Hankintojen johtaminen

Hankintojen strategisuuden arviointi, seuranta ja tiedolla johtaminen HanSa-järjestelmän avulla - Case Espoon kaupunki

Lepäävaaran ilamsta käsin, kuvituskuva
Kuva: Espoon kaupunki

Taustatiedot ja tavoitteet

Espoossa on otettu käyttöön vuonna 2019 hankinnan hallinnan järjestelmä HanSa, jonka tavoitteena on mahdollistaa tiedolla johtaminen. Se myös varmistaa, että hankintaprosessi sujuu tarpeesta maksuun, mahdollistaa hankintojen yleisten tavoitteiden työstäminen hankintakohtaisesti ja raportoinnin näiden osalta. Se on myös järjestelmä, jossa yhden reitin kautta voidaan hyödyntää, syöttää ja siirtää muihin järjestelmiin tietoja toimittajista, sopimuksista, hankinnoista ja tilausohjeista. Lisäksi järjestelmän käyttö tukee kaupungin tavoitetta yhteisen big datan keräämisestä ja hyödyntämisestä. Tavoitteena on tulevaisuudessa tarkastella toteutuneita ostoja toimittajittain ja sopimuksittain.   

HanSa-järjestelmä kokoaa yhteen hankinnan tiedot ja hankintadokumentit. Se sisältää tiedot suunnittelusta, seurannasta ja raportoinnista. Lisäksi sillä on rajapinta Teamsiin tiimin työskentely-, keskustelu- ja asiakirjojen muokkauksen alustana sekä Sharepointiin, jossa asiakirjat säilytetään (katso alla oleva kuva).

HanSa-järjestelmä tuo yhteen hankinnan tiedot ja hankintadokumentit. Kuvakaappaus HanSa-järjestelmästä sekä Teams- ja Sharepoint-alustoista.

Hankintojen strategiset linjaukset

 HanSa-järjestelmään on sisäänrakennettu vaikuttavuuden arvioinnin työkalu, jonka avulla voidaan seurata Espoon strategiassa (Espoo-tarina) esitettyjen tavoitteiden toteutumista hankinnoissa. Työkalun avulla kaupungin strategiset tavoitteet juurrutetaan hankintojen elinkaareen. 

HanSa-järjestelmän tavoitteena on juurruttaa kaupungin strategiset tavoitteet hankinnan elinkaareen.

Espoossa käydään läpi HanSa-järjestelmän vaikuttavuuden arviointityökalulla jokainen hankintakeskuksen toteuttama, kynnysarvot ylittävä hankinta - rakennusurakat pois lukien.

Arvioinnissa pohditaan, miten yksittäinen hankinta voi edistää organisaation Espoo-tarinassa esitettyjä strategisia tavoitteita. Näitä ovat taloudellinen, ekologinen, sosiaalinen ja kulttuurinen kestävyys, yritys- ja työllisyysvaikutukset, edelläkävijyys sekä asukas- ja asiakaslähtöisyys. Näiden läpikäyminen auttaa tunnistamaan, miten hankinnalla voidaan edistää tavoitteita suhteessa aikaisempaan. 

HanSa-järjestelmän arviointityökalulla hankinnan vaikuttavuutta arvioidaan jokaisen strategisen tavoitteen näkökulmasta luokitteluasteikolla -2 suuri negatiivinen vaikutus, -1 kohtuullinen negatiivinen vaikutus, 1 kohtuullinen positiivinen vaikutus ja 2 suuri positiivinen vaikutus.

Hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi

Arviointi toteutetaan yhteistyössä toimialajohdon kanssa eli hankinnan valmistelutyöryhmässä. Valmistelutyöryhmä koostuu hankintakeskuksen ja toimialan edustajista. Se valmistelee hankinnan Espoo-tarinan kehikkoa hyödyntäen ja sovittaa organisaation strategiset tavoitteet hankinnan tavoitteiksi. Valmisteluprosessissa toteutetaan myös yhteistyötä markkinavuoropuhelujen kautta markkinoiden osaamisen ja mahdollisuuksien tunnistamiseksi. Tämä tapahtuu esimerkiksi selvittämällä, miten toimittaja voisi huomioida hankinnassa hiilineutraaliuden ja kiertotalouden tyyppisiä näkökulmia.  

Arviointi tehdään systemaattisesti jokaiselle yksittäiselle hankinnalle, ja sen lopputulos viedään tarjouspyyntöön ja sopimukseen. Tulosten raportointi perustuu allekirjoitettujen sopimusten loppuraporttiin. Raportointi on mahdollista toteuttaa organisaatio-, toimiala- ja kategoriatasolla.   

Raportointi näkymässä voidaan tutkia esimerkiksi sitä, kuinka suuressa osassa hankinnoista on huomioitu sosiaalisen kestävyyden tavoitteet​ tai mikä on vaikutusten suuruusluokka lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

Haasteet ja kehitysnäkymät 

Espoon kattavan hankintojen hallintaprosessin haasteena on tunnistaa erilaisissa hankinnoissa kaikki ne ulottuvuudet, joissa vaikuttavuustavoitteita voidaan edistää. Tämä vaatisi eri teema-alueiden erityisasiantuntemuksen tarvetta, esimerkiksi tuotteiden kemikaalien osalta.  Espoossa jatkokehityksen kohteena on sopimuskauden seuranta vaikuttavuustavoitteiden toteutumisen seuraamiseksi. Se sisältää sopimushallinnan kehittämisen seurannan kehittämisen prosessia ja työtapoja kehittämällä sekä hankintojen todellisten  vaikutusten arvioinnin.

Lisätietoa

Alla olevasta linkistä pääset kehityspäällikkö Veera Lavikkalan videoituun esitykseen, jossa hän kertoo Espoon kaupungin hankintojen vaikuttavuuden seurannasta HanSa-järjestelmän avulla.

Hankintojen vaikuttavuuden seuranta

Alla olevasta Espoon kaupungin videosta löydät lisätietoa kaupungin hankintatoimesta.

Espoo - hankinnan edelläkävijä

tags