Omistus- ja vuokratyövaatteiden sekä pesulapalveluiden vastuullinen hankinta - Case Helsingin kaupunki

Ruokatuotannon työtekijöitä työasuissaan.
Kuva: Palvelukeskus Helsinki, Jussi Hellsten

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Helsingin kaupunki - Palvelukeskus Helsinki

Hankinnan kohde

Palvelukeskus Helsingin käyttämät omistus- ja vuokratyövaatteet sekä vaatteiden pesulapalvelut. Kilpailutus koostui neljästä osa-alueesta:

  1. Koulu- ja päiväkotipalveluiden, hoitoalan työntekijöiden sekä esimiesten työvaatteet (omistukseen),
  2. Aulapalvelutyöntekijöiden sekä puhelin- ja hyvinvointipalveluiden työvaatteet (omistukseen),
  3. Pakkalan ruokatuotannon työvaatteet palveluna (kokonaispalvelu: vuokraus sis. huoltopalvelut) ja
  4. Hoitoalan työntekijöiden ja esimiesten vaatteiden pesulapalvelut.

Hankinnan arvo

Noin 605 000 euroa

Hankintamenettely

Avoin hankintamenettely

Hankinnan tavoite

tavoite

Palvelukeskus Helsingin eri toiminnoissa käytetään lukuisia työvaatteita - noin 1260 työntekijän työvaatteita koskeva kilpailutus sisälsi yhteensä 50 erilaista tuoteriviä.

Hankinnan tavoitteena on kestävät, toimivat ja turvalliset työvaatteet. Samalla haluttiin lisätä ymmärrystä vastuullisuuden ja ilmastotavoitteiden toteutumisesta alalla. Lisäksi tavoiteltiin sopimuskauden aikaista yhteistyötä työvaatteiden ja palvelutuotannon hiilijalanjäljen pienentämiseksi. Hankinnan valmisteluvaiheessa arvioitiin työvaatteiden käyttövaiheeseen liittyviä elinkaarivaikutuksia, kuten keskitetyn huoltopalvelun eroa koti- ja toimipistehuoltamiseen. Selvitys tehtiin yhteistyössä Helsingin kaupungin ympäristöpalveluiden, Palvelukeskus Helsingin ja Liikelaitos Staran kanssa. Sen tuotokset tukevat kaupungin kierto- ja jakamistalouden tiekartan toteutusta.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Hankinta toteutettiin Palvelukeskus Helsingin toimesta. Canemure-hankkeen asiantuntijat osallistuivat hankinnan valmisteluun ja tarjousten vertailuun vastuullisuusteemojen osalta yhteistyössä Palvelukeskus Helsingin vastuullisuusasiantuntijoiden kanssa. Vastuullisuusasioissa konsultoitiin myös Eetti ry:tä ja Suomen tekstiili- ja muotiteollisuus ry:tä.

Työvaatehankinnan elinkaarivaikutuksia tarkasteleva selvitys toteutettiin Helsingin Canemure-osahankkeen toimesta. Selvityksessä tutkittiin Liikelaitos Staran ja Palvelukeskus Helsingin kolmen työvaatekokonaisuuden muun muassa käyttövaiheesta syntyviä päästöjä, vedenkulutusta ja kustannuksia. Selvityksen ja vaikutuksien arviointia tulevaisuudessa tukevan laskentatyökalun toteutti UseLess Company Oy.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan taustaa

taustaa

Helsingin kaupungin tavoite on olla hiilineutraali vuonna 2035, minkä saavuttamiseksi kaupunki huomioi hankinnoissaan keskeisesti ilmastonäkökulman. Kaupungin kierto- ja jakamistalouden tiekartan mukaisesti hankintoja tarkastellaan kestävyyden, uudelleenkäytön ja elinkaarivaikutusten näkökulmasta. Ilmastoystävällisyyden ja resurssiviisauden lisäksi Helsingin tahtotila on, että kaupungin hankinnat ovat vaikuttavia ja vastuullisia. 

