Lastensuojelun sijaishuollon palvelujen hankinta – Case Pirkanmaa

TAUSTATIEDOT

Hankkija  

Tampereen kaupunki ja tilaajakuntina mukana kaikki Pirkanmaan kunnat 

Hankinnan kohde

Pirkanmaan kuntien lastensuojelun sijaishuollon palvelut  

Hankinnan arvo 

~ 33-35 miljoonaa euroa/vuosi 

Hankinnan sopimuskausi

Hankintamenettelyn perustamisvaiheessa mukaan tulevien palveluntuottajien osalta sopimuskausi alkoi 1.1.2019 ja päättyy 31.12.2021. Lisäksi sopimus sisältää toistaiseksi voimassa olevan optiokauden. 

Hankinnan tavoite  

• varmistaa pirkanmaalaisille sijoitetuille lapsille yhdenvertaiset palvelut toteuttamalla koko maakunnan kattava hankinta, jossa mukaan valitut palveluntuottajat tuottavat sijaishuollon palvelut yhdenmukaisia palvelukuvauksia noudattaen 

• tarjota sijaishuollon palvelulla lapselle turvallinen kasvuympäristö silloin kun kotona asuminen ei ole mahdollista joko lapsen oman oirehdinnan tai vanhemmuuden haasteiden vuoksi 

• toteuttaa sopimuskaudella palveluntuottajien kanssa kehittämistyöskentely, jonka tavoitteena on: 

  • lapsen yksilöllisen kehittymisen ja omien tavoitteiden saavuttamisen arvioinnin kehittäminen 

  • lastensuojelun sijaishuollon yksiköiden työn vaikuttavuuden seurannan kehittäminen 

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat   

• Pirkanmaan maakunnan 22 tilaajakuntaa  

• Tuomi Logistiikka (kilpailutus) 

• Tampereen yliopiston yhteiskuntatieteiden tiedekunta (valmisteluvaihe) 

• Ulkopuolinen konsultti (valmisteluvaihe) 

Hankintamenettely 

Tilaajan itsensä kuvaama sote-hankintamenettely, joka on tarkoitettu hankintalain 1397/2016 luvun 12 mukaisiin hankintoihin. 

Hankinnan taustaa 

Hankinnassa on kyse Pirkanmaan maakunnan kuntien yhteishankinnasta, jossa Tampereen kaupunki toteuttaa hankinnan kaikkien siihen osallistuvien kuntien puolesta. Lastensuojelun sijaishuollon palvelut on tunnistettu merkittäväksi hankinnaksi, joten Tampereen kaupunki on nostanut sijaishuollon ostopalvelut innovatiivisten hankintojen tiekartalle yhdeksi kehitettäväksi kohteeksi. Hankinta toteutettiin sähköisenä hankintamenettelynä, joka on kestonsa ajan avoin kaikille tarjouspyynnön vaatimukset täyttäville palveluntuottajille.  

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  

Hankinnan valmistelun lähtökohdaksi otettiin asiakaskokemus. Pirkanmaalaisten asiakkaiden kokemuksia lastensuojelun sijaishuollon laitoshoidon palveluista kysyttiin tammikuussa 2018. Kysely kohdistettiin sekä laitoshoidossa oleville lapsille että sijaishuollossa olevien lasten vanhemmille. Saatuja vastauksia käytiin läpi sosiaalityöntekijöille pidetyssä työpajassa ja tuloksia kommentoi myös kokemusasiantuntija. Tampereen yliopiston asiantuntija liitti saadut tulokset tutkimustietoon. Näin hankinnan taustalle koostui teoreettinen viitekehys, ”sijaishuollon laitoshoidossa olevan lapsen ekosysteemi”, joka liitettiin osaksi hankinnan palvelukuvauksia. Palveluntuottajia tavattiin kahdessa eri markkinavuoropuhelutilaisuudessa ja myös heille esitettiin asiakaskyselyn vastaukset. Tarjouksia tuli yhteensä 283 kpl ja tarjoavia yrityksiä oli 149, joista hyväksytyn tarjouksen jättäneitä oli noin 130. Hylkäämiset johtuivat pääsääntöisesti siitä, että henkilöstövaatimukset niitä tarkistettaessa eivät täyttyneet.  

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet 

Valintaperusteena käytettiin kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta, jossa on käytetty parasta hinta-laatusuhdetta seuraavasti: 

1. Hinta, euroa/vuorokausi/asiakas 70% 

2. Laatu 30% 

• Henkilöstön koulutuksissa on yhtenä sisältönä vuorovaikutustaitojen kehittäminen. 

