Lääkehuollon automaatioratkaisujen hankinta - Case KYS

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Kuopion yliopistollisen sairaalan (KYS) sairaala-apteekki.

Hankinnan kohde

KYS lääkehuollon automaatioratkaisut (älylääkekaappi, varastorobotti, antibioottisekoitin, infuusioliuosten purkuautomaatti), vaiheistettu käyttöönotto, tuki- ja ylläpitopalvelut sekä näihin liittyvät tietojärjestelmät ja niiden integrointi. 

Hankinnan arvo

Noin 2 miljoonaa euroa.

Hankinnan tavoite

Hankinnalla tavoiteltiin kustannussäästöjä ja potilasturvallisuuden parantamista lääkehuollon automaatioratkaisujen turvin.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat

Hankintaan osallistuivat tilaajan puolelta sairaalan uudistushankkeen henkilökuntaa ja erilaisia ohjausryhmiä sekä sairaala-apteekki. IS-Hankinta Oy (nykyinen Sansia Oy) tarjosi hankintapalvelut. Hankinnan kulkuun osallistui myös Istekki (ICT ratkaisut) sekä Kiinteistö Oy Mustinlapi (apteekin peruskorjaus ja laajennus). 

Hankintamenettely

Kilpailullinen neuvottelumenettely.

Hankinnan taustaa

Kuopion yliopistollinen sairaala (KYS) toteutti vuosina 2010-2015 sairaalarakennuksen ja sairaala-apteekin uudistuksen, jonka yhteydessä sairaala halusi kehittää lääkehuoltoa vastaamaan nykytarpeita ja -vaatimuksia sekä parantaa tuottavuutta ja potilasturvallisuutta. 

Osana uudistusta KYS:n sairaala-apteekki teki lääkehuollon automaatioratkaisujen hankintasopimuksen Kuopiolaisen yrityksen NewIcon Oy kanssa vuoden 2013 loppupuolella. Hankintaan sisältyi elektronisia lääkekaappeja, keräilyvarastorobotiikkaa, lääkkeenvalmistuksen robotiikkaa sekä laitteistojen tietojärjestelmiä ja niiden integrointia. 

Kyseinen hankinta oli ensimmäisiä sairaalan kokonaisvaltaiseen lääkeautomaatioon liittyviä innovatiivisia julkisia hankintoja Suomessa. Vastaavanlaisista hankinnoista ei ollut saatavilla aiempaa käytännön kokemusta, mikä lisäsi hankkijoiden ja kotimaisten toimittajien epävarmuutta hankinnan toteuttamisesta ja niiden vaikutuksista. 

Lääkehuollon automaatiolla viitataan erilaisista tietojärjestelmistä, laitteista ja roboteista rakentuvaan kokonaisuuteen, joilla korvataan ihmistyötä lääkehuollon ja lääkehoidon prosessien tehostamiseksi sekä potilasturvallisuuden parantamiseksi. Automaatioratkaisuilla tavoitellaan vastausta myös lääkehuollon kehityshaasteisiin kuten kasvaviin lääkekustannuksiin, potilaiden lääkitysongelmiin ja tiukentuviin lääkevalmistusmääräyksiin.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan valmistelu

Erilaisten ratkaisujen punnitseminen edellytti taustaselvitystä ja vuoropuhelua sidosryhmien ja toimittajien kanssa. Valmisteluvaiheessa havaittiin, että toivotun kaltaisia ratkaisuja ei ollut markkinoilla eikä niistä ollut käytännön kokemusta muissa sairaaloissa. Taustatyö johti KYS:n etsimään toimittajaa, joka ottaisi vastuun kokonaisuudesta ja sitoutuisi tuotekehittelyyn yhdessä hankkijan, loppukäyttäjien ja sidosryhmien kanssa.

Hankinnassa noudatettiin kilpailullista neuvottelumenettelyä, jossa yrityksiä kilpailutettiin vasta ideatasolla olevaan hankkeeseen. Neljä yritystä osallistui tarjouskilpailuun, jonka voitti NewIcon Oy. 

Sopimusehdot

Hankittavaan kokonaisuuteen sisältyi sopimuksen mukaan lääkehuollon automaation toteuttamiseen, vaiheistettuun käyttöönottoon, tuki- ja ylläpitoon sekä kehitykseen liittyviä palveluita. Sopimukseen sisältyi uusien teknisten ratkaisujen käytönohjaus sekä huoltoa ja järjestelmän ylläpitoa vähintään 10 vuoden ajaksi.  

