Aurinkovoimaloiden dynaamisen hankintajärjestelmän kilpailutus ja markkinakartoitus - Case Hansel Oy

Aurinkovoimala ja suunnittelijoita työssään.

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Kaikki julkiset hankintayksiköt, kuten kunnat, valtio ja seurakunnat. Dynaamisen hankintajärjestelmän perusti Hansel Oy.

Hankinnan kohde

Aurinkovoimalat asennettuina (myös ppa-sopimukset) sekä muut aurinkovoimaloihin liittyvät tuotteet ja palvelut, kuten esimerkiksi suunnittelu, seurantajärjestelmät ja komponentit.

Hankinnan arvo

55 000 000 €

tavoite

Hankinnan tavoite

Aurinkovoimaloiden dynaamisen hankintajärjestelmän tavoite on tarjota kaikille julkisille hankintayksiköille helppo ja luotettava tapa hankkia kaiken kokoiset aurinkopaneelijärjestelmät ja -voimalat sekä kaikki niihin tarvittavat oheistuotteet ja -palvelut. Aurinkovoimaloita hankitaan pääsääntöisesti vähentämään päästöjä ja pienentämään sähkölaskua. Aurinkovoimaloiden suunnittelu, asennus ja huolto sekä niiden komponenttien valmistus tuovat työtä Suomeen ja etenkin PK-sektorille. Hanselin dynaamisessa hankintajärjestelmässä mukana olevat toimittajat ovat sitoutuneet Hanselin Code of Conductiin. Tämä sitouttaa toimittajat ja heidän alihankkijansa myös sosiaalisesti vastuulliseen hankintaan.

Hankintamenettely

Avoin hankintamenettely

Hankinnan taustaa

taustaa

Lappeenrannassa tehtiin kesällä 2013 omakotiasukkaille aurinkovoimaloiden yhteishankinta. Hanketta vetänyt Vesa-Matti Puro esitteli konseptinsa Suomen ympäristökeskuksen koordinoimalle Hinku-verkostolle (hiilineutraalit kunnat), joka lähti pilotoimaan vastaavaa ensin Varsinais-Suomessa ja sittemmin myös muualla sekä omakotitaloasujille että myös kuntaorganisaatioille. Muutaman pienemmän yhteishankinnan jälkeen Syke keräsi kymmenien kuntien nipun ja pyysi kilpailutusapua KL-Kuntahankinnoilta. Kuntahankinnat kilpailutti neljän vuoden mittaisen puitejärjestelyn, jonka kautta kymmenet kunnat ja muut julkiset hankintayksiköt hankkivat kaikki aurinkovoimalansa 2020 marraskuuhun asti. Hanselin perustama dynaaminen hankintajärjestelmä on jatkoa tälle työlle ja hankinnalle.

prosessi

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu

Hansel Oy kilpailutti aurinkovoimaloiden dynaamisen hankintajärjestelmän vuonna 2020. Kategoriapäällikkö Pasi Tainio toteutti markkinakartoituksen perusteellisesti.

VAIHE 1: Markkinoilla olevien vaihtoehtojen kartoittaminen

Aurinkovoimaloiden toimittajakartoituksen tekemisen lähtökohdat olivat hyvät, sillä alan toimijat olivat melko hyvin tuttuja jo vuosien takaa. Joidenkin kanssa oli tehty yhteisiä projekteja, ja moneen oltiin törmätty alan tapahtumissa. Haastetta toi se, että ala kasvaa ja kehittyy hyvin nopeasti ja uusia toimijoita syntyy jatkuvasti. Kategoriapäällikkö päättikin lähestyä alan tärkeitä sidosryhmiä, kuten energianeuvontaa harjoittavan Motivan, alan edunvalvontajärjestö Lähienergialiiton, aurinkovoimaa edistäneen hankkeen Finsolarin sekä energiatukia hallinnoivan Business Finlandin aurinkovoimaloiden kanssa työskenteleviä henkilöitä. Näistä lähteistä saatiin melko kattava ja ajantasainen lista alan yrityksistä. Motivan aurinkosähköäkotiin.fi verkkosivusto osoittautui oivaksi avuksi etenkin eri alueilla toimivien yritysten toiminta-alueen hahmottamiseen.

