Hankintojen strateginen johtaminen - Case Hämeenlinnan kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio



Hämeenlinnan kaupunki

Hankintojen kehittämisen taustaa



Taustatyö hankintatoimen periaatteiden määrittelylle tehtiin osana Palha2-hanketta (palvelu- ja hankintaohjelma) vuoden 2015 aikana. Tuolloin toteutettiin laaja kaupungin hankintatoimen nykytilakartoitus haastatteluineen, benchmarking-selvityksineen ja periaatelinjauksineen. Raportti esiteltiin kaupunginhallitukselle 2016, ja asioiden käytäntöön vieminen jäi odottamaan kaupunkitasoisen hankintatoimen resursointia, josta päätettiin kaupungin organisaatiomuutoksen yhteydessä keväällä 2017. Selvitystyössä julkisten hankintojen kentän tuntevalla talousjohtajalla on ollut merkittävä rooli.

Keväällä 2018 kaupungille perustettiin myös hankintatoimen ohjausryhmä, jonka tehtävänä on johtaa hankintatoimea ja siihen liittyvää kehitystyötä, tukea hankintapalvelut-yksikköä, edistää hyviä käytäntöjä hankinnoissa ja toimia informaation välittäjänä. Ohjausryhmässä on edustus jokaiselta toimialalta, pelastuslaitokselta ja konsernipalveluista.

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut



Hankintapalvelut-yksikön tavoitteita tarkastellaan vuosittaisissa keskusteluissa, mutta tarkempi analysointi, raportointi ja mittaaminen ovat parhaillaan kehityksen kohteena.

Vuoden 2021 alusta otetaan käyttöön hankintatoimen vuosikello, johon merkitään kuukausitasolla esimerkiksi hankintaohjeiden päivityksen ja tilannekatsauksien ajankohdat.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset



Hämeenlinnan kaupungin hankintojen kokonaisarvo oli vuonna 2019 noin 300 miljoonaa euroa. Hankintapulssi-työkalun mukaan hankintojen hiilijalanjälki on noin 77 miljoonaa kiloa vuodessa.

Kaupungin merkittävimmät hankintakategoriat ovat henkilökuljetukset, rakennusurakat, sosiaali- ja terveyspalveluiden hankinnat, ICT- ja tietojärjestelmien hankinnat sekä ruokaan, siivoukseen ja kiinteistönhoitoon liityvät hankinnat. Henkilökuljetukset nousevat esiin merkittävänä kategoriana, sillä kaupunki vastaa Hämeenlinnan seudun bussiliikenteestä ja kaupungilla on merkittävä rooli Kanta-Hämeen maakunnallisessa kuljetuspalvelukeskuksessa ja liikennöinnissä.

Hämeenlinnan hankintatoimen vahvuus on sekä kaupungin virkamiesjohdon että poliittisen johdon tuki hankintatoiminnan kehittämisessä. Organisaatiossa on myös hankintaosaamista, jota hyödynnetään kehittämistyössä. Kaupunki on panostanut hankintojen valmisteluun ja vuoropuheluun sekä hankintaprosessin avoimuuteen ja viestintään. Nykyään ymmärretään sopimuskauden aikaisen toiminnan tärkeys: kilpailutuksen tarkoituksena ei ole vain hankintalain pykälien täyttäminen, vaan se tehdään ennen kaikkea sopimuskautta varten.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat



Hämeenlinnan hankintatoimintaa ohjaa kaupungin strategia sekä vuoden 2019 alussa voimaan tulleet Hankintatoimen periaatteet. Kaupungilla on lisäksi Hankinta- ja sopimusohje, joka on konkreettinen käytännön ohjekirja hankintojen kilpailuttamiseen ja hankintasopimusten laatimiseen.

