Ilmastoystävällinen maidon ja maitovalmisteiden hankinta - Case Helsingin kaupunki

""

TAUSTATIEDOT  

Hankkija 

Helsingin kaupunki

Hankinnan kohde 

Helsingin kaupungin koulujen ja päiväkotien, Palvelukeskus Helsingin ja säätiöiden sekä sosiaali- ja terveystoimialan toimipisteiden käyttämä maidot, maitovalmisteet ja kasvipohjaiset tuotteet.

Hankinnan arvo 

Noin 14 miljoonaa euroa

Hankintamenettely

Avoin hankintamenettely 

Hankinnan tavoite 

tavoite

Palvelukeskus Helsinki ja kaupungin säätiöt käyttävät vuosittain alle 2,5 miljoonaa litraa maitoa ja maitovalmisteita kasvatus- ja hoitoalan toimipisteiden ruokapalveluissa. Tämän toistuvan hankinnan valmistelussa etsittiin keinoja vähentää ilmastoa ja ympäristöä kuormittavia vaikutuksia, joista merkittävä osuus syntyy alkutuotannossa. Tavoitteena oli myös selvittää, voidaanko hiilijalanjälkilaskentaa kiinnittää osaksi tarjouskilpailua tai sopimuskautta, ja siten tavoitella mitattavaa päästövähenemää. Lisäksi edistettiin vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä parantavien hankintakriteerien käyttöä.    

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat 

tahot ja toimijat

Hankinta toteutettiin yhteistyössä Helsingin kaupunginkanslian Hankinnat ja kilpailuttaminen –yksikön ja Palvelukeskus Helsinki –liikelaitoksen kanssa. Hankinnat ja kilpailuttaminen, Palvelukeskus Helsinki sekä Canemure-hankkeen asiantuntijat osallistuivat yhteistyössä koko hankintaprosessin läpivientiin huomioiden hankinnan eri osa-alueet, kuten tilaajan ja vähähiilisyyden näkökulmat. Lisäksi hankinnan ympäristö- ja vastuullisuuskriteerityössä konsultoitiin Motivan, maa- ja metsätalousministeriön, Sitran ja Luonnonvarakeskuksen asiantuntijoita.

Hankinnan taustaa  

Helsingin hankinnoissa kehitetään ilmastotavoitteiden mukaisesti olemassa olevia ja otetaan käyttöön uusia elinkaaren aikaisten vaikutusten, kiertotalouden ja ilmastonäkökulman paremmin huomioivia hankintakriteerejä. Lihan ja lihavalmisteiden kilpailutus on yksi Kohti hiilineutraaleja kuntia ja maakuntia (Canemure) –hankkeen case-kohteista, joissa hankinta pyritään toteuttamaan vähähiilisesti. Samalla pilotoidaan hiilijalanjälkilaskennan soveltuvuutta hankintaa ohjaavana tekijänä. Hankkeen tuotokset tukevat kaupungin hiilineutraaliustoimenpiteitä.  

HANKINTAPROSESSI

prosessi

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu   

Hankinnan valmistelun yhteydessä järjestettiin potentiaalisten tarjoajien kesken yhteinen markkinavuoropuhelu, jossa tarkasteltiin markkinan valmiuksia vastata vähähiilisyystoimenpiteisiin ja mahdollisuuksia hankinnan kohteen hiilijalanjälkilaskentaan. Vuoropuhelun perusteella muodostettiin noin 40 kriteerin taulukko, joka sisälsi ilmastokriteerien lisäksi muita vastuullisuuskriteerejä. Taulukko lähetettiin kommentoitavaksi potentiaalisille tarjoajille, jotka ottivat kantaa kriteerien toteutuskelpoisuuteen ja kustannusvaikutukseen. Kommentointikierroksen jälkeen toimijoiden kanssa käytiin vielä yrityskohtaiset keskustelut, joissa käsiteltiin vastuullisuuden lisäksi muita hankinta- ja sopimusteknisiä asioita.

