Lumenkäsittelyn innovatiivinen palveluhankinta, This Is Snow Problem - Case Stara

TAUSTATIEDOT

Hankkija



Helsingin kaupunki, Rakentamispalveluliikelaitos Stara & Kaupunkiympäristön toimiala

Hankinnan kohde



Lumenkäsittelyn innovatiivinen palveluhankinta – This Is Snow Problem.

Hankinnan kohteena ovat lumen käsittelyyn liittyvät palvelut, joiden tarkoituksena on ratkaista lumen käsittelyyn liittyviä haasteita.

Hankinnan arvo



Ensimmäinen vaihe 200.000e sisältäen kaikki projektit, seuraavat vaiheet 100.000e - 1.000.000e / projekti.

Hankinnan tila



Käynnissä esimerkin julkaisuhetkellä 04/2020.

Hankinnan tavoite 

• muodostaa yksi tai useampi innovaatiokumppanuus.
• mahdollistaa innovatiivisten ratkaisujen etsiminen, tutkiminen, kehittäminen, kokeilu ja toteutus lumen käsittelyyn ja sen haasteisiin liittyen, yhdessä kaupungin ja sen toiminnan kehittämisestä kiinnostuneiden yritysten kanssa.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat



Helsingin kaupungin lisäksi hankinnan valmistelun ja kilpailutuksen läpiviennin tukena oli Industryhack Oy, jolla oli merkittävä rooli koko hankinnan onnistumisen suhteen.

HANKINTAPROSESSI

Hankintamenettely



Innovaatiokumppanuus

Innovaatiokumppanuuden valinnan perustelut



Tilaaja halusi hyödyntää laajasti erilaisia teknologioita ongelman ratkaisemiseksi sekä luoda markkinoille mahdollisuuden ratkaista ongelma kanssaan. Innovaatiokumppanuutta haluttiin ryhtyä hyödyntämään hankintatarpeissa jo aiemminkin, mutta tilaajalta kuitenkin uupui ymmärrys ja osaaminen siitä, kuinka soveltaa uutta hankintamenetelmää käytäntöön. Industryhack Oy tarjosi mahdollisuuden lähteä soveltamaan uutta hankintamenetelmää käytäntöön konseptillansa, mikäli hankkijalla olisi tiedossa jokin ongelma, jota ei perinteisillä hankintamenetelmillä ole pystytty ratkaisemaan.

Lumen käsittelyn suhteen oli olemassa kasvava ongelma, johon ei ollut löytynyt valmista, kaupunkia tyydyttävää ratkaisua perinteisillä hankintamenetelmillä tai omalla tutkimus- ja kehittämistoiminnalla. Helsingin kaupunki on jo vuosia tutkinut ja selvittänyt ratkaisumahdollisuuksia lumen käsittelyn ongelmiin jopa yhteistyössä Oslon, Tukholman ja Pietarin kanssa, kuitenkaan löytämättä valmista Helsingin toimintaympäristöön ja haasteisiin soveltuvaa ratkaisua.

Ajatus innovaatiokumppanuuden hyödyntämisessä oli alun perin koskeva vain lumen merivastaanottoon liittyvä roskaisuuden ongelman poistamista. Kuitenkin ajatusta haluttiin avartaa, ja kaupunki halusi lopulta mahdollistaa lumen käsittelyyn liittyvien ympäristövaikutusten vähentämisen sekä tehokkuuden kasvun ratkaisut laajasti missä tahansa lumen käsittelyn vaiheessa. Lumen käsittelyn haasteet kasvavat vuosi vuodelta Helsingin kaupunkirakenteen tiivistyessä ja lumenvastaanottopaikkojen yhä vähentyessä. 1970 –luvulla lumenvastaanottopaikkoja oli lähes 30, nyt niitä on 8 ja niistä suurimman osan ottaa vastaan Hernesaaren lumen merivastaanottopaikka, joka kykenee parhaimmillaan sulattamaan jopa 100.000 lumikuormaa talvessa. Merivastaanotto on ollut aiemmin jo harkinnassa kieltää Helsingissä ja talvella 2019 asia sai poliittista tahtotilaa taakseen, joka osaltaan loi innovaatiokumppanuuksien merkityksen Helsingille entistä tärkeämmäksi. 

