Helsingin Länsisataman lähtevän liikenteen sujuvoittaminen – Case FinEst Smart Mobility

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Helsingin kaupunginkanslia

Hankinnan kohde

Helsingin Länsisataman lähtevän liikenteen sujuvoittaminen

Hankinnan arvo

~ 150 000 euroa

Hankinnan tavoite

sujuvoittaa Helsingin Länsisataman ja Tallinnan vanhan sataman lähtevää liikennettä älykkäitä liikenneratkaisuja hyödyntäen
integroida sataman lähtevä liikenne sujuvaksi osaksi kaupungin tieverkkoa reaaliaikaista liikenteen tilannekuvaa hyödyntäen

Hankinnan taustaa

Toteutettu hankinta on yksi FinEst Smart Mobility -hankkeen piloteista. Helsingin ja Tallinnan välinen lauttayhteys on yksi maailman kiireisimpiä jopa yli 8 miljoonalla vuosittaisella matkustajalla. Sataman liikenne aiheuttaa huomattavia päästöjä, meluhaittoja ja ruuhkautumista molemmissa kaupungeissa. FinEst Smart Mobility -projektin tavoitteena on puuttua havaittuun ongelmaan innovatiivisilla ja älykkäillä liikenneratkaisuilla. Sataman toimivuus luo lisäarvoa Helsingille sekä koko maalle.

Toteutetussa pilotissa keskityttiin Helsingin sataman lähtevän liikenteen sujuvoittamiseen. Helsingin Länsisataman sijainti keskellä kaupunkia aiheuttaa haasteita liikkumisen sujuvuudelle. Vaihtoehtoisia reittejä ei ole paljon saatavilla, joten liikenneväylät ruuhkautuvat helposti.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Helsingin kaupunki
FinEst Smart Mobility -hanketta tukevat tahot
Innovaatiokumppanit

Hankintamenettely

Innovaatiokumppanuus

HANKINTAPROSESSI

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Innovaatiokumppanuuden valitsemiseen vaikutti hankkeen alussa palvelumuotoiluhankinnalla profiloitujen käyttäjäryhmien tarpeiden huomioiminen sekä ymmärrys markkinatilanteesta nopeiden kokeilujen kierroksen avulla. Markkinoilla ei ollut olemassa sellaista ratkaisua, jossa kaikkien käyttäjäryhmien tarpeet olisi pystytty huomioimaan riittävällä laajuudella.

Toinen syy innovaatiokumppanuuden valitsemiselle liittyi hankinnan ongelmanmäärittelyyn. Sataman liikkumisen haasteet ovat moniulotteisia, joten ongelmaa ei voitu rajata niin tarkasti, että hankintayksikkö olisi voinut käyttää mitään muuta hankintamenettelyä.

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Hankinnan valmistelu lähti liikkeelle palvelumuotoilusta, jossa tunnistettiin satamaliikenteen tyyppikäyttäjiä. Tunnistettuja tyyppikäyttäjiä ovat mm. satunnaiset vapaa-ajan matkustajat, työmatkalaiset, kustannustietoiset reissaajat sekä raskaan liikenteen kuljettajat. Hankinnan valmistelussa keskeistä oli tunnistettujen käyttäjäryhmien tarpeiden määrittäminen liikkumisen osalta.

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Markkinakartoitus tehtiin nopean kokeilun ohjelman kautta, ja hankintamenettelyksi valikoitui innovaatiokumppanuus, koska markkinoilta ei löytynyt riittävän kypsiä ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin. Tarjousten valintaperusteena käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavin vertailuperustein:

Palvelun vaikuttavuus odotettuihin lopputuloksiin
Käyttäjäkokemuksen parantaminen
Projektinhallinta ja palvelun toteutettavuus
Ratkaisun innovatiivisuus
Palvelun skaalautuvuus

Tarjouspyyntö julkaistiin joulukuussa 2017 ja siihen saatiin noin kymmenen hakemusta, joista puolet täytti tarjouksen vaatimukset. Innovaatiokumppanuuden kehitysvaiheeseen valittiin mukaan kolme palveluntarjoajaa.

Innovaatiokumppanuus: kehitysvaihe

Kehitysvaiheeseen valituilta palveluntarjoajilta vaadittiin sellaisen prototyypin laatimista, joka tarjoaa ratkaisuja lähtevän liikenteen ruuhkautumisen ja on myös toteutettavissa vaaditussa aikataulussa. Hankintayksikkö pyysi tarjoajia laatimaan sellaisen prototyypin, jolla he uskovat saavuttavansa itse määrittelemänsä tavoitteet. Kehitysvaiheen jälkeen suoritettiin prototyyppien arviointi, jossa kaksi palveluntarjoajaa tiputettiin pois ja yhden tarjoajan kanssa jatkettiin palvelun edelleen kehittämistä.

Hankintayksikkö ei osallistunut prototyyppivaiheessa tekniseen kehittämistyöhön, vaan toimi ennemminkin ohjaavana tahona ja auttoi sisäisten kontaktien hyödyntämisessä. Keskeinen syy tälle oli se, että palveluntuottajat olivat kehitysvaiheessa yhä kilpailullisessa asetelmassa ja hankintayksikkö halusi pitäytyä arvioinnissaan objektiivisena.

