Hankintojen johtaminen

Savon koulutuskuntayhtymä askeltaa kohti vähähiilisiä hankintoja - Case Sakky

Ilmakuva Sakky:n Savilahden kampuksesta

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Savon koulutuskuntayhtymä (Sakky)

Hankintojen kehittämisen taustaa

Sakky osallistui 2019-2020 KEINO-osaamiskeskuksen hankintojen johtamisen kehitysohjelmaan, KEINO-akatemiaan. Sakky valitsi akatemiassa kehitystehtäväkseen hankintojen ympäristövaikutusten tarkastelun ja kuului vähähiilisten hankintojen kehittämisen ryhmään.

Sakky on mukana hankintayhtiö Sansia Oy:n ja Hanselin puitesopimuksissa koulutuskuntayhtymälle soveltuvissa sopimuksissa. Omina kilpailutuksina tehdään hankintaohjeistuksen mukaisesti opetukseen tulevat erityishankinnat, kuten opetuksen koneet ja laitteet sekä omien kiinteistöjen huolto- ja puhtauspalvelu. Yhtenä tärkeänä palveluna on myös työterveyspalvelut. Hankintojen kilpailutusprosessissa on käytössä HankintaSampo-ohjelmisto, jolla hankintojen kilpailutukset tehdään kootusti. Tämä helpottaa ja selkeyttää hankintojen onnistumista.

Hankintojen vuosittainen arvo

Vuonna 2020 hankintojen kokonaisarvo oli 14,4 miljoonaa euroa. Sen lisäksi uusiin toimitilainvestointeihin käytettiin 22,1 miljoonaa euroa.

""

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut

KEINO-akatemiassa hankinnoista rakennettiin ajatuskartta, jonka avulla selvisi eri hankintalajien kustannukset. Niitä peilattiin hankintojen aiheuttamiin ympäristövaikutuksiin, lähinnä CO2-päästöihin, jotka saatiin selville Hanselin Hankintapulssin avulla. Akatemian jälkeen Sakky on tilannut hankintojen hiilijalanjäljen laskennan Hanselilta ostopalveluna.

Merkittävät hankintakategoriat

Toimitilatilojen rakentaminen on yksi merkittävimmistä ympäristökuormitukseen vaikuttavista kategorioista monialaisessa oppilaitoksessa. Savon koulutuskuntayhtymässä tehtiin strateginen linjaus uudistaa toimitilat ja edellyttää niiltä Joutsenmerkin mukaista laatua. Näin rakentamisen ja tilojen elinkaaren ympäristövaikutukset pystyttään minimoimaan. Samalla opiskelijoille ja henkilökunnalle tarjotaan myöskin vetovoimaa vahvistava puhdas sisäilma ja terveellinen toimintaympäristö. Vähähiilisyyttä pohditaan myös vanhojen rakennusten purkamisessa. Tulevassa Kuopion Presidentinkadun kampuksen purkutyön hankinnassa tullaan edellyttämään kierrättämistä. Purkutyössä edetään ympäristöministeriön laatiman purkuoppaan neuvojen mukaisesti.

Muita ympäristövaikutuksiltaan ja hinnaltaan merkittäviä hankintakategorioita ovat elintarvikkeiden hankinnat, kiinteistönhuoltopalvelut, puhtauspalvelut, logistiikka-alan kalustohankinnat, esimerkiksi metsäkalusto ja niiden polttoaineet sekä muut oppilaitoksen arjessa tarvittavat tuotteet. Tällä hetkellä pohditaan erilaisten markkinointimateriaalien ja lahjatuotteiden kierrätettävyysarvoa ja vastuullisuutta.

Organisaation vahvuudet

Sakky:n vahvuutena on yhtenäinen strateginen linjaus kestävän kehityksen kriteereiden edistämiseen. Johto tukee ja kannustaa kehitystyöhön, ja organisaatiossa on vahvaa sisäistä osaamista. Henkilöstöä kannustetaan ympäristötekoihin arkityön kautta. Kun työturvallisuus, viihtyvyys ja puhtaus näkyvät käytännön työssä, se kannustaa muitakin esimerkiksi lajittelemaan ja kierrättämään.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

""

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Hankintatoimea ohjaavat Savon koulutuskuntayhtymän strategia 2022 sekä hankintaohje, joissa keskeisimpänä tavoitteena on kestävän tulevaisuuden tekeminen.

Hankinnoille asetetut strategiset linjaukset

Ympäristönäkökulma otetaan huomioon kaikissa hankinnoissa. Sitä pohditaan esimerkiksi tarpeen, paikallisuuden ja kotimaisuuden näkökulmasta sekä erilaisten ympäristömerkkien ja sertifikaattien kautta. Opetuksessa ja opiskelussa käytettävien välineiden hankinnoissa pohditaan esimerkiksi työkalujen käyttöastetta. Hankinnoissa tulee huomioitavaksi oppivelvollisuuden pidentyminen ja maksuton toisen asteen koulutus. Näin ollen on tärkeää tarkastella hankintoja hankittavien välineistöjen tehokkaan käytön näkökulmasta. Yhdessä muiden tavoitteiden kanssa tavoitteena on pyrkiä kehittämään hankintoja siten, että niissä pystytään hyödyntämään myös pienyritysten tarjontaa. Hankintapäätöksiin keskeisesti vaikuttaa hinta, mutta sen rinnalle tulee kehittää myös monipuolisia laadullisia kriteereitä.
 
HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

""

Strategisten linjausten toimeenpano

Sakky aloitti syksyllä 2019 oman sisäisen hankintojen kehittämishankkeen. Hankkeen avulla sekä omiin että hankintayhtiöiden kilpailutuksiin viedään kestävän kehityksen (erityisesti ympäristövastuun) arvoja ja vaatimuksia.

Ympäristötavoitteita kirkastetaan sisäisen hankintavalmennuksen avulla. Valmennukseen osallistuva 25-päinen opettajista ja muusta henkilöstöstä koottu joukko on jaettu viiteen ryhmään: koneet, laitteet ja kalusto, elintarvikkeet, tilapalvelut, give away -tuotteiden ja hankkeiden hankinta. Valmennukseen osallistuville järjestettiin yhteinen ympäristövaikutuksia ja luonnon monimuotoisuutta käsittelevä tilaisuus sekä pienryhmätilaisuus aloittain. Pienryhmät listasivat tuotteita, joita heidän alallaan hankitaan, minkä jälkeen he ovat järjestäneet markkinavuoropuhelutilaisuuksia tavaran- ja palveluntuottajien kanssa. Tilaisuuksissa on pohdittu, miten ympäristönäkökulma voidaan ottaa paremmin huomioon hankinnoissa. Hankintavalmennusta on tarkoitus jatkaa pilottiryhmän jälkeen uusien osallistujien kanssa.

Ruokahävikkiä on vähennetty luovalla tavalla. Opiskelijoille tarjotaan aamuisin ilmainen luomupuuro, jonka seurauksena lounasta ei ”syödä silmillä”, ja ruokaa otetaan sen verran kuin jaksetaan syödä. Hävikin vähentymisen lisäksi ruokakustannukset ovat laskeneet, kun kalliimpaa lounasta otetaan vähemmän. Terveydenhoitajan mukaan opiskelijat ovat jaksaneet keskittyä paremmin aamutunneilla.

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja henkilöresurssien uudenlainen kohdentaminen

Sakky palkkasi vuonna 2019 kiertotalouskoordinaattorin, jonka tehtävänä on edistää kierrätystä, uudelleenkäyttöä ja hävikin vähentämistä.

Ympäristönäkökulma on otettu mukaan kaikkeen toimintaan, ja vähähiilisistä hankinnoista viestitään myös opetustilanteissa. Esimerkiksi logistiikan opiskelijoiden kanssa keskustellaan siitä, minkälaisia ovat tulevaisuuden autohankinnat. Savon ammattiopistosta valmistuu vuosittain noin 2500 opiskelijaa, joten ympäristövastuullisuutta voidaan lisätä myös opiskelijoiden kautta.

Strategisista linjauksista viestiminen

Sakky on mukana Sansian yhteishankinnoissa, joten strategisista linjauksista viestitään myös yhteishankintayksikölle. Kun yhteishankintoihin otetaan mukaan Sakky:n vaatimia ympäristökriteereitä, muodostuu linjauksien kerrannaisvaikutus suuremmaksi kuin pelkästään yksin oman toiminnan kautta. Sansian edustajat ovat osoittaneet kiinnostusta olla mukana markkinavuoropuhelussa ja ovatkin jo aloittaneet olemalla mukana osana hankintavalmennustamme. 

Sakky osallistuu aktiivisesti Pohjois-Savon ilmastofoorumiin, jossa se viestii ympäristötavoitteistaan.

Hankintatoimen uudistaminen

Hankintaohjeen päivityksessä kirjataan ympäristönäkökohdat niin, että ne tulevat huomioitua miltei jokaisessa kilpailutuksessa ja puitesopimuksessa. Näin vaikutus hankintaprosesseissa tehostuu ja tietoisuus hankintoja tehdessä kasvaa.

Hankintamäärä kasvaa ilmaisen toisen asteen myötä, kun kaikki aiemmin opiskelijoiden itse hankkimat opiskeluvälineet tulevat Sakky:n hankittavaksi. Hankintamäärän kasvaessa myös vaikutusmahdollisuudet kasvavat. Vuonna 2021 uudistuvien ja tulevien puitesopimusten valintakriteereissä sekä valintaperusteissa on huomioitu kestävä kehitys ja ympäristökriteerit. Tästä esimerkkinä voi mainita irtokalustehankinnat (Sansian puitesopimus) ja tulevat ajoneuvohankinnat yhteiskäyttöön (Hanselin puitesopimus). 
 
HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

""

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Savon koulutuskuntayhtymässä seurataan hankintoja kategorisoinnin avulla. Hankintojen määrää, ympäristövaikutuksia, kotimaisuutta ja alueellisuutta sekä taloudellisuutta tullaan seuraamaan jatkossa entistä tarkemmin.

Olemme asettaneet oman toiminnan hiilijalanjäljen vähentämiselle tavoitteen ja toivottavasti voimme tulevaisuudessa asettaa sen myös hankinnoillemme.

Yhteystiedot:

Heikki Helve, kuntayhtymän johtaja, heikki.helve@sakky.fi
Väänänen Sari, asiantuntija, sari.väänänen@sakky.fi

tags