Palvelukeskus Helsingin työvaatteiden ja niiden huoltopalveluiden kilpailutus on mukana case-kohteena Kohti hiilineutraaleja kuntia ja maakuntia (Canemure) -hankkeessa, joissa hankinta pyritään toteuttamaan vähähiilisesti. Tavoitteena on saada aikaan onnistuneita esimerkkejä ja sovellettavia työkaluja tukemaan kaupungin hiilineutraalisuustoimenpiteitä.

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu

Hankinta oli kokonaisuudeltaan laaja, sillä se kosketti koko organisaatiota ja eri puolella pääkaupunkiseutua työskenteleviä työntekijöitä. Valmistelu aloitettiin hyvissä ajoin ja hankinnan kestoksi valmistelun aloituksesta sopimuksen allekirjoittamiseen muodostui noin 16 kuukautta.

Markkinaa osallistettiin valmisteluun jo varhaisessa vaiheessa yleisellä keskustelutilaisuudella ja sitä varten toteutetulla ennakkokyselyllä, jolla kartoitettiin markkinan näkökulmasta keskeiset vastuullisuusteemat. Näitä olivat kemikaalien vähentäminen, tehdastarkastukset, kuljetukset ja jätehuolto. Vuoropuhelua jatkettiin yrityskohtaisilla keskusteluilla, joissa markkina arvioi potentiaalisten vastuullisuuskriteerien toteutuskelpoisuutta ja kustannusvaikutuksia. Elinkaarivaikutuksia tutkiva selvitys toteutettiin markkinakeskustelujen jälkeen ennen tarjouspyynnön julkaisemista. 

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet

vaatimukset-symboli

Työvaatteiden ympäristövaikutusten huomioimiseksi ja vastuullisuuden edistämiseksi muodostettiin vaatimuksia osa-aluekohtaisiin palvelukuvauksiin, vastuullisuussuunnitelmiin sekä hankinnan kohteen kriteereihin. Vastuullisuussuunnitelmissa tarjoajilta edellytettiin sitoutumista sopimuskauden aikaiseen kehitystyöhön. Suunnitelman edistymistä käydään läpi vuosittain.

Vastuullisuussuunnitelma

Työvaatetoimittajilta (sis. kokonaispalvelu) edellytettiin toimenpiteitä edistää:

  1. uusiutuvan energian käyttöä, energiatehokkuutta ja viisasta vedenkulutusta.
  2. sopimustekstiilien kuitujen ja kankaiden vastuullisuutta ja niiden tuotantoketjun läpinäkyvyyttä toimittajan hankinnoissa.
  3. sopimustekstiileissä vaihtoehtoisten, kuten kierrätettyjen kuitujen (peräisin yksinomaan tekstiili- tai vaatevalmistajien tilkuista tai kulutusjätteestä) hyödyntämistä. Myös kierrätettyjen kuitujen osuus sopimustekstiileistä tuli antaa prosentuaalisesti. 

Pesulapalveluissa (sis. kokonaispalvelu) edellytettiin toimenpiteitä edistää: 

  1. uusiutuvan energian käyttöä, edistää energiatehokkuutta ja viisasta vedenkulutusta,
  2. pesutiheyden seurantaa sekä välttää haitallisten kemikaalien ja synteettisten mikromuovien päätymistä ympäristöön esimerkiksi jätevesisuodattimien avulla.

Tarkemmat työvaatteiden ja pesulapalveluiden vastuullisuusvaatimukset on kuvattu 
Helsingin kaupungin casekuvauksessa (pdf).

Vertailuperusteet

Omistukseen hankittavien työvaatteiden (osa-alueet 1 ja 2) osalta oli mahdollista saada pisteitä hinnan (70 %) lisäksi esimerkkikokonaisuuksien toiminnallisista tekijöistä (20 %) ja alle viikon toimitusajasta (10 %). Kokonaispalveluna hankittavissa Pakkalan tuotantolaitoksen työvaatteissa (osa-alue 3) hinnan (90 %) lisäksi pisteitä sai alle viikon toimitusajasta (10 %). Pesupalvelut (osa-alue 4) arvioitiin halvimman hinnan perusteella.

