Hankintojen johtaminen

Hankintojen kehittäminen ja innovatiivisuus hankinnoissa - Case Lappeenranta

Saimaan kanava.
Kuva: Petri Tulkki, Robodrones Oy

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Lappeenrannan kaupunki 

Hankintojen kehittämisen taustaa

Lappeenrannan hankintapalvelut toimii myös Etelä-Karjalan maakunnallisena hankintayksikkönä, eli se vastaa maakunnan hankintojen kilpailuttamisesta sekä sopimustenhallinnasta. Hankintayksikön toimintaa ohjaa Lappeenranta 2033 -strategia, jossa määritetään myös hankintoja koskevat strategiset tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit. 2017 valmistunutta kaupunkistrategiaa laadittaessa herättiin hankintojen kehittämiseen. Kuntien budjetti rakentuu suurimmaksi osin henkilöstömenoista ja hankinnoista, joten hankintojen strateginen suunnittelu on vaikuttavuuden kannalta tärkeää.

Katso sivun lopusta video, jossa strategiajohtaja Markus Lankinen ja hankintajohtaja Aki Fihlman kertovat kaupungin hankintojen kehittämisestä.

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut

Lappenrannassa tehdään hankintapotentiaalin sekä työllistämisvaikutusten selvityksiä kahden vuoden välein. Hankintapotentiaalin selvityksissä tarkastellaan hankintojen pohjautumista Lappeenrantaan, maakuntaan, muualle Suomeen tai ulkomaille. Lappeenranta osallistui lukukaudella 2019-2020 KEINO-akatemiaan eli julkisten hankintojen kehittämisohjelmaan, josta tarttui mukaan spend-analyysi ja hankintojen analysointijärjestelmä Hankintapulssi. Hanselin Hankintapulssin avulla tutkitaan hankintoja kategorioittain: mihin ostot suuntautuvat, toimittajien ja ostolaskujen lukumäärät sekä hankinnoista syntyvien hiilidioksidipäästöjen suuruus.

Lappeenrannan kaupungilla, Lappeenrannan teknillisellä yliopistolla ja Imatran kaupungilla on käynnissä yhteinen kehittämisprojekti: viiden vuoden ostolaskudata syötetään KNIVE analytics -ohjelmistoon, ja kerätystä datamassasta pyritään löytämään vaikuttavuutta spend-analyysin keinoin.

Lappeenrannan hankintojen kokonaisarvo on noin 250 miljoona euroa, joista kilpailutettavien hankintojen osuus on 90 miljoonaa euroa.

Hankintojen ja hankintatoiminnan
analysoinnin keskeiset tulokset

Lappeenrannassa tehdään vuosittain hankintoja noin 250 miljoonalla eurolla, josta kilpailutettavien hankintojen osuus on noin 90 miljoonaa. Kaupungin hankintojen hiilijalanjälki on noin 46 miljoonaa kiloa vuodessa. Lappeenranta on HINKU-kunta, eli sen tavoitteena on 80 prosentin päästövähennys vuoteen 2030 mennessä vuoden 2007 tasosta.

Lappeenrannan suurin hankintakategoria on rakennusten ja alueiden ylläpito, jonka kustannukset olivat vuonna 2019 noin 10 miljoonaa euroa. Rakentamisen kustannukset olivat 2,2 miljoonaa ja asiantuntijatoimistojen ja asiakaspalveluiden ostot 5,3 miljoonaa.

Kaupungin hankintapalveluiden keskeinen vahvuus on osaava ja innostunut organisaatio. Hankintoja suunnitellaan aktiivisesti ja huomattavasti aikaisemmassa vaiheessa kuin ennen, ja yrittäjät on otettu mukaan vuoropuhelun avulla, jotta tieto tulevista hankinnoista välittyy mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Kaupungin hankintatoimen kehittämiskohteena on hankintojen vaikuttavuuden arviointi.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Lappeenrannan hankintapalvelujen toimintaa ohjaa Lappeenranta 2033 -strategia sekä hankintaohjeet, joiden lisäksi valmistellaan asiakirjaa hankintalinjauksista, joissa määritellään hankintojen valmistelussa huomioitavat seikat.

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Lappeenrannan keskeisimmät hankintoja ohjaavat strategiset linjaukset on jaettu neljään osaan:

Ympäristö- ja työllisyysvaikutusten huomioiminen hankinnoissa

  • Hankintojen ympäristö- ja työllisyysvaikuttavuuden arvioinnin analytiikkaa kehitetään antamaan ajantasaista tietoa.

Maakunnallisten ja innovatiivisten hankintojen osuus hankinnoissa kasvaa

  • Ohjataan ja kannustetaan toimialoja hankintojen aikatauluttamiseen ja aikaistamiseen hankintakalenterin avulla.