• Sijaishuoltoyksiköstä käsin tehtävä perhetyö on kuvattu ja sitä kehitetään jatkuvasti. 

• Sijaishuoltoyksikössä toteutetaan kokemusasiantuntijoiden toimesta tehtävää vertaisarviointia. 

• Yksikkö kerää palautetta vuosittain säännöllisesti sosiaalityöntekijöiltä, lapselta itseltään ja lapsen biologilta vanhemmilta.  

• Yksiköllä on ympäristövaikutuksia huomioiva toimintasuunnitelma. 

• Palveluntuottajalla on kokemusta vaikuttavuuden arvioinnista tarjoamassaan tuotteessa.  

Sopimusehdot 

Hankintasopimuksen kohteena ovat lastensuojelun sijaishuollon palvelut, jotka jakautuvat neljään palvelukokonaisuuteen: 

1. luvanvarainen perhehoito 

2. perustason laitoshoito 

3. erityistason laitoshoito 

4. vaativa laitoshoito

Haasteet

Haasteena on ollut määritellä hankinnalle mitattavissa oleva lisälaatu, joka kuvastaa palveluyksikön arjen toiminnan parantumista. Lisälaadun seuraamisessa olennainen resurssi on lapsen asioista vastaavat sosiaalityöntekijät, joiden tehtävänä on yhteydenpidossaan laitosten kanssa seurata sitä, että lisälaatuvaatimukset toteutuvat. Sopimuskauden aikana ongelmaksi voi muodostua palveluntuottajille asetettujen laatuvaatimusten seuraaminen, koska tilaajalla on vähäisesti henkilöresursseja käytössä suureen toimittajamäärään nähden. Käytetty hankintamenettely ei mahdollista esteen laittamista hinnankorotuksille, joten hinnat voivat nousta huomattavasti sopimuskauden aikana.  

Tulokset /Vaikutukset    

Päästiinkö tavoitteisiin?   

Menettelyn ensimmäisen vaiheen kerrotaan toteutuneen. Tilaaja on saanut toimittajarekisterin, jonne on kirjattu palveluntarjoajien lupaukset laatuvaatimusten osalta. Toimittajarekisteri myös palvelee sijoitettavien lasten moninaisia tarpeita. 

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset?   

Sopimuskausi on kesken, joten hankinnan lopullisia vaikutuksia ei voida vielä arvioida. Palveluntarjoajille kesäkuussa 2019 toteutetun kyselyn mukaan vastanneista 79% on kuitenkin kokenut hyötyneensä uudesta hankintamenettelystä. Myös kunnilta kysyttiin kokemuksia uudesta hankintamenettelystä, ja vastanneista kaikki kokivat hyötyneensä siitä.  

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana?   

Hankinnan toteutumista sopimuskauden aikana seuraa maakunnallinen seurantaryhmä, joka kokoontuu kaksi kertaa vuodessa.  

Mahdolliset jatkotoimenpiteet   

Hankinnan tavoitteissa kuvattu kehittämistoiminta etenee; lokakuussa 2019 Tampereen kaupunki julkaisi tietopyynnön sähköisestä työvälineestä lastensuojelun sijaishuollon palvelun vaikuttavuuden arvioinnin kehittämiseksi. Käytettyä sote-hankintamenettelyä aiotaan myös jatkossa hyödyntää kaupungin muissa hankinnoissa.  

Hankkijan kommentti (opittua)

Hankinnan valmisteluvaiheessa yhteispohdinnat yliopiston asiantuntijoiden ja kokemusasiantuntijan kanssa olivat tärkeitä onnistuneiden palvelukuvauksien kannalta. Mikäli hankinnan valmistelu olisi ollut mahdollista rakentaa pidemmällä aikajänteellä, olisi pystytty hyödyntämään enemmän kuntaorganisaation oman henkilöstön asiantuntemusta konsulttipalvelujen ostamisen sijaan.  

Keinot kiertoon  

Uuden hankintamenettelyn käyttö mahdollistaa sen, että päästään irti yksilötarveperusteisista suorahankinnoista, joihin liittyy erillisten päätösten ja sopimusten teko.  Lisäksi yhtenäiset palvelukuvaukset eri kuntien ja alueiden välillä auttavat takaamaan lapsille samantasoiset palvelut.  

Lisätietoja  

Irene Rinne, etunimi.sukunimi@tampere.fi  

Lue lisää hankinnasta Tampereen kaupungin sivuilta.