Hankinnan valmistelu: tarpeiden määrittely



Hankinnan valmistelu aloitettiin Staran ja Industryhack Oy:n kanssa alustavalla ongelman määrittelyllä, toisin sanoen ratkaistavan haasteen määrittelyllä. Tämän lisäksi sitä tarkennettiin yhdessä Kaupunkiympäristön toimialan kanssa, jota lumen käsittelyyn liittyvät haasteet eniten koskettavat. Hankintailmoitus tehtiin yhdessä Kaupunkiympäristön toimialan, Staran ja Industryhack Oy:n kanssa julkaistavaksi Cloudia –kilpailutusjärjestelmällä.

Hankintailmoituksen julkaisun jälkeen Industryhack Oy etsi aktiivisesti mahdollisia osallistujia hankintaan. Osallistumisvaiheen aikana valmisteltiin myös alustavaa tarjouspyyntöä arviointikriteereineen usean lumen käsittelyn vastuuhenkilön kanssa.

Innovaatiokumppanien kilpailutus: neuvottelumenettely



Hankintailmoitus julkaistiin 13.11.2018 ja siihen tutustui 40 yritystä, joista yhdeksän (9) yritystä jätti osallistumishakemuksen ja joista seitsemän (7) täytti asetetut kelpoisuusehdot.

Kaikki seitsemän valittua osallistujaa osallistuivat 8.1.2019 järjestettyyn käynnistystilaisuuteen, joka osaltaan toimi ensimmäisenä neuvotteluna. Tilaisuuden jälkeen Stara julkaisi alustavan tarjouspyynnön, johon sai esittää lisäkysymyksiä ennen ensimmäistä varsinaista neuvottelua. Alustava tarjouspyyntö sekä osallistujien alustavat ajatukset ratkaisuehdotuksista toimivat ensimmäisten neuvotteluiden pohjana.

Neuvotteluja järjestettiin kahtena päivänä ja ne toteutettiin kehittämispäivien muodossa. Kehittämispäivissä olivat mukana kaikki osallistujat, mutta varsinainen neuvonpito ja ohjaus toteutettiin kahden kesken hankintayksikön ja osallistujan edustajien välillä, jotta luottamuksellisuus neuvotteluissa säilyi.

Ensimmäisenä kehittämispäivänä tilaaja tutustui yhdessä palveluntuottajien kanssa lumen käsittelyä koskeviin haasteisiin lumen vastaanottopaikoilla ja haastavissa lumenaurauskohteissa, jonka jälkeen siirryttiin osallistujien kanssa neuvottelemaan siitä, minkälaisia ajatuksia heillä on lumen käsittelyn ongelmien ratkaisemiseksi. Neuvottelukumppaneina toimi lumen käsittelyn toteutuksen vastuuhenkilöitä niin sanottuina mentoreina, jotka ohjasivat osallistujia alustavan tarjouksen ja ratkaisuehdotuksen muodostamisessa tarpeen mukaiseksi sekä auttoivat hankinnan valmistelijoita antamaan lisätietoja alustavaan tarjouspyyntöön.

Ensimmäisen päivän tavoitteena oli ohjata osallistujia oikeaan suuntaan ja tunnistaa yhteistyömahdollisuuksia innovatiivisten ratkaisujen kehittämiseksi siten, että osallistujat pystyivät jättämään alustavat tarjouksensa. Kaikki seitsemän osallistujaa jättivät alustavan tarjouksen alustavaan tarjouspyyntöön, jotka toimivat toisen neuvottelupäivän pohjana.

