Bonus-sanktiomalli ikäihmisten tehostetun palveluasumisen hankinnassa – Case Oulu

TAUSTATIEDOT

Hankkija  

Oulun kaupunki

Hankinnan kohde

Ikäihmisten tehostettu palveluasuminen ostopalveluna   

Hankinnan arvo 

~ 32 miljoonaa euroa

Hankinnan tavoite 

ikäihmisen hyvä elämänlaatu ja tyytyväisyys omaisineen/läheisineen

säilyttää ikäihmisen toimintakyky mahdollisimman pitkään
kokonaistaloudellisuus

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat  

Oulun kaupunki

Ulkopuolinen konsultti

Hankintamenettely 

Avoin menettely

Hankinnan taustaa

Vuonna 2013 Haukipudas, Kiiminki, Yli-Ii, Oulunsalo ja Oulu yhdistyivät yhdeksi kaupungiksi, jolloin uuden kunnan vanhusten ympärivuorokautisen hoidon paikkatarve lisääntyi. Tehostetun palveluasumisen uudelle hankinnalle oli tarve kuntaliitosten myötä, sillä sopimuskaudet Oulun kaupungin ja Kiimingin kunnan palveluasumisen tuottajien kanssa olivat samanaikaisesti päättymässä.

Tehostettu palveluasuminen on tarkoitettu ikäihmisille, jotka tarvitsevat hoivaa ja huolenpitoa ympäri vuorokauden. Tehostetun palveluasumisen yksikössä henkilöstöä on paikalla ja palveluja järjestetään asiakkaan tarpeen mukaisesti ympärivuorokautisesti. Palvelun asiakkaina ovat pääsääntöisesti ikääntyneet henkilöt, jotka eivät voi enää asua omassa kodissaan sinne annettavan tehostetun kotihoidon palvelujen turvin ja joiden toimintakyky on alentunut fyysisistä, psyykkisistä, sosiaalisista tai kognitiivisista syistä.

Hankinnan sopimuskausi

Hankinnan varsinainen sopimuskausi ajoittui aikavälille 2013-2016. Lisäksi sopimusta oli mahdollista jatkaa toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena molempien osapuolien niin halutessa. Vuoden 2019 lopussa osa toimittajista on irtisanonut sopimuksen, ja osalla se on edelleen voimassa.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  

Tarjoajille järjestettiin hankintaan liittyvä infotilaisuus, jossa palveluntuottajilla oli mahdollisuus esittää hankintaan ja tarjouspyyntöasiakirjoihin liittyviä kysymyksiä sekä antaa palautetta uudenlaisesta hankintamallista ja bonus-sanktio-järjestelmistä. Varsinaiseen tarjouspyyntöön saatiin yhteensä 21 tarjousta.

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet 

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavasti:

asiakastyytyväisyys 15%

asiakkaan toimintakyvyn säilyminen 15%
tarjoushinta 70%

Palveluntarjoajien tuli esittää lupaukset asiakastyytyväisyydelle (asteikolla 1-5) sekä asiakkaan fyysisen toimintakyvyn säilyttämiselle tai parantumiselle (prosentteina sopimukseen kuuluvien asiakkaiden määrästä). Tarjous hylättiin suoraan, jos asiakastyytyväisyydelle annettu lupaus oli alle 2,5 pistettä. Tarjous hylättiin myös, jos toimintakyvyn säilyvyydelle annettu lupaus oli alle 50 %.

Sopimusehdot 

Sopimuksessa käytettiin kannusteena bonus- ja sanktiojärjestelmää. Bonuksia sai, jos tuotettu palvelu ylitti tarjouksessa annetut lupaukset ja sanktiot määräytyivät puolestaan silloin, kun tuotettu palvelu alitti annetut lupaukset.

Bonukset ja sanktiot määräytyivät asukkaiden toimintakyvyn säilymisen osalta seuraavasti:

Asukkaiden toimintakyvyn säilyminen (suhteellinen osuus kohdejoukosta)
Tarjotun toimintakyvyn säilyminen (TA) ylittyy	Bonus (%) vuosilaskutuksesta	Sanktio (%) vuosilaskutuksesta
TA +≥ 20% (maksimi bonus)	4,0
TA +≥ 15%	3,0
TA +≥ 10%	2,0
Tarjottu toimintakyky alle ± 10%	Ei bonusta	Ei sanktiota
Tarjotun toimintakyvyn säilyminen (TA) alittuu
TA -≥ 10%		3,0
TA -≥ 15%		4,5
TA -≥ 20% (maksimi sanktio)		6,0

Asiakastyytyväisyyden arvioinnista osana bonus- ja sanktiojärjestelmää luovuttiin sopimuskauden aikana, koska asiakastyytyväisyyskyselyn vastausprosentti jäi toistuvasti liian alhaiseksi.

Mahdolliset haasteet 

Asiakastyytyväisyys ei toiminut kaikilta osin laadun mittarina, koska kaikki asukkaat eivät itse pystyneet vastaamaan kysymyksiin ja näin ollen ei saavutettu riittävää vastausprosenttia. Toimintakykymallin rakentamisessa puolestaan onnistuttiin hyvin, mutta mittariston laatiminen etukäteen vaati hankintayksiköltä paljon taustatyötä. Palveluhankinnoissa haasteeksi nousee usein luvatun palvelutason seuraaminen.

Tulokset /Vaikutukset 

Kokonaisuutena hankinnan kerrotaan olleen onnistunut ja kaupunki sai hinta-laatusuhteeltaan vaikuttavan palvelukokonaisuuden. Hankinnassa käytetty kannustinmalli toimi halutulla tavalla erityisesti asukkaiden toimintakyvyn säilymisen mittaamisen osalta. Bonus- sanktiojärjestelmän käyttäminen herätti kiinnostusta myös muissa kunnissa.

Sopimuskauden aikana palveluntarjoajien tehtäviin kuuluu seurata ikäihmisten fyysistä toimintakykyä säännöllisesti ADL-Mittaristoa hyödyntäen. ADL-Mittaritulosten avulla saadaan tietoon asiakkaiden toimintakyvyssä tapahtuvat muutokset (parantuminen, säilyminen, heikentyminen), ja sen pohjalta palveluntarjoajat saavat joko bonuksia tai sanktioita. Lisäksi Oulun kaupunki suorittaa valvontakäyntejä palveluyksiköihin luvatun laatutason varmistamiseksi.

Hankkijan kommentti (Opittua) 

Hankinnan huolellinen valmistelu on tärkeää koko hankintaprosessin onnistumisen kannalta. Palvelukuvauksen tekemisessä kannattaa hyödyntää laajasti eri asiantuntijoita sekä osallistaa toimittajakenttää mukaan suunnitteluun. Laatuvaatimusten osalta mittaamiskäytänteiden tulee olla riittävän yksinkertaiset, jotta laadunvalvonta on aidosti toteutettavissa.

Keinot kiertoon 

Bonus- sanktiomalli kannustaa palveluntarjoajia tekemään entistä tavoitteellisempaa työtä kuntouttavan hoitotyön eteen. Hankinnassa käytetyn kannustinmallin kerrotaan toimineen erityisen hyvin ikäihmisten toimintakyvyn säilyttämisen osalta.

Lisätietoja 

Markku Mattila, Oulun kaupungin tilaaja-asiantuntija: markku.mattila@ouka.fi

Materiaali

14.3.2023