Opetusrobotiikan hankinta - Case Vantaan kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Vantaan kaupunki 

Hankinnan kohde

Opetusrobotiikan hankinta varhaiskasvatuksen, esiopetuksen, peruskoulun ja toisen asteen käyttöön 

Hankinnan arvo 

~ 400 000,00 € neljän vuoden sopimuskaudella. 

Hankinnan tavoite

Opetusrobotiikan hankinnan tavoitteena oli helpottaa päiväkotien, koulujen ja oppilaitosten ohjelmointi- ja robotiikkavälineiden hankintaa. Toimittajia on kentällä paljon, ja opettajien ja kasvattajien on vaikea arvioida tuotteiden pedagogisuutta, joten kilpailutuksen tavoitteena oli luoda joustava puitejärjestely, joka vastaa Tilaajan tarpeisiin ja johon valitaan ammattimaiset toimittajat. Vantaalla opetusrobotiikan hankintoja tehdään paljon ja keskitetyt hankinnat tuovat kaupungille säästöä.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat 

Robotiikan työryhmä ja ulkopuolinen konsultti.

Hankintamenettely 

Avoin 

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan taustaa

Vantaa on linjannut ohjelmoinnin ja robotiikan opetusta muun muassa strategioissa ja opetussuunnitelmissa. Yhtenä näkyvänä toimenpiteenä on perustettu Robotiikan oppimiskeskus, joka palvelee kaikkia Vantaan kaupungin tulosalueita. Keskuksessa järjestetään koulutuksia ja työpajoja sekä ylläpidetään robotiikan välinelainaamoa. 

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  

Alan nopean muuttuvuuden vuoksi Vantaa päätti lähteä hankkimaan opetusrobotiikkaa sopimuksella, jonka avulla voitiin varmistaa esimerkiksi paras toimitusaika, yhteensopivuus aiempien välineiden kanssa ja tuotteen uutuus. 

Hankintaa tehdessä järjestettiin markkinavuoropuhelu, minkä lisäksi hankinnassa hyödynnettiin ulkopuolisen henkilön teknistä osaamista. Tämä olikin erittäin hyvä ratkaisu – markkinavuoropuhelu antoi välineitä hankinnan osa-alueiden jaottelemiseen, ja ulkopuolinen osaaminen oli korvaamatonta teknisten yksityiskohtien tarkastamisessa.  

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet 

Hankinnassa asetettiin kriteereitä muun muassa tuotteiden turvallisuuteen, takuuseen, käytettävyyteen, käyttötarkoitukseen, akun kestoon ja ladattavuuteen liittyen, joiden tuli täyttyä.

Hankinnassa oli myös tärkeässä roolissa se, että hankintakokonaisuus jaettiin pienempiin, oikeanlaisiin ja toimiviin osa-alueisiin. Osa-alueisiin jaon tarkoituksena oli myös helpottaa päiväkotien, koulujen ja oppilaitosten hankintoja, sillä opetusrobotiikan kenttä on laaja ja tarpeita on monenlaisia, mutta nyt kenttää on pilkottu ymmärrettäviksi kokonaisuuksiksi. Osa-alueita vertailtiin muun muassa hinnan, käyttöohjeiden kieliversioiden, tarjottujen tuotteiden lukumäärän ja toimitusajan perusteella.

Sopimusehdot 

Sopimus tehtiin puitejärjestelynä, jossa tilaukset tehdään etusijajärjestyksessä huomioiden ehdot, joiden perusteella etusijajärjestyksestä on mahdollista poiketa. Näin sopimus vastaa parhaiten tilaajan tarpeisiin ja alan muuttuvaan ja nopeasti kehittyvään tarjontaan. 