Hankintasopimuksessa automaatiokokonaisuuksien ja -järjestelmien toimitus määriteltiin tehtävän erillisten tilausten perusteella siten, että jokaiselle toimitukselle tulisi laatia oma projektisuunnitelma. Sopimuksessa automaatiosuunnitelmat määriteltiin optioiksi, joihin liittyi ainoastaan mahdollisia hankintoja (kuten älylääkekaapit, lääkkeenvalmistuksen ohjausjärjestelmän laajentaminen ja infuusioliuosten tukkupakkausten purkuautomaatti). Sopimuksen mukaan ostettavat hankinnat täsmentyvät vasta tilausten yhteydessä. 

Hankinnan kehitysvaihe ja haasteet

Tuotekehittelyn alkuvaiheessa loppuratkaisua ei vielä täysin tunnettu, vaan tuotteita ideoitiin yhdessä toimittajan ja hankkijan kanssa. Yrityksen mukaan silloisen sairaala-apteekkarin aktiivisuus ideointivaiheessa oli tärkeää hedelmällisen yhteistyön luomiseksi ja tuotteen kehitykselle. 

NewIcon toteutti tuotteiden suunnittelun tuotekehitysyhteistyönä, johon osallistui loppukäyttäjiä ja muita sidosryhmiä. Esimerkiksi älylääkekaappien kehitysvaiheessa noin 200 sairaalan henkilökunnasta sai kokeilla ja kommentoida kaappien toimivuutta mallitilassa. Kehitysyhteistyön kautta luotiin markkinoilla oleviin tuotteisiin verrattuna hoitohenkilökunnan tarpeita paremmin vastaava uudenlainen älylääkekaappimalli.

Tilaajan mukaan suurin haaste järjestelmien kehittämisessä ja pilotoinnissa oli aikataulutus, joka ei pitänyt. Sairaala tiedosti tämän hyvissä ajoin ja varautui hyväksymään uuden toimittajan ja uuden teknologian implementoimiseen ja kehittämiseen liittyvät riskit. Käyttöönottovaiheessa aikatauluja siirrettiin myös hankkijan toimesta.

Vaikutukset

Hankinnan vaikuttavuutta on vaikea arvioida alkutilanteen mittausten puutteen sekä toimitusta edeltävien sairaalan uudistusten vuoksi. Hyödyt tilaajalle ja toimittajalle ovat kuitenkin haastatteluaineiston mukaan olleet merkittävät. Hankinnan myötä syntyi myös markkinoille täysin uusia tuotteita, kuten älylääkekaappi läpiantoperiaatteella ja infuusioliuosten purkuautomaatti.

Arvioiden mukaan hankittu automaatio on sairaalassa parantanut tuottavuutta, vähentänyt hoitajien lääkelogistiikkaan ja -valmistukseen liittyviä tehtäviä, parantanut palvelun laatua ja turvallisuutta sekä edistänyt työhyvinvointia ja -turvallisuutta.

Hankinnalla on ollut huomattava vaikutus toimittajayrityksen tuotekehitykseen ja kasvumahdollisuuksiin. Kyseinen hankinta oli tärkeä asiakasreferenssi yritykselle ja toimi markkinoille pääsyn avaimena. Yritys on sittemmin kerännyt suuren määrän rahoitusta ja laajentanut toimintaansa kotimaassa ja kansainvälisesti.

Hankinnasta opittua

Vaikutusten arvioinnin mahdollistamiseksi olisi lähtötilanne täytynyt selvittää ja mitata mahdollisimman tarkkaan sekä määritellä ne mittarit, joilla hankinnan tavoitteiden toteutumista hankinnan aikana voidaan mitata sellaisten prosessien ja työtehtävien osalta, joita pyrittiin automatisoimaan. Tämä on kuitenkin haastavaa, sillä käyttöönotossa oli viivettä ja se oli vaiheittaista. Henkilökuntaa piti kouluttaa uuden teknologian käyttöön, eikä käyttö toiminut ideaalisti heti käyttöönoton jälkeen. Laitteistoja optimoidaan ja parannellaan vielä useiden vuosien käytön jälkeen. Vaikutukset (mm. hoitajien työajan seuranta) ovat vaikeasti todennettavissa myös lääkehuollon- ja sairaalan uudistamisen yhteydessä tapahtuneiden työtehtävien ja työtapojen muutosten vuoksi.  

Keinot kiertoon

KYS-hankinta on hyvä esimerkki siitä, miten merkittäviä vaikutuksia julkisella hankinnalla voi olla innovaatioiden syntymiseen, yrityksen tuotekehitykselle ja tilaajan toiminnan kehittämiselle.  Esimerkillistä hankinnassa oli erityisesti, että

• hankinnan myötä syntyi täysin uusia tuotteita 
• hankinnalla on ollut huomattava vaikutus yrityksen tuotekehitykseen ja kasvumahdollisuuksiin
• hankinta edisti potilasturvallisuutta, lääkehuollon tuottavuutta ja palvelun laatua