Hankinnan kohteen vaatimukset ja sopimusehdot 

Ilmastovaikutusten vähentämiseksi tarjoajalta edellytettiin hankinnan yhteydessä toimenpidesuunnitelmaa 1) kasvattaa uusiutuvan energian, uusiutuvien polttoaineiden tai vaihtoehtoisten käyttövoimien osuutta, 2) vähentää elintarvikejätteiden ja ruokahävikin määrää, 3) edistää hiilensidontaa ja ylläpitää hiilivarastoja sekä 4) edistää tuotteiden hiilijalanjälkilaskentaa ja vertailukelpoisen hiilijalanjälkitiedon tarjontaa. Suunnitelma koski hankinnan kohteeseen liittyvää toimintaa (sisältäen sopimustilat, tuotantolaitokset, ja kuljetukset).

Toimenpidesuunnitelmat käytiin läpi tarjousten tarkistamisvaiheessa ja hyväksyttiin osaksi sopimuskautta. Suunnitelman toteutus ja sen seuranta tarkennetaan valitun sopimustoimittajan kanssa puolen vuoden sisällä sopimuksen mukaisen toiminnan alkamisesta. Toimittaja sitoutuu suunnitelman mukaiseen kehitystyöhön ja raportoi työn etenemisestä.

Lisäksi hyödynnettiin seuraavia ympäristö- ja vastuullisuuskriteerejä:  

  • Toimittajan ympäristöjärjestelmä ja ympäristöasioille nimetty vastuuhenkilö. 

  • Kuljetuskaluston päästötaso vähintään EURO 5 -tasoista. Kuljetuskaluston tulee olla päästötasoltaan vähintään Euro 6 -tasoinen 31.12.2022 mennessä.  

  • Työllistämisehto työllistää sopimuskauden aikana kolme heikossa työmarkkina-asemassa olevaa henkilöä. 

  • Auditointiehto ympäristö- ja vastuullisuuskriteereiden toteutumisen tarkastamiseksi. 

  • Nautatilojen terveydenhuollon seurantajärjestelmään (Nasevaan) kuuluvien sopimustilojen prosenttiosuus ilmoitettava tarjouksessa ja todennettava sopimuskauden alussa. Mikäli osuus on alle 100 prosenttia, tarjoajan tulee liittää tarjoukseen kuvaus siitä, miten nautatilojen terveydenhuoltoa koskevat, tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset täyttyvät niillä tiloilla, jotka eivät kuulu Nasevaan. 

  • Mikrobilääkkeitä, kuten antibiootteja, käytetään vain sairaiden eläinten hoitoon eläinlääkärin määräyksestä ja valvonnassa. Mikrobilääkkeiden käytöstä on pidettävä kirjanpitoa. Maito tulee olla testattu antibioottijäämien osalta ja tuloksen on tullut olla negatiivinen. 

  • Kuvaus raaka-aineiden jäljitettävyydestä sekä raaka-aineketjun laadun- ja riskienhallinnasta.  

  • Tuotantoketjussa käytetty eläinrehu on pääasiassa soijavapaata. Jos eläinrehussa käytetään soijaa, tulee siinä käytettävän soijan olla todennetusti jäljitettävissä koko toimitusketjusta. 

  • Elintarvikkeet ovat gmo-vapaita ja ne eivät sisällä muuntogeenisiä ainesosia. 

  • Kaikki tarjotut tuotteet ovat natriumglutamaattivapaita.

Mahdolliset haasteet 

Maidon ja maitovalmisteiden hankinta on volyymiltaan suuri kokonaisuus Helsingin kaupungin elintarvikehankinnoissa. Vaikka hankinta jaettiin useampaan osaan, ovat osa-alueiden tilausmäärät merkittäviä, tuotevaihtoehdot laajoja ja toimitusaikataulut tiukkoja, eikä kaikkien alan toimijoiden ole helppoa vastata näihin. Logistisesti toimivan ja riittävän kapasiteetin lisäksi toimittajalta edellytettiin aktiivista otetta hankinnan kohteen vastuullisuuden todentamiseen sekä oman toiminnan hiilijalanjäljen pienentämistä sopimuskauden aikana.