Toisessa neuvottelupäivässä oli alustavia tarjouksia ohjaamassa mentoreiden lisäksi ennalta valittu tuomaristo, joka koostui lumen käsittelyn ylimmistä vastuuhenkilöistä. Toisen päivän tavoitteena oli ensinnäkin ohjata osallistujia alustavista tarjouksista kohti lopullista tarjousta sen mukaiseksi, että se vastaisi kaupungin tarpeeseen. Toiseksi toisen päivän tavoitteena oli myös saada ymmärrys siitä, minkälainen lopullisen tarjouspyynnön tulisi olla.

Lopullisen tarjouksen jättivät kaikki seitsemän osallistujaa. Arviointikriteerit valmisteltiin lopulliseen tarjouspyyntöön yhdessä tuomarien kanssa ja lopulliset tarjoukset pisteytettiin hankinnan valmistelijoiden ja tuomarien kanssa päätöstilaisuudessa.

Innovaatiokumppaneiksi haluttiin saada vähintään yksi kumppani, mutta lopulta kävi niin, että innovaatiokumppaneiksi valikoitui neljä osallistujaa, joiden ratkaisuehdotukset saivat parhaat pisteet ja jotka nähtiin kaupungin toimesta kehittämisyhteistyön arvoisina. Hankintapäätös innovaatiokumppanuuksista tehtiin 2.4.2019, jonka jälkeen siirryttiin kehittämisvaiheeseen.

Innovaatiokumppanuus: kehitysvaihe



Kehittämisvaihe käynnistettiin sopimusneuvotteluilla, jossa yhdessä innovaatiokumppaneiksi valittujen yritysten kanssa viimeisteltiin sopimus ja suunniteltiin ensimmäisen tutkimus- ja kehittämisprojektin toteutus sekä lisäksi hahmoteltiin seuraavia kehittämisvaiheen hyötymahdollisuuksia, mikäli ensimmäiset projektit onnistuvat.

Kehittämisvaiheen alussa alkoi selkeytyä se ajatus, mikä oli jo neuvotteluissa käynyt ilmi, että kehittämisvaihe tulisi olemaan mahdollisesti useampivuotinen, sisältäen useita tutkimus- ja kehittämisprojekteja, ennen kuin päästään toimitusvaiheeseen, näin ainakin joidenkin neljän innovaatiokumppanuuden osalta.

Kehittämisvaiheen ensimmäiset kehittämisprojektit olivat joissakin ratkaisuissa tutkimus- ja suunnittelutyötä suunnittelupöydän ääressä, kun taas joillakin voitiin edetä tutkimus- ja kehitystyössä jo käytännön kokeiluihin. Ensimmäisten kehittämisprojektien tavoitteena oli kuitenkin saavuttaa vahvistus jatkokehityksen hyödyllisyydelle ja toteutuskelpoisuudelle.

Ensimmäiset kehittämisprojektit tuottivat etenkin loppuvaiheessa, talven lähestyessä, painetta sen suhteen, että tunnistettiin seikkoja, jotka olivat uhkana jatkokehittämisen ja käytännön kokeilujen jatkamiselle. Osa liittyi lupa-asioihin ja osa jatkoprojektien rahoitukseen.

Lopulta on päästy siihen pisteeseen, että kaikkien neljän innovaatiokumppanin kanssa jatketaan seuraaviin kehittämisprojekteihin, jotka sisältävät mm. prototyyppien rakentamista käytännön kokeiluja varten sekä käytännön kokeilujen aikana toimivuuden tutkimista sekä jatkokehitystarpeen tunnistamista.

Innovaatiokumppanuus: toimitusvaihe



Toimitusvaiheeseen edetään, mikäli kehittämisvaiheessa päädytään molempia osapuolia tyydyttävään ratkaisuun sekä toimituksen ehtoihin. Tie toimitusvaiheeseen on vielä joidenkin kumppanien osalta pitkä, kun taas joidenkin osalta se voi tapahtua jo lähivuosina.

Mahdolliset haasteet



Pullonkaulana on ollut jokainen päätösportti, joissa on ollut hankkijan ensimmäisen innovaatiokumppanuuden nimissä hieman epäröintiä siitä, kuinka voidaan toimia.

