Bonus-sanktiomalli ikäihmisten tehostetun palveluasumisen hankinnassa – Case Oulu

ikäihmisen toimintakyky-banneri

TAUSTATIEDOT 

Hankkija   

hankinnan kohde-symboli

Oulun kaupunki 

Hankinnan kohde

Ikäihmisten tehostettu palveluasuminen ostopalveluna    

Hankinnan arvo  

~ 32 miljoonaa euroa 

tavoitesymboli

Hankinnan tavoite  

  • ikäihmisen hyvä elämänlaatu ja tyytyväisyys omaisineen/läheisineen 

  • säilyttää ikäihmisen toimintakyky mahdollisimman pitkään 

  • kokonaistaloudellisuus 

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat   

  • osallistujat -symboli

    Oulun kaupunki 

  • Ulkopuolinen konsultti 

Hankintamenettely  

Avoin menettely  

Hankinnan taustaa

taustaa-symboli

Vuonna 2013 Haukipudas, Kiiminki, Yli-Ii, Oulunsalo ja Oulu yhdistyivät yhdeksi kaupungiksi, jolloin uuden kunnan vanhusten ympärivuorokautisen hoidon paikkatarve lisääntyi. Tehostetun palveluasumisen uudelle hankinnalle oli tarve kuntaliitosten myötä, sillä sopimuskaudet Oulun kaupungin ja Kiimingin kunnan palveluasumisen tuottajien kanssa olivat samanaikaisesti päättymässä.  

Tehostettu palveluasuminen on tarkoitettu ikäihmisille, jotka tarvitsevat hoivaa ja huolenpitoa ympäri vuorokauden. Tehostetun palveluasumisen yksikössä henkilöstöä on paikalla ja palveluja järjestetään asiakkaan tarpeen mukaisesti ympärivuorokautisesti. Palvelun asiakkaina ovat pääsääntöisesti ikääntyneet henkilöt, jotka eivät voi enää asua omassa kodissaan sinne annettavan tehostetun kotihoidon palvelujen turvin ja joiden toimintakyky on alentunut fyysisistä, psyykkisistä, sosiaalisista tai kognitiivisista syistä.  

Hankinnan sopimuskausi 

Hankinnan varsinainen sopimuskausi ajoittui aikavälille 2013-2016. Lisäksi sopimusta oli mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena molempien osapuolien niin halutessa. Vuoden 2019 lopussa osa toimittajista on irtisanonut sopimuksen, ja osalla se on edelleen voimassa. 

hankintaprosessi-symboli

HANKINTAPROSESSI 

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu   

Tarjoajille järjestettiin hankintaan liittyvä infotilaisuus, jossa palveluntuottajilla oli mahdollisuus esittää hankintaan ja tarjouspyyntöasiakirjoihin liittyviä kysymyksiä sekä antaa palautetta uudenlaisesta hankintamallista ja bonus-sanktio-järjestelmistä. Varsinaiseen tarjouspyyntöön saatiin yhteensä 21 tarjousta. 

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet  

vaatimukset-symboli

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavasti: 

  • asiakastyytyväisyys 15% 

  • asiakkaan toimintakyvyn säilyminen 15% 

  • tarjoushinta 70% 

Palveluntarjoajien tuli esittää lupaukset asiakastyytyväisyydelle (asteikolla 1-5) sekä asiakkaan fyysisen toimintakyvyn säilyttämiselle tai parantumiselle (prosentteina sopimukseen kuuluvien asiakkaiden määrästä). Tarjous hylättiin suoraan, jos asiakastyytyväisyydelle annettu lupaus oli alle 2,5 pistettä. Tarjous hylättiin myös, jos toimintakyvyn säilyvyydelle annettu lupaus oli alle 50 %. 

Sopimusehdot  

Sopimuksessa käytettiin kannusteena bonus- ja sanktiojärjestelmää. Bonuksia sai, jos tuotettu palvelu ylitti tarjouksessa annetut lupaukset ja sanktiot määräytyivät puolestaan silloin, kun tuotettu palvelu alitti annetut lupaukset.  