Valmiita ilmastokriteerejä ei ollut, joten työhön lähdettiin hyvin avoimin ja jopa innovatiivisin ideoin. Kriteerien toteutuskelpoisuuden varmistamiseksi markkinakeskustelulla oli keskeinen rooli. Intensiivinen dialogi vaati kuitenkin resursseja niin organisointiin kuin saadun datan analysointiin.

Hiilijalanjäljen tarkastelu elintarvikehankinnoissa oli täysin uutta. Hiilijalanjälkilaskenta otettiin kuitenkin lähempään tarkasteluun, sillä maitotuotteiden ympäristövaikutuksille on olemassa standardoitu laskentamenetelmä. Kyseistä PEF-ympäristöjalanjälkimenetelmää (Product Environmental Footprint) suosittelee käyttämään myös Euroopan komissio. PEF-ympäristöjalanjälkimenetelmän hyödyntämistä hankinnassa tarkasteltiin yhteistyössä Suomen ympäristökeskuksen tutkijoiden kanssa. Tarkastelun perusteella todettiin, että tällä hetkellä tuotteen hiilijalanjälkilaskenta ja hiilijalanjälkitiedon tuottaminen vertailukelpoisesti hankintaa varten on monimutkaista sekä työaikaa, euroja ja osaamista vaativaa. Menetelmän mukaisten lähtötietojen kerääminen voisi myös olla toimittajalle kohtuuton vaatimus sopimuskauden puitteissa. Lisäksi on huomioitava, että menetelmän rajaukset eivät huomioi alan kunnianhimoisia hiilensidonnan tavoitteita.

hyödyt-symboli

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset  

Lopputuloksena saatuihin sopimuksiin ja kahteen valittuun toimittajaan oltiin erittäin tyytyväisiä. Vaikka alun optimistisia tavoitteita hiilijalanjälkilaskennan sisällyttämisestä kilpailutukseen jouduttiin muuttamaan, tarkoin pureskeltujen ja markkinaa kuunnellen mukaan otettujen ilmasto- ja vastuullisuuskriteerien suhteen tapahtui merkittävää kehitystä. On todennäköistä, että muutamien tuotteiden hiilijalanjälkilaskennan sijaan kattavilla vastuullisuuskriteereillä ja ilmastovaikutuksiin pureutuvalla toimenpidesuunnitelmalla saavutettiin parempi vaikuttavuus. Laajemmin ilmastovaikutuksia käsittelevä toimenpidesuunnitelma antoi markkinalle vapautta valita sopivat toimenpiteet, joihin voidaan yhdessä keskittyä sopimuskauden aikana. Toimenpidesuunnitelma mahdollistaa sopimuskauden aikaisen kehittämisen ja ilmastotyön edistämisen.

Kehitystyöllä oli ohjaava ja keskustelua herättävä vaikutus niin markkinoille kuin kaupungin sisällä. Monivaiheisella dialogilla saatiin myös viestittyä kaupungin tahtotilaa ilmastovaikutusten huomioimiseksi. Keskustelu antoi hyvän kuvan markkinan tämän hetken tilanteesta kriteereihin nähden ja kirkasti yhteistyömahdollisuuksien otollisuuden, sillä markkina tekee parasta aikaa paljon ilmastotoimia.

Ilmasto- ja vastuullisuuskriteereillä ei todennäköisesti ollut vaikutusta tarjousten määrään, sillä haastavana hankintana tarjousten määrän odotettiin olevan muutenkin vähäinen. Ilmasto- ja vastuullisuuskriteereillä ei myöskään ollut suoria kustannusvaikutuksia ja sopimukset on otettu käyttöön hyvillä mielin. Epäsuorasti kriteerityö vaikutti kustannuksiin käytettynä työaikana.