Robotiikkahankinnassa joustavuus on tärkeää: koulujen arki on kiireistä, joten tarvittava tuote on saatava nopeasti. Tästä syystä sopimukseen kirjattiin mahdollisuus poiketa etusijajärjestyksestä: mikäli ensisijaiseksi valitulla toimittajalla ei tuotetta ole tai toimittaja ei täytä toimitusaikavelvoitetta, voi kaupunki ostaa sen seuraavalta toimittajalistassa olevalta taholta tai sopimuksen ulkopuoliselta toimittajalta. 

Mahdolliset haasteet 

Opetusrobotiikan hankinnan suurimpia haasteita oli etusijajärjestyksestä poikettavien ehtojen määritteleminen sekä hankinnan kohderyhmän laajuus. Hankinnan kohderyhmän laajuuden takia oli haastavaa määritellä osa-alueiden kuvauksia: päiväkodin lapsilla on hyvin erilaiset tarpeet tuotteiden käytölle kuin vaikka ammattiopiston opiskelijoilla ja muun muassa tästä syystä hankintaan otettiin sopimustoimittajat osa-alueittain.

Tämän lisäksi tuotekorien tuotteiden teknisten ehtojen määrittäminen ja ehtojen toteutumisen tarkistaminen oli haastavaa, sillä teknistä tietämystä ei kaupungilla ollut. Ehtojen määrittämiseen ja tarkistamiseen kuitenkin palkattiin ulkopuolinen konsultti, jonka asiantuntijuuden avulla voitiin sulkea pois joitakin tuotteita tai yrityksiä, jotka eivät täyttäneet vaadittuja ehtoja.

Hyödyt / Tulokset / Vaikutukset 

Mitä saatiin/saavutettiin? 

Kaupunki saavutti hankintasopimuksen, jonka ansiosta opetusrobotiikan hankintojen tekeminen tulee yksittäiselle päiväkodille, koululle tai oppilaitokselle aiempaa edullisemmaksi. Useilla toimittajilla taataan kattava tuotevalikoima sopimuskaudella. 

Päästiinkö tavoitteisiin?   

Kyllä ja ei. Kahden ensimmäisen osa-alueen osalta hankinnat ovat tulleet edullisemmaksi kuin ilman sopimusta. Nämä ovat myös ne osa-alueet, joista päiväkodit, koulut ja oppilaitokset tilaavat eniten tuotteita, joten sopimus on myös kaupungin näkökulmasta selkeästi kokonaistaloudellisesti parempi ratkaisu. 

Tavoitteena oli löytää jokaiselle osa-alueelle useampi toimittaja, jotta tilaajan tarpeet voitaisiin huomioida kattavasti sopimuskaudella. Tämä tavoite ei toteutunut osa-alueen 3 osalta, johon saatiin vain yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous. 

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana? 

Hankintasopimuksen jälkeen opetusrobotiikan tuotteille luotiin oma tilinumero, jonka avulla voimme kaupunkitasolla seurata ketkä hankintoja ovat tehneet ja millaisia tuotteita kaupunkiin on hankittu. Tilausten määrä ja sisältö tulevat helpottamaan hankintasopimuksen laatimista seuraavalla sopimuskaudella.

Keinot kiertoon

Hankintakeinoja ja vertailuperusteita voidaan siirtää myös toisiin hankintoihin. Erityisesti opetus- ja kasvatuspuolen hankinnoissa tuotteiden pedagogisella soveltuvuudella on paljon merkitystä ja tästä syystä kannattaa suosia hankintoja, joissa on hinta- ja laatukriteereitä. Pelkkä hintavertailu saattaa johtaa ei-tarkoituksenmukaisten tuotteiden voittamiseen tarjouskilpailussa. Hankintakeinojen osalta muissa hankinnoissa voitaisi ottaa opiksi siitä, että sopimukseen kannattaa kirjata poikkeustilanteita ajatellen ehtoja erityisesti silloin, jos hankintaa järjestetään ensimmäistä kertaa (ei tietoa lopputuloksesta) tai jos hankinnan ala ja tuotteet kehittyvät nopeasti. 

Lisätietoja

Anu Pajala, hankintapäällikkö, anu.pajala@vantaa.fi