Vaikuttavuuden kehittäminen TE-palveluhankinnoissa - Case Keski-Suomen ELY-keskus

Ihmisiä pöydän ääressä.

TAUSTATIEDOT  

Hankintaorganisaatio

Keski-Suomen ELY-keskus
  
Hankintojen kehittämisen taustaa

TE-palveluista vastaavia hankinta-asiantuntijoita rohkaistaan Keski-Suomen ELY-keskuksen työllisyys, osaaminen ja kulttuuri- yksikössä oman osaamisen kehittämiseen ja tuetaan kokeilukulttuuria palvelujen sisällöntuotannossa. Systemaattinen hankintatoimen kehittäminen koko yksikön tasolla on vielä verrattain uutta ja vahvistui, kun Keski-Suomen ELY-keskuksen E-vastuualueen asiantuntijoita (yksikön päällikkö, koulutusasiantuntija ja projektipäällikkö) osallistui KEINO-akatemiaan vuonna 2019-2020, jossa organisaation kehittämistehtävänä oli edistää TE-palvelun aikana asiakkaassa tapahtuvien vaikutusten/muutosten tunnistamista ja mittaamista (laadulliset vaikutukset). Näitä laadullisia vaikutuksia ovat esim. itsetunnon vahvistuminen, osaamisen kasvu, urasuunnitteluvalmiuksien ja motivaation kasvu. 

Alkujaan KEINO-akatemian kehittämistehtävän tavoitteena oli konkreettisten toimenpiteiden lisäksi strategisempi tavoite, jossa koko hankintayksikön toimintaa pitää kehittää kattavasti innovatiivisten ja tuloksellisten hankintojen suuntaan. Koronatilanteen vuoksi strateginen kehittäminen jäi kuitenkin vaiheeseen. Tähän palataan hankintayksikössä myöhemmin. Kehittämistyön tähtäimessä on siis palvelujen vaikuttavuuden parantaminen.

Hankintojen vuosittainen arvo 

Keski-Suomen ELY-keskuksen Työllisyys, osaaminen ja kulttuuri- yksikön vuonna 2020 hankkimien palveluiden arvo oli noin 9 miljoonaa euroa. Se pitää sisällään työvoimakoulutukset, valmennuspalvelut, asiantuntija-arvioinnit sekä yhteishankinta- ja rekrytointikoulutukset. 

HANKINTOJEN ANALYSOINTI
 
Prosessit ja työkalut

""

Jokaiselta TE-palvelun hankintakierrokselta jää asiantuntijoille ajatuksia ja kokemuksia, jostain prosessia korjaavasta tai kehittävästä asiasta. KEINO-akatemiaan osallistumisen myötä yksikössä vahvistui ajatus, että prosessista kertyvä tieto toimii hankintojen kehittämisen ja johtamisen pohjana, josta systemaattisia mittareita ja ohjeita laaditaan.

Kokemusten jakamista sekä meneillään oleviin hankintoihin liittyvien erilaisten kysymysten ratkaisemista tehdään säännöllisesti yksikön ”HANKIKANTO”-palavereissa muutaman viikon välein. Kokoukseen osallistuvat kaikki yksikön hankintojen parissa työskentelevät asiantuntijat. Vetovastuu tapaamisista on yksikön tiedolla johtamisen asiantuntijalla ja kokousten asialistasta kootaan yhdessä. Tavoitteena on käydä läpi teemakohtaisesti hankintoihin liittyviä asioita (esim. asiakirjojen yhdenmukaistaminen) ja kehittää hankintaprosessia. Sovitut muutokset viedään käytäntöön tulevissa hankinnoissa. 

Hankintaprosessin ja tiedolla johtamisen välineinä toimivat mm. sähköinen hankintajärjestelmä Cloudia, hankehallintajärjestelmä HHJ (sopimusaikainen toiminta ja sen mukauttaminen) sekä USPA (arkistointiasiat). TE-toimiston asiantuntijoilta saadaan yksilöityä tietoa asiakaskunnasta (esim. koulutus, työttömyyden kesto). 

Syötteitä uusiin avauksiin saadaan eri tavoin, esim. tietopyyntöjen kautta sekä yrityksiltä, palveluntuottajilta ja tapahtumista. Hankintoja analysoidaan ja tarpeita tunnistetaan yhteisissä keskusteluissa. 

