että Kemin kaupungilla olisi monialaista hankintaosaamista. Hankintaosaamista kehitetään säännöllisellä koulutustarpeen selvittämisellä ja tarvittaessa hankintoja tekevän henkilöstön kouluttamisella.

Strategiset linjaukset ja muutosjohtaminen 

Kuntasektori on jatkuvassa muutoksessa, minkä vuoksi henkilökunnan aktivointi on tärkeää. Kaupungin henkilökuntaa pyritään ohjaamaan itsensä kehittämisen suuntaan. Hankinta-asiantuntija Kati Tervon mukaan omalla esimerkillä johtaminen on tehokas tapa johtaa muutosta.

“Kun muutosta vie itse sisukkaasti eteenpäin, jossakin vaiheessa se alkaa kantaa hedelmää.”

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

""

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Hankintaohjelman myötä laatu on nostettu kustannustehokkuuden ohella keskeiseksi arviointikriteeriksi. Kaupungin hankintasopimuksiin kirjataan laatumittarit, joita seurataan säännöllisesti.
Kemin käyttämiä hankintojen ja hankintatoiminnan mittareita ovat: 

  • Spend-analyysi, jolla mitataan mitä kaupungissa hankitaan, minkälaisilta toimittajilta, mihin yksiköihin, tarpeisiin ja millä hinnoilla.
  • Kilpailutusten määrä erikokoisissa hankinnoissa.
  • Markkinavuoropuheluiden määrä suhteessa kaikkiin kilpailutuksiin sekä kappalemäärä.
  • Paikallisuusaste kaupungin sopimustoimittajista sekä kaikista kilpailutuksiin osallistuneista.
  • Hankintojen osuus kaupungin toimintakuluista euromääräisesti ja kappaleittain hankintakategorioihin jaoteltuna. Kaupungin säästötavoite on 3% vuodessa.
  • Harmaan talouden torjunta hankintalakia ja tilaajavastuulakia noudattamalla.
  • Vaikuttavuuden mittaaminen tarkastelemalla pienten ja keskisuurten yritysten osuutta tarjouskilpailuihin osallistuneista sekä ympäristö- ja työllistämiskriteerien osuutta hankinnoista.

Arviointiin ja mittaamiseen tarvittava tieto saadaan kaupungin kirjanpidon taloushallintajärjestelmästä, sähköisestä hankintajärjestelmästä sekä Hankintapulssista. Kaupungin johtoryhmä seuraa hankintaohjelman toimeenpanoa ja mittaa sen toteutumista.

Alla olevassa kuvassa esitellään Kemin käyttämät hankintojen mittarit.

""

Lue uutinen Kemin tiestä KEINO-akatemiassa 

Lue uutinen “Kemi kehittää kolmannesmiljoonan vuosittaisille hankinnoilleen kestävää ohjelmaa” tästä 

 

tags