Tarkastustoiminnan digitalisointi - Case Suomen metsäkeskus

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Suomen metsäkeskus

 

Hankinnan kohde

Tarkastustoiminnan digitalisointi 

Hankinnan arvo

150 000 €

Hankinnan tavoite

Hankinnalla tuetaan metsä- ja tarkastuspalveluiden digitalisointia. Tavoitteena löytää ja kehittää uusia ratkaisuja kattavan ja laadukkaamman metsä- ja tarkastustiedon tuottamiseksi.  

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat  

• Metsäkeskuksen asiantuntijat
• Hankintamenettelyn onnistuminen varmistettiin hyödyntämällä ulkopuolista hankintalain asiantuntijaa
• Innovatiivisen hankinnan toteuttamisessa hyödynnettiin Business Finlandin innovatiivisten julkisten hankintojen rahoitusta. 

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan taustaa

Metsätietoa hyödyntävät yli puoli miljoona metsänomistajaa sekä lukuisat julkiset ja yksityiset metsäalan toimijat ja yhdistykset. Metsätalouden prosessien digitalisoinnissa korostuu tiedon laatu ja luotettavuus. Digitaalisia tiedonkeruu- ja analysointimenetelmiä hyödyntäen tarkastuksista saatavalla tarkalla puukohtaisella tiedolla voidaan ajantasaistaa metsävaraa ja sitä voidaan käyttää koneoppimiseen perustuvan aineiston laadunhallinnan yhtenä lähtöaineistona. Luonnon monimuotoisuuteen liittyvillä kerätyillä tiedoilla voidaan myös rikastaa metsävaraa. 

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut

Tavoitteena oli saada aikaan kumppanuusverkosto, jolta voidaan tulevaisuudessa ostaa suuri osa metsällisten lakien tarkastusten edellyttämästä tiedosta.

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely

Metsäkeskuksen sisällä digitaalisen tiedonkeruun tarpeet, tavoitteet ja mahdollisuudet määriteltiin

tarkastuslajeittain projektiryhmässä talvella 2018-2019. Metsällisten lakien tarkastustoiminnan digitalisointiin liittyen tehtiin tietopyynnöt alan kaukokartoitusta tekeville yrityksille ja tutkimuslaitoksille. Lisäksi kartoitettiin alan suurimpien toimijoiden tietotarpeet ja kuultiin metsänomistajia asiakastapaamisilla. 

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely

Tietopyyntöjen pohjalta käynnistettiin varsinainen innovaatiokumppanuushankinta. Hankintailmoitukseen saatiin viisi osallistumishakemusta, joista neljä täytti kelpoisuusehdot. Alustavia tarjouksia saatiin yhteensä kolme. 

Kaikkien alustavan tarjouksen jättäneiden kanssa järjestettiin yksi neuvottelukierros, jonka tavoitteena oli tutustua tarkemmin tarjoajien menetelmiin ja kapasiteettiin sekä täsmentää kehittämistyön lopputuotteen tarkempi sisältö. Neuvotteluissa varmistettiin tarjouksen kohteen olevan toteuttamisen kannalta realistinen. Neuvottelut toimivat oleellisena tukena lopullisen tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen teossa. 

Neuvotteluissa sovittiin myös Metsäkeskuksen antaman näytetyön tekemisestä ennen lopullisen tarjouksen jättämistä. Lopullisen tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa. 

Innovaatiokumppanuus: kehitysvaihe

Lopullisen tarjouksen jättäneet kaksi drone-tiedonkerääjää ja puustontulkitsijaa täyttivät hankinnan kriteerit ja kumpikin tarjoaja tuli valituksi kehitysvaiheeseen. Hankintapäätös tehtiin toukokuussa 2019 ja kehitysvaiheen sopimukset allekirjoitettiin kesäkuussa 2019. Maastokauden 2019 dronetarkastustus-suunnitelma luotiin yhteistyössä innovaatiokumppaneiden kanssa ja varsinaiset dronetarkastukset käynnistyivät heinäkuussa. 