VAIHE 2: Markkinoiden informointi

Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus Hilmaan. Ennakkoilmoitus herätti myös muutaman aiemmin tuntemattoman toimijan mukaan markkinakartoitukseen.  

Markkinakartoituksen pohjalta tavattiin toimittajat. Ennakkoon valmisteltu kysymyspatteristo käytiin läpi kaikkien toimittajien kanssa. Valmiista kysymyspatteristosta huolimatta keskustelua käytiin myös muista relevanteista teemoista. 

Valmiit kysymykset käsittelivät itse yrityksen toimintaa esimerkiksi olemassa olevan asiakaskunnan, yrityksen koon, alalla toimimisen historian sekä aurinkovoimaloiden asennustyössä tyypillisesti käytettävän alihankkijaverkoston osalta. Lisäksi kysyttiin yrityksen tarjoomasta: millaista asiakaskuntaa ja mitä asiakassegmenttejä yritys palvelee ja onko yritys vastaanottanut tuotteisiinsa tai palveluihinsa kohdistuneita reklamaatioita. Kysymykset käsittelivät myös konkreettisesti yrityksen tarjoamia tuotteita, kuten voimaloissa käytettäviä komponentteja ja niiden valmistusmaata. 

Hankinnan vaikuttavuustavoitteiden asettamiseksi ja mitoittamiseksi selvitettiin esimerkiksi yritysten toiminnan ISO-standardeja ja sitä, miten tarjoajat huomioivat jo nyt ympäristövastuullisuuden merkityksen liiketoiminnassaan. Toimittajamarkkina-analyysiä tukemaan kutakin tarjoajaa pyydettiin nimeämään keskeisimpiä kilpailijoitansa. Näin hankintayksikkö kykeni muodostamaan kokonaisvaltaisen käsityksen siitä, mitä yrityksiä markkinoilla toimii ja miten yritykset positioituvat suhteessa toisiinsa.

Vaihe 3: Vuorovaikutus kiinnostuneiden tarjoajien kanssa

Markkinakartoituksen jälkeen käynnistettiin varsinainen markkinavuoropuhelu. Markkinavuoropuhelu aloitettiin infotilaisuudella yhteisesti kaikkien tarjoajien kesken. Laajan markkinakartoituksen ja asiantuntijoiden kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen hankintayksiköllä oli jo melko hyvä kuva siitä, mille tasolle hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset on hyvä määrittää.  

Markkinavuoropuhelu hoidettiin kahtena kirjallisena kierroksena. Kummallakin kierroksella tarjoajille annettiin mahdollisuus kommentoida tarjouspyyntöasiakirjojen luonnoksia. Jo ensimmäisellä kierroksella tarjoajille toimitettu materiaali oli hyvin pitkälle valmisteltu.

VAIHE 4: Tulosten huomioiminen hankinnassa

Sekä ensimmäisen että toisen markkinavuoropuhelukierroksen materiaaleihin saatiin erittäin paljon yksityiskohtaisia kommentteja laajalta tarjoajajoukolta.  

Suurin osa kommenteista oli hyviä, ja niistä välittyi halu auttaa hankintayksikköä toteuttamaan parempi hankinta. Arvokkaimpia kommentteja olivat yksityiskohtaiset kommentit, jotka olivat usealla toimittajalla samansuuntaisia. Tällöin hankintayksikkö perehtyi kyseiseen asiaan tarkemmin ja teki tarvittavat muutokset materiaaleihin. 