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Hämeenlinnan kaupungin hankintatoimen päämäärät

• Kaupungin hankintatoimi on selkeästi organisoitu ja johdettu osaava kokonaisuus, jonka tavoitteista, tavasta toimia ja toimenpiteistä on viestitty kaupungin sidosryhmille selkeällä tavalla ja ajantasaisesti. Kaupunkikonserni nähdään osana kaupungin hankintatoimea eli hankintojen johtaminen, kehittäminen ja ohjaaminen koskee myös kaupungin tytäryhteisöjä.
• Hankinnat toteutetaan avoimesti huomioiden hankinnan elinkaarikustannukset, kestävä talous, paikallinen tarjonta ja paikallinen päätöksenteko.
• Hankinnoissa huomioidaan talouden realiteettien mukaisesti ja tapauskohtaisesti vaikuttavuus, uudet innovaatiot, sosiaaliset ja ekologiset näkökulmat sekä asiakastarve ja kestävä kehitys.
• Hankintatoimen linjauksia, osaamista ja ammattimaisuutta sekä tehokkuutta kehitetään jatkuvan parantamisen periaattein.
• Hankinnoissa hyödynnetään monipuolisesti toimivia markkinoita.

Hämeenlinnan hankintatoimen periaatteiden mukaisesti hankinnat on jaoteltu kategorioihin, ja jokaiselle kategorialle on määritetty vastuu- ja varahenkilöt sekä muut yhteyshenkilöt.

Strategisten linjausten laadinnan prosessit



Strategisten linjausten laatimiseen osallistui hankintatoimen ohjausryhmä, sekä talousjohtaja, joka oli perehtynyt tarkemmin kaupungin hankintatoimen kehittämiseen.

Hankintatoimen periaatteita esiteltiin kaupungin johtoryhmälle ja kaupunginhallitukselle, ja luonnos käytiin perusteellisesti läpi kaupungin sisäisessä tarkastelussa. Hankintatoimen periaatteet lähetettiin kommentoitavaksi Hämeenlinnan Yrittäjille, Hämeen Yrittäjille, Hämeen kauppakamariin sekä kaupungin omistamaan Linnan Kehitys -elinkeinoyhtiöön. Myös yrityksistä ja kaupungin edustuksesta muodostuva elinkeinopoliittinen neuvottelukunta kokousti periaatteisiin liittyen ja antoi lausuntonsa. Strategisille linjauksille haettiin paikallista elinvoimanäkökulmaa kuuntelemalla sidosryhmiä ennen kuin asiakirja vietiin kaupunginhallituksen käsittelyyn.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma



Hämeenlinnan hankintatoimessa strategisten linjausten toimeenpanemista lähestytään hankintapalvelut-yksikölle vuosittain määritettävien tavoitteiden kautta. Hankintatoimen ohjausryhmä on toimeenpanon kannalta merkittävä taho, jonka kanssa käydään läpi suunnitelmia ja prosesseja hankintaperiaatteiden toteuttamiseksi.

Vuoden 2020 tärkeitä tavoitteita ovat esimerkiksi hankintasopimuskoosteen saaminen kaupungin verkkosivuille ja yleisen mallin luominen vaikuttavien hankintojen tekemistä varten.

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja resurssien uudenlainenkohdentaminen



Hankintatoimen selvitystyön pohjalta Hämeenlinnaan perustettiin hankintatoimen ohjausryhmä sekä hankintapalvelut-yksikkö.



Kaupungissa otettiin vuosina 2018 ja 2019 käyttöön hankintojen suunnittelutyökalu sekä kilpailutus- ja sopimushallinnan järjestelmä Cloudia, jolla automatisoitiin prosesseja.

Hankintatoimen toimintatapoihin on tullut muutoksia, sillä tietopyyntöjen ja markkinavuoropuheluiden määrää on lisätty ja viestintään on panostettu entistä enemmän.

Strategisista linjauksista viestiminen



Kaupungin sisäisen viestinnän tärkeimmät työkalut ovat intra sekä hankintatoimen ohjausryhmä, joka on myös kaupungin ja toimialojen välinen viestintäkanava. Hankintatoimen periaatteita ja linjauksia on tuotu järjestelmien mallipohjiin ja ohjemateriaaleihin sekä koulutuksiin.