Innovaatiokumppanuus: toimitusvaihe

Toimitusvaiheessa drone-tiedonkeruuseen perustuvat digitarkastukset otettiin viralliseksi osaksi Metsäkeskuksen tarkastustoimintaa. Kehittämisvaihe toteutettiin rajatulla maantieteellisellä alueella, toimitusvaihe sen sijaan kattaa koko Suomen. Toimitusvaiheessa edellytetään toimivaa kehitysvaiheessa luotua menetelmää, mutta jatkokehittäminen ja laadun parantaminen jatkuvat myös toimitusvaiheessa.

Mahdolliset haasteet

Yleishaasteena oli vastaavien hankintojen ja niistä saatavien esimerkkien puuttuminen. 

Kehittämisvaiheesta toimitusvaiheeseen siirtyminen tarkoitti siirtymistä oleellisesti eri kokoluokan toimitusvolyymiin ja -nopeuteen. Tämä toi haastetta esimerkiksi toimitusvaiheen kustannusrakenteen hahmottamiseen ja edelleen toimitushinnan määrittämiseen kaikille osapuolille sopivaksi. 

Tilaajalle useamman toimittajan mukanaolo laajentaa kehittämisvisiota ja kasvattaa toimitusvarmuutta. Toisaalta usean ja keskenään hieman erilaisen toimittajan mukanaolo tuo haasteita menettelyjen määrittämiseen ja sopimusten sisältöön, koska ostettavan palvelun lopputuote on kuitenkin kaikille sama. 

Hyödyt & vaikutukset

• Kehittämisvaiheessa löydettiin parhaiten Metsäkeskuksen tarkastustoiminnan tarpeita palvelevat tarkastusmenetelmät ja metsästä digitaalisesti kerättävät mittaustunnukset. 
• Hankinnan tavoite saavutettiin, kun kahden kehittämisvaiheessa mukana olleen toimittajan kanssa siirryttiin toimitusvaiheeseen keväällä 2020. 
• Tieto siirtymisestä digitaaliseen tarkastustiedonkeruuseen koko valtakunnan alueella on rohkaissut uusia palveluntarjoajia kehittämään omaa toimintaansa vastaamaan hankkeessa kehitettyjä uusia menetelmiä 
• Metsäalan eri toimijat ovat ilmaisseet tyytyväisyytensä alan viranomaisen tahtotilaan ja kykyyn kehittää tarkastustoimintaa vastaamaan nykyajan tarpeisiin. 

Hankkijan kommentti

Yhteiskehittämistä sisältävä innovaatiokumppanuusmenettely vastasi hyvin Metsäkeskuksen tarpeisiin. Uuden hankintamenettelyn myötä organisaation hankintaosaaminen lisääntyi. Hanke osoitti, että Metsäkeskuksen toimintojen digitalisoituminen on suunta, jota myös asiakaskunta odottaa. Aiempaa huomattavasti tarkempi metsä- ja tarkastustieto tuo jatkuvasti lisää uusia hyödyntämis- ja kehittämisideoita. 

Keinot kiertoon

Oleellista on muistaa, että innovaatiokumppanuusmenettely tarkoittaa yhteistyötä. Uutta palvelua hankkiessa kannattaa antaa innovaatiokumppaneille mahdollisimman paljon tilaa ja vapautta kehittää tilaajan tarpeisiin vastaavaa menetelmää omia vahvuuksiaan hyödyntäen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että alustavien tarjouspyyntöjen ja neuvottelujen aikana kehittämisvaiheen suunnitelmaa ei kannata kahlita liian jäykäksi tilaajan omaan visioon perustuen. 

Hankintamenettelyn oikeudenmukaisen sujumisen kannalta on erittäin tärkeää jakaa ajankohtaista tietoa kaikille tarjoajille tasapuolisesti. Innovaatiokumppanuudessa keskusteluja käydään monessa vaiheessa, jolloin tarjoajien tasapuoliseen tiedonsaantiin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Metsäkeskuksen hankinnassa tiedon jakamisen tärkeyden huomioiminen mahdollisti osaltaan onnistuneet neuvottelukierrokset, joista oli hyötyä sekä tilaajalle että tarjoajille!

Lisätietoja

Lauri Haataja, lauri.haataja(a)metsäkeskus.fi, 050 - 56 58 364

projektipäällikkö, Tarkastustoiminnan digitalisointi, Suomen metsäkeskus