Hanselin Hankintapulssia halutaan hyödyntää jossain vaiheessa, mutta hankintayksikön omia hankintoja ei vielä ole saatu erotettua koko organisaation hankinnoista.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset 

Hankinnat on kategorisoitu TE-palveluissa hankittavien/toteutettavien palveluiden mukaan, jotka ovat:

  • työvoimakoulutukset
  • valmennuspalvelut
  • yhteishankintakoulutukset (rekry-, täsmä- ja muutoskoulutukset)

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysointia tukee hiljaisten signaalien tunnistaminen. Yksikön asiantuntijoiden vahvuutena on jatkuva itsensä kehittäminen, osaamisen jakaminen ja monitahoinen osallistaminen ongelmanratkaisuun. Yksikön päällikkö tukee oma-aloitteista opiskelua ja moni osallistuukin mm. ELY-keskusten yhteisiin tapaustorstai-tilaisuuksiin, joissa käsitellään ajankohtaisia hankintaan liittyviä asioita.  Oppeja jaetaan kollegoille, mikä auttaa jatkuvassa hankintojen kehitystyössä. Kestävyysnäkökulman huomioiminen palveluhankinnoissa on osa-alue, josta on vähän kokemusta valtakunnallisesti. Tietosuojalainsäädäntö ja saavutettavuus ovat esimerkkejä aiheista, jotka on tunnistettu kehityskohteiksi.

Hankkiminen prosessina on nopeutunut ja organisaatio on tunnistanut, että tilanteet, joissa hankintatarpeeseen on reagoitava pikaisesti, ovat lisääntyneet. Tämän myötä tekninen hankintaprosessi/-lakiosaaminen on lisääntynyt sisällöllisten osaamistarpeiden ohella. Hankintayksikössä koetaan myös, että sisällöllinen osaaminen on tärkeää pelkän teknisen hankintaosaamisen lisäksi. Hankintojen suunnittelussa tehdään tiivistä yhteistyötä TE-toimiston asiantuntijoiden kanssa. Hankintayksikössä pyritään rakentamaan sellaisia tarjouspyyntöjä, että tarjouksia saataisiin mahdollisimman moninaisilta toimijoilta ja pk-yrityksiltä.  

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET 

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat 

""

Hankintoja ohjaa valtion hankintakäsikirjan sekä kulloinkin voimassa oleva hallitusohjelma. ELY-keskusten strategia- ja tulostavoiteasiakirja (Työ- ja elinkeinoministeriön ohjaus taustalla) määrittelee hankintojen painopisteeksi elinvoiman vahvistamisen, työllisyysasteen nostamisen ja innovatiiviset hankinnat. Lisäksi tietyt raamit asettaa hankintalaki sekä laki julkisista työvoima- ja yrityspalveluista (JTYPL). Palvelujen eli hankintojen suunnittelussa huomioidaan myös tietyt paikalliset painotukset, kuten bioala ja ICT-ala.

Strategisten linjausten painopisteet/laadinnan prosessi(t) 

Hankintayksikössä on kehitetty erityisesti laadullista tulosperusteista hankintaa eli asiakkaassa tapahtuvan muutoksen mittaamista ja hyödyntämistä tulosmittarina. Työtä on viety eteenpäin KEINO-akatemian opeilla ja ESR-rahoitteisessa Marke-hankkeessa. Kehittämistyössä etsitään keinoja mitata palvelujen vaikuttavuutta muutenkin kuin mittaamalla työllistymistä.

TE-palveluhankintojen laadullisten vaikutusten mittaaminen on noussut teemana esiin myös valtakunnallisesti muissa TE-palveluhankintoja tekevissä yksiköissä.

""

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN 

Hankintastrategiaa ei ole vielä laadittu, mutta hankintatoimi on suunnitelmallista ja ennakointitietoa hyödyntävää. 

HANKINTOJEN VAIKUTUKSET JA VAIKUTTAVUUS

Hankintoja ohjaavien vaikutustavoitteiden määrittely 

Marke-palvelumarkkinoiden kehittäminen -hankkeessa vietiin eteenpäin käytännön kehitystyötä liittyen laadullisten vaikutusten mittaamiseen TE-palveluissa. Kehittämistyön taustalla on tarve löytää uusia tapoja hankkia TE-palveluita tulosperusteisesti. Perinteisesti palveluntuottajia on palkittu asiakkaan työllistymisestä tai siirtymisestä koulutukseen. Aina asiakkaan työllistymispolku ei ole suoraviivainen, vaan sisältää eri vaiheita. Asiakas etenee kohti avoimia työmarkkinoita ja samalla hänen osaamisensa ja taitonsa vahvistuvat. Tavoitteena oli löytää keinoja mitata asiakkaassa tapahtuvaa muutosta ja tehdä sitä näkyväksi sekä kehittää tulosperusteista hankintaa. 