Haasteena on ollut lisäksi se, että ei ole ollut tarkkaa käsitystä hankinnan ennakoidusta arvosta. Innovaatiokumppanuus voi toisaalta päättyä ensimmäisen kehittämisprojektin jälkeen, ja toisaalta se voi jatkua toistaiseksi voimassa olevana vuosia sisältäen useita kehittämisprojekteja.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Mitä saatiin/saavutettiin?

Hankinnalla saavutettiin ensinnäkin monta uutta kehittämislinjaa innovaatiokumppanuuksina.

Kehittämislinjoilta on saavutettu jo konkreettisten kokeilujen kautta kehitettäviä ratkaisuja. Yhtenä ratkaisuna kehitetään lumen merivastaanottoa käsittelyallas-tyyppisellä ajatuksella, jossa roskien ja epäpuhtauksien leviäminen merelle pystytään estämään ja meriveden sisältämän lämmön hyödyntämistä lumen sulatuksessa jatkamaan. Toisena ratkaisuna kehitetään lumen sulatuksen tehostamista ja sulamisveden laadun parantamista sulatusveden virtausta ja ilmastusta tehostavilla laitteistoilla. Kolmantena ratkaisuna puolestaan kehitetään sulamisveden laadun seurannan palveluja, jotta pystytään ymmärtämään paremmin lumen aiheuttamia ympäristövaikutuksia ja avaamaan tietoa kansalaisille, sekä arvioimaan investointitarpeita lumen käsittelyyn liittyen. Neljäntenä ratkaisuna on paikallista lumenkäsittelyä mahdollistava ratkaisu, jolla pystytään vähentämään lumen kuljetustarvetta ja siten vaikuttamaan hiilidioksidipäästöihin ja sitä kautta jopa suoraan ilmastonmuutokseen, lisäksi samaisella ratkaisulla pyritään mahdollistamaan yhä parempi kiertotalous, tavoittelemalla lumen sekaan joutuneen hiekoitushiekan talteenoton ja puhdistamisen ja sitä myötä uusiokäytön.

Innovaatiokumppanuuksilla on saavutettu myös jo positiivista julkisuutta. Poliittinen tahtotila erityisesti käsittelemättömän merenvastaanoton kieltämisessä vahvistui, joten Stara oli juuri oikeaan aikaan hankkimassa ongelman ratkaisuun kumppaneita.

Päästiinkö tavoitteisiin?

Tavoitteena oli muodostaa innovaatiokumppanuus tai innovaatiokumppanuuksia ja ne saavutettiin.

Innovaatiokumppanuuksien tavoitteena on ratkaista lumen käsittelyn haasteita, joihin ne ovat osaltaan tähtäämässä. Sitä, että ratkaisevatko ne haasteita lopulta ja kuinka laajasti ei vielä tiedetä, sillä se vaatii vielä monia kehittämisprojekteja.

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset? 

Hankinnan vaikutukset ovat olleet ympäristön kannalta suotuisia, ihmisen toiminnan vaikutuksia ja toiminnan vaikutuksia ihmisiin saadaan huomioitua jatkossa paremmin.

Taloudellisesta hyödystä voidaan mainita, että innovaatiokumppanuuden mallissa voidaan taloudellista kannattavuutta arvioida ennen jokaista kehittämisprojektia.

Innovaatiokumppanuudesta on kyetty jakamaan oppia ja kokemusta eri kanavia pitkin ja se polku on vasta alussa. Hankinnan toteutus innovaatiokumppanuutena itsessään on eräänlainen kehittämisinvestointi, kun kehitetään ja kokeillaan toimintatapaa uudella hankintamenettelyllä.

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana?

Innovaatiokumppanuussopimuksen jälkeen käynnistettiin ensimmäiset kehittämisprojektit niille laadittujen projektisuunnitelmien mukaisesti ja seuranta niissä tapahtui suunnitelmien mukaisesti. Media ja päättäjät ovat olleet kiinnostuneita myös kuulemaan projektien etenemisestä, joten heille on annettu vastauksia ja pidetty esityksiä aiheesta.