Innovaatiokumppanuus: toimitusvaihe

Toimitusvaiheeseen tarjoajaksi valittiin Infotripla Oy, joka esitteli prototyyppivaiheessa satama-alueen reaaliaikaisen ja ennakoivan liikennetietojärjestelmän. Järjestelmän tavoitteena on tehostaa liikenteen sujuvuutta ja vähentää liikenteen aiheuttamia ruuhkia erilaisia saatavilla olevia datalähteitä hyödyntäen. Valittu palveluntarjoaja teki toimitusvaiheessa myös laajasti yhteistyötä muiden FinEst Smart Mobility -hankkeen projektipilottien kanssa. Lisäksi suoritettiin useita sidosryhmäkeskusteluja palvelun käyttäjälähtöisyyden varmistamiseksi.

Innovaatiokumppanuus: hyödyntämisvaihe

Hyödyntämisvaiheessa suoritettiin pilottijärjestelmän käyttöönotto, jota pääsivät testaamaan liikenteenohjauksen ammattilaiset. Kehitetty sovellus LiikenneNyt perustuu datan mallintamiseen yhdistellen liikennetietoja useista eri lähteistä. Järjestelmää voi käyttää millä tahansa mobiililaitteella ja se tarjoaa tietoa mm. ajankohtaisista liikennetapahtumista ja reittiehdotuksista.

Tunnistetut haasteet

Innovaatiokumppanuutena toteutettu hankintamenettely on prosessina melko raskas niin hankintayksikölle kuin palveluntarjoajillekin monine eri vaiheineen.

Innovaatiokumppanuuden kehitysvaiheessa on hyvä, että hankintayksiköllä on useita kumppaneita, koska se mahdollistaa konseptien toteutuskelpoisuuden arvioinnin varsinaisen kehittämistyön muodossa. Tämä tarkoittaa kuitenkin samalla, että kehitysvaiheessa hankintayksiköllä on riski vääristää kilpailuasetelmaa, mikäli se panostaa palveluntarjoajien kehittämistyöhön eri tavoin. Haastavaa on myös innovaatiokumppanuuden vaiheiden määrittely, koska palvelun kehittämisprosessit eivät aina etene lineaarisesti.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Mitä saavutettiin?

Toteutettiin järjestelmä, joka tuottaa liikenneohjaukselle lauttaliikenteestä syntyvien liikennevirtojen ennakointi- ja mittausdataa ruuhkautumisen ehkäisemiseksi. Saatiin myös parempi ymmärrys siitä, millaisiin tapauksiin innovaatiokumppanuutta kannattaa hyödyntää.

Päästiinkö tavoitteisiin?

Asetetut tavoitteet saavutettiin suurilta osin. Palveluntarjoajan toteuttama järjestelmä on toiminnassa ja se auttaa Helsingin satama-alueen liikennehuippujen hallitsemisessa.

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset?

Helsingin kaupunki, kaupungin yritykset sekä sataman matkustajat hyötyvät toteutetusta järjestelmästä. Skaalautuva ratkaisu mahdollistaa palvelun soveltamisen myös muissa satamissa, liikenteen solmukohdissa sekä eri liikenneympäristöissä niin kunta- kuin valtiotasollakin.

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana?

Palveluntarjoajalla on ollut koko projektin aikana vastuu seurata asettamiaan tavoitteita ja raportoida niistä hankintayksikölle. Lisäksi Helsingin kaupunki on mitannut toteutuneita vaikutuksia koko hankkeen osalta.

Hankkijan kommentti

Innovaatiokumppanuus on menettelynä hyvä, mutta se sopii vain tietyntyyppisiin kehittämistapauksiin, eikä hankintaa tulisi lähteä määrittelemään hankintamenettely edellä. Ensin on tärkeää ymmärtää oman hankinnan luonne sekä sen tavoitteet ja rajoitteet, ja vasta sitten valita siihen soveltuva menettely. Innovaatiokumppanuudessa onnistumista auttaa, kun prosessin suunnittelu tehdään ja aikataulutetaan huolellisesti, ja näihin aikatauluihin myös sitoudutaan. Päivän tai kahden viive prosessin tietyssä vaiheessa voi näkyä useiden kuukausien menetyksinä varsinaisen kehittämisprosessin kokonaisaikana.

Hankinnat ovat aina kokonaisuuksia, ja tämänkin innovaatiokumppanuuden osalta on syytä ymmärtää, että hankkeen alusta lähtien on lähdetty suunnittelemaan laajempaa kokonaisuutta kuin vain yhtä hankintamenettelyä. Innovatiivinen prosessi on jakautunut eri vaiheisiin 1) palvelutarpeen määrittely ja ongelman tarkentaminen (palvelumuotoilu), 2) markkinakartoitus ja hankintamenettelyn valinta (nopeat kokeilut), 3) varsinaiset pilotit ja 4) raportointi.

Keinot kiertoon

Hankinnassa on alusta asti kiinnitetty huomioita mallin skaalautuvuuteen, joten kehitetyt elementit voidaan integroida helposti myös muiden satama-alueiden ekosysteemeihin.