Miten portailla etenemistä voidaan mitata?
KUVA: Asiakasmuutos käsikirja TE-hankintoihin.

Kehittämistyö koostui kahdesta osasta: valituissa palvelupiloteissa toteutetuista mittaamiskokeilusta sekä laajemmasta, yhdessä muiden ELY-keskusten TE-palveluiden hankinta-asiantuntijoiden kanssa toteutetusta kehittämisprosessista. 

Asiakkaassa tapahtuvan muutoksen mittaamiseksi pilotoitiin Kunnari-uravalmennuksessa Diakonia ammattikorkeakoulun kehittämää ns. 3X10D-mittaria sekä kehitteillä olevaa ensisijaisten hyvinvointivaikutusten mittaristoa. Kunnari-valmennuksen tavoitteena on asiakkaan psykologisen pääoman vahvistaminen ja kokonaisvaltaisen tuen antaminen työllistymiseen liittyviin haasteisiin. Työskentelyssä hyödynnettiin KEINO-akatemian opasta hankinnan vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointiin ja mittaamiseen, erityisesti vaikuttavuusketjun osalta. Näin varmistettiin, että palvelun tavoitteet ja mittarit olivat yhtenäiset ja mittarit soveltuvat palvelun tavoitteeseen. Lisäksi pilotoinnin tukena oli verrokkiaineistoa muista uravalmennuksista ja 3X10D:n käytöstä muissa palveluissa. 

3X10D-elämäntilannemittarin ulottuvuudet
KUVA: Asiakasmuutos käsikirja TE-hankintoihin.

Kyselytulokset analysoitiin yhteistyössä Diakonia ammattikorkeakoulun asiantuntijan kanssa.  Aineistosta erottui palvelun aikana tapahtuneita, tilastollisesti merkittäviä asiakasmuutoksia. Palvelupilottien tuloksia voidaan jatkossa hyödyntää, kun mietitään asiakkaassa tapahtuvan muutoksen käyttämistä tulosmittarina TE-palveluissa. 

Kokeilujen jälkeen toteutettiin laajempi pohdinta ELY-keskusten TE-palveluiden hankinta-asiantuntijoiden yhteistyönä. Kehitystyössä oli mukana myös ulkopuolinen konsultti. Yhteisissä työpajoissa hankinta-asiantuntijoiden kanssa määritetiin, millaisia vaikutuksia uravalmennusten tai työvoimakoulutusten aikana toivotaan asiakkaassa tapahtuvan.  Myös palvelutoimittajille pidettiin oma työpaja, jossa palveluiden tavoitteita ja vaikutuksia pohdittiin palveluntuottajan näkökulmasta. Lisäksi kerättiin kattava mittarikirjasto, jota verrattiin tunnistettuihin ja haluttuihin vaikutuksiin eli pyrittiin hahmottamaan, mitkä mittarit toimivat haluttujen tulosten mittaamisessa. Kehitystyön pääteeksi laadittiin teoriapohjalta tulosperusteinen hankintamalli, jossa asiakasmuutos toimii tulosmittarina. Yhteisen työskentelyn tuloksena syntyi  Asiakasmuutos ja tulosperusteinen TE-palveluhankinta-käsikirja.

Vaikutustavoitemäärittelyn hyödyntäminen 

""

Asiakasmuutoksen käyttö tulosmittarina etenee kokeilujen kautta käytäntöön mm. testaamalla eri mittareita, esim. TE-hallinnolle kehitettyä työelämätutkaa sekä 3X10D-mittaria. Näin saadaan lisää tietoa siitä, millainen muutos asiakkaassa on palvelun aikana mahdollista tapahtua. Alku- ja loppukyselyn perusteella asiakkaiden lähtötasoa ja palvelun jälkeistä tasoa voidaan vertailla.  Asiakasmuutoksesta kerätään dataa, jonka pohjalta tulospalkkiomallia voidaan kehittää jatkossa esim. erilaisten asiakasryhmäkohtaisten ja palvelukohtaisten tulosten tarkempaan mittaamiseen. Jatkokehitys tapahtuu ESR-rahoitteisessa Laava-hankkeessa ja osana työllisyys-, osaaminen ja kulttuuri- yksikön tiedolla johtamisen prosessia. 

Lisätietoja

Marianna Raivio, kehittämisasiantuntija & jatkuvan oppimisen asiantuntija, marianna.raivio@ely-keskus.fi,

Outi Teittinen, projektipäällikkö (Laava -hanke), outi.teittinen@ely-keskus.fi

tags