Resurssiviisas hankintatyökalu kaupungin vaikuttavuustavoitteiden toiminnallistamisen apuna - Case Porin kaupunki

Porin katu.
Kuva: Porin kaupunki

TAUSTATIEDOT   

Hankintaorganisaatio 

Circwaste – Kohti kiertotaloutta Hanke, ja sieltä tarkemmin Porin kaupungin toteuttama osahanke Luuppi: Projektikoordinaattori Outi Aalto 044 701 2504, outi.aalto@pori.fi

Porin kaupungin hankintayksikkö: Hankintapäällikkö Outi Karinharju 044 701 9228, outi.karinharju@pori.fi

Hankintatyökalun kehittämisen taustaa  

Porin kaupunki toteuttaa kiertotalouden edistämiseen ja jätteiden vähentämiseen tähtääviä osahankkeitaan vuosina 2016–2021. Osahankkeet ovat osa valtakunnallista CIRCWASTE - Kohti kiertotaloutta -hanketta, joka saa rahoitusta EU:n LIFE-ohjelmasta. Osahankkeesta C.11: A platform to enhance resource efficiency among public and private actors – Satakunta expert and advisory network käytetään nimitystä Luuppi. Luuppi-osahankkeessa kootaan yhteen Satakunnan alueen jätealan ja ympäristökasvatuksen osaajat lisäten yhteistyötä, alueellista jäteosaamista ja ympäristötietoisuutta. 

Luuppi-hankkeen aikana etsitään keinoja kaupungissa tuotetun jätteen määrän vähentämiseksi 1) erityisesti ympäristökasvatuksen ja 2) vihreiden julkisten hankintojen avulla. Osahankkeen aikana tuotetut materiaalit ja hankkeen tulokset ovat hyödynnettävissä muuallakin Satakunnassa. 

  1. Ympäristökasvatuksen edistämiseksi porilaisille päiväkodeille, kouluille ja oppilaitoksille tehdään varhaiskasvatuksesta toisen asteen koulutukseen ulottuva ympäristökasvatussuunnitelma. Lisäksi järjestetään asukkaille suunnattuja tapahtumia ja tiedotusta jätteen vähentämiseksi, roskaantumisen estämiseksi ja luonnon siivoamiseksi.  
  2. Luuppi-osahanke myös tukee Porin kaupungin hankintapalveluja, jotta hankintojen ympäristö-, eettiset ja sosiaaliset näkökulmat voitaisiin ottaa paremmin huomioon julkisia hankintoja tehdessä. Osahankkeen kyseisen kohdan tavoitteen toteutustavaksi muotoutui erillisen hankintatyökalun kehittäminen. Vihreiden hankintojen edistämiseksi osahankkeen toimijat ryhtyivät kehittämään työkalua, jolla kestävien tavoitteiden sisällyttäminen myös hankintoihin saataisiin niitä toteuttavien virkamiesten tietoisuuteen ja sitä kautta osaksi hankkimisen toimintatapaa. 

Hankintatyökalu (Resurssiviisas hankintatyökalu) on siis tarkoitettu hankintasuunnittelun alkuvaiheessa tehtävän sisältö- ja tavoitesuunnittelun osaksi. Työkalulla on tarkoitus toiminnallistaa ja saada käytäntöön Porin kaupungin hankintapoliittisten linjausten mukaisia, yhteiskunnallisen vaikuttavuuden, tavoitteita. Lue lisää Porin linjausten laatimisesta ja kaupungin hankintojen johtamisesta ja kehittämisen taustoista esimerkistämme Hankintatoimen kehittäminen hankintapoliittisten linjausten pohjalta - Case Porin kaupunki.

""

TIEDON ANALYSOINTI 

Porin kaupungin aine- ja tarvikehankintojen sekä palveluiden kokonaisarvo on noin 350 miljoonaa euroa vuodessa. Hiilijalanjälkeä ei ole varsinaisesti laskettu, mutta KEINO-akatemiassa Hankintapulssi-työkalulla tehdyn vuoden 2018 hankinta-analyysin mukaan arvio on noin 140 miljoonaa CO2-ekv. kg.