Ulkoisen viestinnän keskeisin työkalu on Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi. Blogissa kerrotaan käytännön tietoa hankinnoista ja annetaan ohjeistusta eri toimijoille. Blogia ylläpitää Hämeenlinnan hankintapäällikkö Aapo Korte. Hankintapalvelut on myös aktiivisesti yhteydessä yrittäjäjärjestöihin ja lähettää lehdistötiedotteita.

Hankinnat ja Hämeenlinna -blogi 

Osaamisen kehittäminen strategian pohjalta



Osaamistarvetta on kaikilla alueilla, ja hankintataitoja pyritään jatkuvasti kehittämään. Hämeenlinnassa on pyritty tunnistamaan eri tahojen osaamistarvetta, ja siihen on vastattu sisäisillä koulutuksilla, hankintapalvelut-yksikön tarjoamalla neuvonnalla ja ohjeistuksella sekä mallipohjien ja Hankintakäsikirjan avulla. Käytännön ohjeita sisältävä Hankintakäsikirja ja muut kaupungin sisäiset työkalut ovat tärkeitä tiedonlähteitä hankintojen parissa työskenteleville. Hankintatoimen ohjausryhmän osaamista on pyritty kehittämään myös puhujavierailijoiden avulla.

Strategiset linjaukset ja muutosjohtaminen



Organisaatiossa on yllättävän paljon muutosvalmiutta. Hankintojen osalta ei ole tarvinnut käyttää erityisiä prosesseja muutoksen läpiviemiseksi. Hankintatoimen ohjausryhmän ja hankintapalvelut-yksikön perustamisen ansiosta ihmiset ovat huomanneet, mitä hyvää ne tuovat tullessaan. Myös kaupungin johtoryhmän tuki on edistänyt muutosta.

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTII 

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen



Hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi on kehittämisen kohteena. Tarkoituksena on hakea yleiset suuntaviivat vaikuttavuudelle ja luoda prosessi, jonka avulla voidaan tunnistaa merkittävät hankinnat ja arvioida niiden vaikuttavuutta.

Hankinnoista saadaan tietoa mm. ostolaskudatan ja Cloudia-järjestelmän avulla, eli tietoa on saatavilla, mutta arviointi ei ole vielä kovin systemaattista. Kaupungissa otetaan käyttöön uusi tiedolla johtamisen järjestelmä, joka helpottaa tiedon saatavuutta ja hyödyntämistä.

Tällä hetkellä hankintaperiaatteiden toteutumista arvioidaan vuosittaisissa kehityskeskusteluissa, joissa tarkastellaan tavoitteiden toteutumista. Hankintatoimi lähettää tarjouskilpailuun osallistuneille tyytyväisyyskyselyitä, jonka kautta saadaan tietoa siitä, mikä meni hyvin ja missä on vielä kehitettävää. Myös muita kyselyitä hyödynnetään. 

Lisätietoa



Hämeenlinna on tullut tunnetuksi erityisesti vaikuttavuuden hankkimisesta ja innovatiivisista hankintamenettelyistä sosiaalisen kestävyyden saralla. Vuosikymmenen aikana se on vahvistanut hankintojen valmistelun resursseja, kehittänyt mittareita sekä luonut työnjakoa, jossa luottamushenkilöt linjaavat hankintojen teon periaatteet, mutta viranhaltijat tekevät hankintapäätökset.“Esimerkiksi ikäihmisten palveluissa tärkeä merkitys on ollut tilaaja-tuottaja-mallin käyttöönotolla sekä pysyvän vuoropuhelun synnyttämisellä tilaajan ja tuottajina toimivien yksityisten ja julkisten palveluntarjoajien välillä”, kertovat Hämeenlinnan kaupunginhallituksen puheenjohtaja Sari Rautio ja tulosaluejohtaja Leena Harjula. 

Katso alta Sarin ja Leenan haastattelu.