Ilmasto- ja vastuullisuuskriteerien toteutumista seurataan sopimuskauden aikana, jolloin myös hankintakriteerien konkreettista vaikuttavuutta voidaan alkaa arvioida. Päästövähennyksiä saataneen niin suorasti kuin epäsuorasti. Selviä konkreettisia vaikutuksia ovat olleet yhteistyön lisääntyminen ja asiantuntijaverkoston hyödyntäminen.

Mahdolliset jatkotoimenpiteet 

Markkinakeskustelu ja kriteerityö olivat opettavainen kokonaisuus, jolla luotiin myös tiekarttaa tulevia sopimuskausia varten. Kehittämistyö on myös auttanut yhdenmukaistamaan kaupungin ruokahankintojen ympäristö- ja vastuullisuuskriteerejä. Kilpailutuksessa käytettyjä vastuullisuuskriteerejä ja sopimuskauden aikaista yhteistyötä ylläpitävää toimenpidesuunnitelmaa on hyödynnetty myös onnistuneesti kaupungin ruokapalveluhankinnoissa.

Hankkijan kommentti

puhekuplasymboli

Kehitystyössä on suositeltavaa toimia etupainotteisesti. Alustaminen varsinkin sisäisesti on hyvä aloittaa jo meneillään olevan sopimuskauden aikana. Hankinnan valmistelua olisi sulavoittanut ilmasto- ja vastuullisuustavoitteiden kirkastaminen ja välikatsausten asettaminen hankintaa valmistelevan ryhmän kanssa sekä sisäisten sidosryhmien parempi sitouttaminen tavoitteeseen.

Kehitystyö edellyttää resursseja. Sisäisen resursoinnin lisäksi ulkopuolisen asiantuntijaverkoston hyödyntäminen oli hyvä ratkaisu, minkä avulla löytyi myös uutta yhteistyötä. Kehitystyö tuki ympäristöön ja vastuullisuuteen liittyvää hankintalain säädöksien käytäntöön viemistä. Ensimmäistä kertaa toteutettuna tämä oli iso ponnistus, mutta prosessin muotoutuessa seuraava kerta sujuu varmasti ketterämmin.

Keinot kiertoon  

Toimenpidesuunnitelmalla pyrittiin löytämään juuri tarjouskilpailuun osallistuvalle taholle toteuttamiskelpoisia tavoitteita ilmastovaikutusten vähentämiseksi. Alkutuotannon merkittävien ilmastovaikutusten osalta on myös hyväksyttävä, että vähennystoimenpiteet voivat jäädä epäsuoriksi, esimerkiksi linjauksiksi, suosituksiksi ja viestimiseksi. Toimenpidesuunnitelman mallia tullaan tarkastelemaan myös osana Palvelukeskus Helsingin työvaatehankintaa.

Koska suurimmat ilmastovaikutukset tulevat alkutuotannossa, tuotteiden hiilijalanjäljen hyödyntäminen kilpailutuksessa koetaan jatkossakin houkuttelevaksi. Siksi alan kehittymistä ja laskentamenetelmien hyödyntämistä seurataan tarkasti. Menetelmän lisäksi oman haasteensa tuo luotettavien ja vertailukelpoisten lähtötietojen kerääminen. Yleisesti Suomen ympäristökeskuksen kanssa tehty selvitys lisäsi kaupungin sisäistä ymmärrystä hiilijalanjäljen käytettävyydestä hankinnoissa.  

Lisätietoa:

Lue hankintaesimerkki Helsingin kaupungin sivuilta

Helsingin kaupungin blogi: Helsinki hankkii maitoa ja lihaa entistä vastuullisemmin

Yhteyshenkilöt:

Antti Virtanen, Hankintapäällikkö, Palvelukeskus Helsinki 

Elisa Selki-Rocchi, Palvelupäällikkö, Helsingin kaupunki 

Reetta Huomo, Projektikoordinaattori (CANEMURE), Helsingin kaupunki 

tags