Bonukset ja sanktiot määräytyivät asukkaiden toimintakyvyn säilymisen osalta seuraavasti: 

Asukkaiden toimintakyvyn säilyminen (suhteellinen osuus kohdejoukosta) 

Tarjotun toimintakyvyn säilyminen (TA) ylittyy 

Bonus (%) vuosilaskutuksesta 

Sanktio (%) vuosilaskutuksesta 

TA +≥ 20% (maksimi bonus) 

4,0 

 

TA +≥ 15% 

3,0 

 

TA +≥ 10% 

2,0 

 

Tarjottu toimintakyky alle ± 10% 

Ei bonusta 

Ei sanktiota 

Tarjotun toimintakyvyn säilyminen (TA) alittuu 

 

 

TA -≥ 10% 

 

3,0 

TA -≥ 15% 

 

4,5 

TA -≥ 20% (maksimi sanktio) 

 

6,0 

Asiakastyytyväisyyden arvioinnista osana bonus- ja sanktiojärjestelmää luovuttiin sopimuskauden aikana, koska asiakastyytyväisyyskyselyn vastausprosentti jäi toistuvasti liian alhaiseksi.  

Mahdolliset haasteet  

Asiakastyytyväisyys ei toiminut kaikilta osin laadun mittarina, koska kaikki asukkaat eivät itse pystyneet vastaamaan kysymyksiin ja näin ollen ei saavutettu riittävää vastausprosenttia. Toimintakykymallin rakentamisessa puolestaan onnistuttiin hyvin, mutta mittariston laatiminen etukäteen vaati hankintayksiköltä paljon taustatyötä. Palveluhankinnoissa haasteeksi nousee usein luvatun palvelutason seuraaminen.  

hyödyt-symboli

Tulokset /Vaikutukset  

Kokonaisuutena hankinnan kerrotaan olleen onnistunut ja kaupunki sai hinta-laatusuhteeltaan vaikuttavan palvelukokonaisuuden. Hankinnassa käytetty kannustinmalli toimi halutulla tavalla erityisesti asukkaiden toimintakyvyn säilymisen mittaamisen osalta. Bonus- sanktiojärjestelmän käyttäminen herätti kiinnostusta myös muissa kunnissa. 

Sopimuskauden aikana palveluntarjoajien tehtäviin kuuluu seurata ikäihmisten fyysistä toimintakykyä säännöllisesti ADL-Mittaristoa hyödyntäen. ADL-Mittaritulosten avulla saadaan tietoon asiakkaiden toimintakyvyssä tapahtuvat muutokset (parantuminen, säilyminen, heikentyminen), ja sen pohjalta palveluntarjoajat saavat joko bonuksia tai sanktioita. Lisäksi Oulun kaupunki suorittaa valvontakäyntejä palveluyksiköihin luvatun laatutason varmistamiseksi. 

hankkijan kommentti -symboli

Hankkijan kommentti (Opittua)  

Hankinnan huolellinen valmistelu on tärkeää koko hankintaprosessin onnistumisen kannalta.  Palvelukuvauksen tekemisessä kannattaa hyödyntää laajasti eri asiantuntijoita sekä osallistaa toimittajakenttää mukaan suunnitteluun. Laatuvaatimusten osalta mittaamiskäytänteiden tulee olla riittävän yksinkertaiset, jotta laadunvalvonta on aidosti toteutettavissa.  

Keinot kiertoon  

Bonus- sanktiomalli kannustaa palveluntarjoajia tekemään entistä tavoitteellisempaa työtä kuntouttavan hoitotyön eteen. Hankinnassa käytetyn kannustinmallin kerrotaan toimineen erityisen hyvin ikäihmisten toimintakyvyn säilyttämisen osalta.   

Lisätietoja  

Markku Mattila, Oulun kaupungin tilaaja-asiantuntija: markku.mattila@ouka.fi