Helsingin kaupungilla on lisäksi lumityöryhmä, jossa on kaikilta tarpeellisilta toimialoilta edustaja, joka ohjaa lumen käsittelyyn liittyvien kaupunkitasoisten asioiden kehittymistä. Tässä työryhmässä on myös seurattu hankinnan etenemistä, sillä se kytkeytyy lumityöryhmän toimintaan vahvasti ja tukee sen toimenpidesuunnitelmia osaltansa.

Hankkijan kommentti (Opittua)



Innovaatiokumppanuus on opettanut valtavasti, yllättäviäkin asioita. Itsessään innovaatiokumppanuus hankintamenettelyn käyttämisen oppiminen tuntui jo isolta askeleelta, kuitenkin se mitä se hankintavaiheessa ja käynnistymisen jälkeen on opettanut, on yllättänyt.

Tärkein oppi on se, että innovaatiokumppanuutta voi periaatteessa käyttää mihin tahansa hankintaan, ja se avaa mahdollisuudet kehittää mitä tahansa hankintatarvetta. Se soveltui olemassa olevan ongelman ratkaisemiseen loistavasti, kuitenkin sitä voisi soveltaa ihan yhtä hyvin muuhunkin, jos halutaan antaa markkinoille mahdollisuus kehittää palveluita tai materiaaleja yhteistyössä hankintayksikön kanssa.

Toisin tehtäisiin tarjouspyynnön hinnoittelumalli, joustavammaksi ja mukautuvammaksi. Kumppanuudesta puhuttaessa tulee väkisinkin mieleen myös toinen kumppanuusmuoto, allianssikumppanuus. Innovaatiokumppanuuteen soveltuisikin hyvin allianssikumppanuuden kaupallinen malli, kuitenkin huomioiden, että innovaatiokumppanit saattavat olla pieniä yrityksiä, joilla ei ole kokemusta allianssimaisesta toiminnasta, jolloin hinnoittelumalli tulee olla myös toisenlaisen hinnoittelun mahdollistava. Lopulta kuitenkin innovaatiokumppanuuden aikanakin voidaan kehittämisprojekteissa hyödyntää aina kulloinkin parhaiten soveltuvaa hinnoittelumallia projektia kohden. Toinen tärkeä oppi onkin se, että itse innovaatiokumppanuus on myös kehittyvä ja mukautuva, juuri siihen suuntaan kuin yhdessä kumppanien kesken sitä halutaan ohjata.

Tuntematonta ei voi ennustaa ja innovaatiokumppanuuden mahdollistamat asiat ovat usein ennalta tuntemattomia, joten se vaatii rohkeutta astua ajoittain mukavuusalueen ulkopuolelle sekä kykyä soveltaa ja improvisoida aiemmin opittua, rohkeutta edetä kohti tuntematonta sekä toimia aidosti edelläkävijänä.

Keinot kiertoon

Tärkein innovaatiokumppanuuteen liittyvä neuvo on se, että markkinakartoitusvaiheesta alkaen kaikki se mihin innovaatiokumppanuus kulloinkin hankinnassa muotoutuu, on hyvä tehdä yhteistyössä tulevien mahdollisten kumppanien kanssa. Aktiivisesti työstää itse innovaatiokumppanuuden hyödyntämistapaa ja mahdollistaa sen kehittyminen myös sopimuksen aikana.

Innovaatiokumppanuudet ja kehittämisprojektit kuitenkin mahdollistuivat lopulta vain hyvällä yhteistyöllä kaupunkiorganisaation sisällä, konsulttien hyödyntämisellä sekä markkinoilla toimivien yritysten osallistumisella. Yhteistyön merkitystä ei voi siis korostaa liikaa.

Lisätietoja

Tero Koppinen, Staran tuotantopäällikkö: tero.koppinen@stara.fi