Sopimusehdot

Sopimuskauden aikana Palvelukeskus Helsingin on mahdollista hyödyntää elinkaarivaikutusten selvityksen yhteydessä kehitettyä laskentatyökalua ja arvioida hankinnan elinkaarisia hiilidioksidipäästöjä, vedenkulutusta ja kustannuksia. Sopimuskaudelle on kiinnitetty mahdollisuus toteuttaa 1-2 kertaa kevyt ympäristövaikutusten tarkastelu, joka auttaa tunnistamaan ympäristövaikutusten jakautumista työvaatehankinnassa. 

Tarkastelua varten kokonaispalveluun ja pesulapalveluun valittujen toimittajien tulee toimittaa tieto keskimääräisestä sähkönkulutuksesta (kWh), kaasunkulutuksesta (m3) ja vedenkulutuksesta (l) pyykkikiloa kohden pesussa ja kuivauksessa sisältäen fossiilisten ja uusiutuvien energialähteiden osuudet sekä avustaa käyttöiän ja pesutiheyksien arvioimisessa.

Mahdolliset haasteet

Hankinnan laajuuden vuoksi valmistelussa oli paljon huomioitavia tekijöitä; samoin vastuullisuuden näkökulmasta. Esimerkiksi kierrätettyjen kuitujen ja ympäristöystävällisten, laadultaan vastaavien kuitujen edellyttäminen ei onnistunut niiden heikon saatavuuden ja korkeamman hinnan vuoksi. Lisäksi vastuullisuuteen ja ilmastovaikutuksiin pureutumisesta teki haastavaa työvaatteiden alihankintaverkoston moniulotteisuus. Vaikuttavuuden edistämiseksi kaivataankin jatkossa apua toimitusketjun paremmin huomioivien kriteerien kehitykseen, myös muissa vastaavanlaisissa hankinnoissa. 

Hankintatapoja vertaileva elinkaariselvitys edellytti nykytilanteen kartoittamista muun muassa käyttöiän, pesukertojen, volyymien ja kustannustietojen osalta, mikä vei resursseja ja vaati osin oletuksiin turvautumista. Hankintatapojen vertailu ei myöskään osoittanut yksiselitteistä tulosta, joka olisi voinut ohjata hankinnan valmistelua. Selvityksen perusteella onnistuttiin kuitenkin sisällyttämään ilmasto- ja ympäristövaikutusten kannalta merkittäviä vaatimuksia hankintaan.

Vastuullisuuskriteereillä vaikutusta sopimuskumppanien valintaan

Lopputuloksena tarjouksia saatiin osa-aluekohtaisesti kahdesta neljään (2-4) pois lukien pesupalvelut, johon ei jätetty tarjouksia. Tarjousten perusteella vastuullisuusasioiden huomioimisessa oli selkeitä eroja toimijoiden välillä, mikä näkyi eritoten vastuullisuussuunnitelmien sisällössä. Onkin tiedostettava, että jos tarjousvaiheessa edellytetään erillisiä kuvauksia, tulee niiden ohjeistusten olla yksiselitteisiä ja tarkistamiseen varattuna riittävästi resursseja. 

Kilpailutuksessa käytetyillä vastuullisuuskriteereillä oli vaikutusta lopullisten sopimuskumppanien valintaan. Kriteerien hyödyntämisellä ei kuitenkaan nähty olevan kustannusvaikutusta. Keskeisenä onnistumisena on alan vastuullisuus- ja ilmastotoimia koskevan vuoropuhelun lisääntyminen sopimuskauden aikana. Kriteerien onnistunut hyödyntäminen auttoi myös viestimään markkinalle kaupungin ja Palvelukeskus Helsingin vastuullisuusvaatimusten tasosta. 