Kaikkia kommentteja ei otettu suoraan osaksi tarjouspyyntömateriaalia. Joistakin kommenteista välittyi tarjoajan kokemattomuus julkisista hankinnoista: merkittäviäkin asioita ehdotettiin neuvoteltavaksi tapauskohtaisesti tarjoajien ja asiakkaan kesken tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen tai sopimuskaudella. Samoin kommentit, jotka hankintayksikön arvion mukaan olivat selkeitä yrityksiä muokata tarjouspyyntöä juuri kommentoijayritykselle erityisen edulliseksi, jätettiin huomiotta.

Tarpeellisiksi katsottujen muokkausten jälkeen aurinkovoimaloiden dynaamisen hankintajärjestelmän hankintailmoitus julkaistiin.

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet

Hankinnan kohde on määritelty tarkasti komponenttitasolla laadukkaiden voimaloiden saamisen varmistamiseksi. Dynaamisen hankintajärjestelmän luonteeseen kuuluu, että kulloinkin hankintaa tekemässä oleva hankintayksikkö voi painottaa haluamiaan asioita ja kiristää tai väljentää valmista määritelmää.

Vertailuperusteena on tarkan määrityksen mahdollistamana oletuksena halvin hinta, mutta hankintayksikkö voi halutessaan käyttää myös laadullisia vertailuperusteita. Esimerkiksi toimittajan lupaamaa tuottoennustetta voisi käyttää laadullisena vertailuperusteena. Todennus tapahtuisi tässä kuitenkin vasta sopimuskaudella, jolloin tuottoennusteen alitus johtaisi reklamaatioon ja sanktioon, ellei toimittaja onnistuisi kustannuksellaan korjaamaan voimalan tuottoa vastaamaan sovittua.

Sopimusehdot

Ehdoissa on määritelty esimerkiksi toimitusajat sekä vasteajat korjauksille eri tapauksissa. Monet Hanselin asiakkaista ovat oikeutettuja Business Finlandin jakamaan energiatukeen, johon liittyen sopimuksella on myös toimittajia velvoittavia ehtoja asiakkaan tuenhakuprosessin helpottamiseksi. Asiakirjoissa on määritelty myös vähimmäistakuuajat komponenttitasolla.

Mahdolliset haasteet

Hankinta tehtiin hyödyttämään hyvin erilaisia hankkijoita ja tarpeita pienistä suuriin, kokemattomista kokeneisiin ja yksinkertaisista ratkaisuista monimutkaisiin kokonaisuuksiin. Tämän vuoksi määrittelytyötä tehtiin runsaasti, ja myös materiaalia syntyi paljon.

hyödyt

Hyödyt/Tulokset /Vaikutukset

Työn tuloksena syntyi dynaaminen hankintajärjestelmä, joka soveltuu kaikille julkisille hankintayksiköille ja joka takaa korkealaatuiset aurinkovoimalat erilaisille tilaajille.

Toistaiseksi hankinta on saavuttanut tavoitteensa. Jatko riippuu siitä, miten laajasti hankintaa aletaan hyödyntää. Kilpailutusten ja asennusten lukumääriä seurataan koko hankintakauden ajan.

Mahdolliset jatkotoimenpiteet

Hankintojen etenemistä seurataan, dynaamista hankintajärjestelmää markkinoidaan ja asiakirjoja kehitetään tarvittaessa. Myös alan kehitystä seurataan yhdessä toimittajien ja asiakkaiden kanssa.

hankkijan kommentti -symboli

Hankkijan kommentti

Dynaaminen hankintajärjestelmä on vielä melko vieras monelle hankintayksikölle sekä myös toimittajakentälle, joten oppia varmasti tulee, kun hankintakausi etenee. Toimittajille olisi voinut pitää osallistumisvaiheessa useammankin infon, koska heille dynaaminen hankintajärjestelmä oli täysin uusi.

Keinot kiertoon

Hankintamalli voisi toimita myös muihin vastaaviin hankintoihin, esimerkiksi lämpöpumppujen hankintoihin.

Lisätietoja

Hansel - Yhteishankinnat

tags