HANKINTOJA OHJAAVAN TYÖKALUN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS 

Luuppi aloitti osahankkeen mukaisen tavoitteen (hankintapalveluja tukevan toiminnan) toteuttamisen vuonna 2019. Työkalun toteuttamisen mahdollistamiseksi osahanke määritteli sovelluskehityskumppanin ottamisen mukaan projektiin. Jotta sovelluskehityskumppanin valinta ja hakuprosessi olisi tehty oikein, kiinnitettiin projektiin tässä vaiheessa (loppuvuodesta 2019) myös Porin kaupungin hankintayksikkö. Hankintayksikön osaajien mukaan ottamisella haluttiin projektiin myös heti alkuvaiheessa näkemystä loppukäyttäjien (hankintoja konkreettisesti tekevien tahojen) näkemystä ja kokemusta kestävän kehityksen tavoitteiden toteuttamisen haasteista.  

Sovelluskehityskumppanin haku tehtiin julkisella kilpailutuksella keväällä 2020 ja työkalun toteuttajaksi valikoitui tarjouskilpailun perusteella digipalveluiden kehitystyötä tekevä toteutuskumppani Netum Oy.  

Heidän kanssaan osahanke aloitti resurssiviisaan hankintatyökalun kehittämisen vuoden 2020 ensimmäisellä vuosipuoliskolla. Alun suunnittelun, sisällönmäärittely- ja toteutushaasteiden kautta resurssiviisaan hankintatyökalun toteutusmalliksi muodostui teemallinen verkkosivusto, jonka pohjana on WordPress -alusta ja sen mahdollistamat verkkosivuominaisuudet.

Työkalun toteutuspohjassa on mahdollisuus tulevaisuudessa tuoda mukaan laajemminkin hankintojen tekemistä helpottavia kokonaisuuksia, eli sisältöä ja tietoa hankintojen suunnitelmallisuudesta, yhteistyötahoista ja hankintaosaamisen kehittämisen mahdollisuuksista. Ensivaiheessa, eli syyskuun 2021 julkaisussa, valmiina on kuitenkin vain ”yhteiskunnallinen vaikuttavuus” -osio, jossa on tuotu hankintaprosessiin mukaan hankinnan yhteiskunnallisen vaikutuksen sisältöteemat seuraavasti: 

  • ympäristövastuu 
  • sosiaalinen vastuu 
  • taloudellinen vastuu 
  • elinkeinopoliittinen vastuu 

Tarkoitus on, että kun hankintaa/kilpailutusta suunnitteleva virkamies määrittelee konkreettista kriteeristöä tai tarkempia tavoitteita tulevalle hankinnalle, hän käy hankinnan suunnitteluvaiheessa läpi tämän työkalun sisällön.  

Työkalussa hankinnan suunnittelua tekevä henkilö valitsee suunnittelun kohteena olevaan hankintaan sopivat teemat ja kriteerit. Kustakin teemasta tuodaan esille taustaselvityksellä syyt ja merkityksellisyys joko liittyen Porin kaupungin oman strategian, erillisen sidonnaisuuden (esim. osallisuus Hinku-kunta ohjelmaan) tai olemassa olevan säädösmääritysten (esim. harmaan talouden torjunta jne.) toteuttamiseen.  

Valittujen teemojen kautta hankkijalle avautuu taas tarkempien kriteerien käyttömallit ja esimerkit otettavaksi mukaan kulloiseenkin hankintaan.

HANKINTOJA OHJAAVAN TYÖKALUN KÄYTTÖÖNOTTO/JALKAUTTAMINEN 

""

Työkalu on tarkoitus ottaa osaksi hankintojen suunnitteluprosessia ja linkittää se myös olemassa olevan hankintojen suunnittelutyökalun sisältöön, jolloin työkalu olisi automaattisesti hankinnan sisältösuunnittelun osaa. Linkityksen kautta hankintojen valmistelua tekevä henkilö olisi ”pakotettu” edes harkitsemaan yhteiskunnallisen vaikuttavuuden tavoitteiden mukaan tuomista suunnittelun kohteena olevaan hankintaan. 

Syksyn 2021 aikana työkalun yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kriteeristön osuus julkaistaan ensin Porin kaupungin hankkijoiden sisäiseen käyttöön, ja loppusyksystä tarkoitus on tuoda työkalu, ja sen sisältö, julkisen sivuston kautta kaikkien kiinnostuneiden nähtäväksi. Kaikille näkyväksi tarkoitetun julkaisun kautta saadaan edistettyä kaupungin hankintatoiminnan läpinäkyvyyttä ja saadaan kriteeristöjen taustatavoitteet ja perusteet myös esimerkiksi tarjoajien tietoon mahdollista tuote- ja palvelukehitystä ajatellen.  

tags