Hankintojen vaikuttavuuden arviointi ohjaa hankintojen suunnittelua

  • Kaupungin ostodata analysoidaan. Hankinnat luokitellaan euromääräisten volyymien mukaisesti ja tietoa hyödynnetään hankintojen vaikuttavuuden arviointiin.

Hankintojen kokonaistaloudellinen vaikutus kasvaa

  • Sähköinen hankintaprosessi "kilpailutuksesta arkistointiin" sekä Cloudia-sopimushallinnan täysimääräinen hyödyntäminen ja jalkauttaminen toimialoille.

Strategisten linjausten laadinnan prosessi

Lappeenrannan hankintapalveluille myönnettiin 115 000 euroa strategiarahaa, jolla käynnistettiin digitalisointiprojekti ja rekrytoitiin strategiasuunnittelija. Lappeenranta 2033 -strategian laatimiseen osallistettiin koko kaupungin henkilökunta ja toimialat sekä kaupungin asukkaat. Toimialoille järjestettiin työpajoja ja kuntalaiset osallistettiin strategian suunnitteluun nettipohjaisella kyselyllä. Strategia laadittiin kaupunginvaltuustolle, joka hyväksyi sen vuonna 2017.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Lappeenrannan toimeenpanosuunnitelma on sisällytetty kaupunkistrategiaan, ja sitä tarkennetaan vuosittaisilla toimenpiteillä, joilla pyritään strategiassa määritettyihin tavoitteisiin. Kaikki asetetut tavoitteet ovat yhtä tärkeitä, ja niiden saavuttamiseksi määritetyille toimenpiteille on nimetty vastuutahot sekä tavoiteajat.

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja resurssien uudenlainenkohdentaminen

Keskeisimmät toimintatapojen muutokset koskevat hankintaprosessin sähköistymistä sekä markkinavuoropuheluiden lisääntymistä. Markkinavuoropuhelut ovat tulleet osaksi hankintayksikön arkea, ja niitä käydään aiempaa enemmän.

Hankintastrategian myötä hankintapalvelut saivat lisää resursseja, jotka kohdentuivat hankintojen aikaisempaan suunnitteluun.

Strategisista linjauksista viestiminen

Strategisista linjauksista viestittiin kaupunkistrategian julkaisun yhteydessä. Yksittäisten hankintojen kohdalla viestintä painottuu suunnitteluvaiheeseen, jolloin viestitään myös strategisista tavoitteista ja toimenpiteistä.

Osaamisen kehittäminen strategian pohjalta

Kaupungin hankinta-asiantuntijat ovat tunnistaneet heikommin tunnettuja osa-alueita ja kehittäneet osaamistaan kursseilla. Hankintatoimi on hyödyntänyt tehokkaasti organisaation sisäistä asiantuntemusta esimerkiksi työkoneiden ja liikennepalveluiden sekä kulkuneuvohankintojen vaatimuksien määrittelyssä.

Strategiset linjaukset ja muutosjohtaminen

Sähköisten järjestelmien käyttöönotossa varmistettiin, että muutos kohtelee kaikkia samalla tavalla ja toiminnot pysyvät samankaltaisina.

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen 

Hankintojen vaikutuksia ja vaikuttavuutta mitataan hankintastrategiaan kirjatuilla mittareilla sekä laadullisesti että määrällisesti. Hankintajohtaja arvioi linjauksia neljännesvuosittain tai vähintään puolivuosittain.

Hankintoja seurataan kategorisesti Excel-taulukoihin kerätyn datan avulla. Lappeenrannassa mitataan seuraavia tekijöitä:

  • asiakastyytyväisyys
  • talouden muutos
  • työllistetyt nuoriso- ja pitkäaikaistyöttömät
  • ympäristövaikutukset, esimerkiksi hiilipäästöjen muutokset
  • paikallisten hankintojen osuus kokonaishainkinnoista (vuoden 2020 tavoite 50 prosenttia)
  • innovatiivisten hankintojen osuus kokonaishankinnoista (vuoden 2019 tavoitteeksi asetettiin vähintään 5 prosenttia)
  • hukkatyöaika
  • ohiostot
  • kustannustehokkuus
  • palveluiden laatu

Lisätietoa

Lappeenrannan kaupunki on tullut tunnetuksi muun muassa ennakkoluulottomana uusiutuvien energiamuotojen käyttöönottajana. Kaupungin hankintoja onkin kehitetty miljoonien erillisrahoituksella ja uusilla rekrytoinneilla. “Tärkeää on ollut käydä keskusteluja alueen yritysten ja korkeakoulujen kanssa ja valmistella tulevia hankintoja hyvissä ajoin. Hankinnoissa piilee valtava taloudellinen mahdollisuus. Myös erehdyksistä opitaan”, kertovat kaupungin strategiajohtaja Markus Lankinen ja hankintajohtaja Aki Fihlman.”

Katso alta Markuksen ja Akin haastattelu.

tags