Työvaatehankintojen kehittäminen jatkuu

Niin kilpailutuksella kuin selvityksellä saatiin runsaasti tietoa ja aihioita, joita voidaan käyttää jatkossa työvaatehankintojen suunnittelun ohjauksessa. Seuraavaan kilpailutuskertaan mennessä alalla otetaan varmasti useita kehitysaskelia ilmasto- ja vastuullisuusasioissa, ja kilpailutusta ja sen vaatimuksia tullaan kehittämään nämä huomioiden. Selvityksen osana kehitetyn laskentatyökalun käyttö on tarkoitus vakiinnuttaa, jotta päätöksentekoa varten saadaan päästö- ja kustannusdataa. 

Työvaatteiden käyttöiän pidentäminen on keskeinen tapa vaikuttaa hankinnan päästöihin, minkä vuoksi Palvelukeskus Helsinki aikoo viestiä tehokkaasti työntekijöilleen työvaatteiden vastuullisuudesta, huoltomahdollisuuksista sekä vanhojen työvaatteiden asianmukaisesta kierrätyksestä. Myös kaupunkisisäistä yhteistyötä ja tiedonvaihtoa on tarkoitus lisätä työvaatehankintojen kehittämiseksi.

Erillinen selvitys lisäsi ymmärrystä ympäristövaikutuksista

Työvaatehankinnan elinkaarivaikutuksia koskevan selvityksen toteuttaminen hankinnan valmistelun yhteydessä oli opettavainen kokemus. Selvitys auttoi ymmärtämään käyttövaiheeseen liittyvien ympäristövaikutusten jakautumista ja osoitti aiempia oletuksia vääriksi. Selvityksen perusteella merkittävä päästöjen aiheuttaja oli keskitetyssä huollossa kuivaukseen käytetyn maakaasun osuus, kun taas alalla varsin vihreästi tapahtuvien kuljetusten osuus erittäin vähäinen. 

Keinot kiertoon

Hankinnan valmisteluun saadaan varmuutta riittävillä resursseilla ja markkinadialogilla. Tärkeää on, että hankintayksikkö kirkastaa mitä vastuullisuuden edistäminen hankinnassa tarkoittaa sekä minkälaisia priorisointeja on mahdollista tai jopa tarpeen tehdä. Lisäksi keskeisten vastuullisuuskriteerien toteutuminen on syytä varmistaa yrityksen vastuullisuustyön asiantuntijoilta. Mikäli hankintaan yhdistetään erillinen selvitystyö, optimaalista on, että tulokset ovat käytettävissä tavoitteiden asetannassa jo ennen markkinavuoropuhelun aloittamista.  

Työvaatehankinnan elinkaarivaikutuksiin pureutuvan selvityksen tulokset ovat kaikkien hyödynnettävissä, samoin selvitystyön aikana kehitetty laskentatyökalu. Selvitys keskittyi eri hankintatapojen käyttövaiheen elinkaarivaikutusten vertailuun, mutta avaa myös työvaatteiden alku- ja loppuelinkaaren merkitystä ilmastovaikutusten kannalta. Sen avulla onnistuttiin lisäämään ymmärrystä resurssiviisaista ja elinkaarivaikutuksiltaan järkevistä hankintatavoista. Tieto tukee jatkossa suositusten laadintaa, tulevaisuuden suuntaviivojen hahmottamista ja kilpailutusten valmistelua. 

Lisätietoa:

Helsingin kaupungin blogi: Palvelukeskus Helsingin uudessa työvaatehankinnassa ei tingitty vastuullisuudesta (5.10.2021)

Helsingin kaupungin laatima kuvaus hankinnasta: Case: Omistus- ja vuokratyövaatteet pesulapalveluineen (pdf)

Selvitys työvaatehankinnan elinkaarivaikutuksista: Ilmastovaikutukset, vedenkulutus ja kustannukset (pdf)

Osana selvitystä tuotettu työvaatehankinnan ympäristövaikutusten ja kustannusten mallintamisen työkalu (lataa Excel-tiedosto)

Yhteyshenkilöt

Elina Tarkkonen, Kehityspäällikkö, Palvelukeskus Helsinki
Saara Ojanen, Hankinta-asiantuntija, Palvelukeskus Helsinki
Reetta Huomo, Projektikoordinaattori (CANEMURE), Helsingin kaupunki

tags