Ikäihmisten palvelukokonaisuuden hankinta - Case Härmälä, Tampereen kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankkija

Tampereen kaupunki

Hankinnan kohde 

Palvelukokonaisuudet:

I) Ikäihmisten omaehtoiset ja ennaltaehkäisevät palvelut

II) päiväkeskustoiminnan palvelut

III) asumispalvelut

IV) kotihoidon palvelut.

Hankinnan arvo

6,7 M€/vuosi

Hankinnan aikajänne

Tarjouspyynnön päiväys 23.5.2014

1.9.2014 - 31.8.2017 + 3 vuoden optiokausi tai toistaiseksi voimassaoleva sopimus

Hankinnan tavoite

Tavoitteena palveluiden kehittämiskumppanuus. Konsepti kehittyi kumppanuudessa neuvottelujen ja tarjouspyynnön laadinnan aikana. Tavoiteltiin uusia innovaatioita (hyvinvointiteknologia) ja toimintamalleja, joita voisi monistaa muuallekin. Tavoitteena oli yksilön tasolla asuminen omassa kodissa mahdollisimman pitkää sekä yhteisön osalta Härmälän alueen alueellisen ja yhteisöllisen toimintatavan edistyminen ja vahvistuminen.

Katso tästä lisätiedot hankinnan tuottavuustavoitteista, mittareista ja kannustinjärjestelmästä.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat 

Pisteytyksessä mukana vanhusneuvoston edustus, asiakasohjaaja ja tilaajaryhmästä laajasti palvelun asiantuntijoita.

HANKINTAPROSESSI

Hankinnan taustaa

Hankinnan taustalla oli alueeseen kiinnittynyt kehitysprojekti, johon toimijat ja asukkaat olivat osallistuneet. Kehitysprojektin tuloksena hankinnan tarve oli selkeytynyt ja hankinnan painopiste oli kohdennettu asukkaiden omaehtoista toimintaa ja yhteisöllisyyden tukemista edistäviin ratkaisuihin. Hankinnan konsepti kehittyi edelleen neuvottelujen ja tarjouspyynnön laadinnan aikana (kehittämiskumppanuus).

Hankintamenettely

Kilpailullinen neuvottelumenettely. 

Hankinnan valmistelu

1. Neuvottelukierros 24.1.2014: Ehdokkaan/ehdokaskonsortion yritysesittely, suunniteltu hankintakokonaisuus ja sen tavoitteet, ehdokkaan näkemykset, innovaatiot ja parhaat ratkaisut hankintakokonaisuuden toteutumisesta ja kehittämisestä, hankinnan tavoitteiden toteutumisen mittaaminen
2. Neuvottelukierros 7.2.2014: Härmälän alueen toiminnoissa ja palveluissa hyödynnettävä teknologia
3. Neuvottelukierros 13.2.2014: Tarjousten valinta- ja arviointikriteerit sekä niiden painoarvot, sopimuskausi ja –kannusteet, Härmälän alueen palveluihin liittyvät kehittämishankkeet, sopimusrakenne ja keskeiset puitesopimusehdot, esiin nousseet asiat neuvottelujen aikana.

Hankinnan kohteen vertailuperusteet 

I kokonaisuus: Toiminnan vaikuttavuuden kehittämis- ja toteuttamissuunnitelma (max 4xA4-sivua)

I kokonaisuus: Avokysymys 1: Mitä palveluja palveluntarjoaja järjestää itse maksaville asiakkaille ja miten palveluntarjoaja esittää lisäävänsä itse maksavien asiakkaiden osuutta?

I kokonaisuus: Avokysymys 2: Miten palveluntarjoaja lisää hyvinvointiteknologiaa kotona asuville asiakkaille? Esityksen tulee sisältää myös hyvinvointiteknologian käyttöönoton aikataulutus ja kumppanuus Tampereen kaupungin ja Härmälän alueen verkostojen kanssa.

II kokonaisuus: Toiminnan vaikuttavuuden kehittämis- ja toteuttamissuunnitelma (max 4xA4-sivua)

III kokonaisuus: Toiminnan vaikuttavuuden kehittämis- ja toteuttamissuunnitelma (max 4xA4-sivua)

III kokonaisuus: Avokysymys 1: Miten palveluntarjoaja tuottaa asumispalveluissa (tehostettu palveluasuminen, palveluasuminen ja lyhytaikaishoitopaikka) laadukkaita ja turvallisia ikäihmisten toimintakykyä edistäviä palveluja sekä huolehtii kestävästä kehityksestä ja yhteiskuntavastuusta? Näkökulmana kotona asumisen tukeminen.

III kokonaisuus: Avokysymys 2. Miten palveluntarjoaja huolehtii henkilöstön laadukkaasta johtamisesta, henkilöstöresursseista ja henkilöstön osaamistasosta? Näkökulmana kotona asumisen tukeminen.

IV kokonaisuus: Toiminnan vaikuttavuuden kehittämis- ja toteuttamissuunnitelma (max 4xA4-sivua)

IV kokonaisuus:Avokysymys 1: Miten palveluntarjoaja tuottaa kotihoidossa laadukkaita ikäihmisten toimintakykyä edistäviä palveluja sekä huolehtii työntekijöiden turvallisuudesta? Näkökulmana kotona asumisen tukeminen.

IV kokonaisuus: Avokysymys 2. Miten palveluntarjoaja huolehtii henkilöstön laadukkaasta johtamisesta, henkilöstöresursseista ja henkilöstön osaamistasosta? Näkökulmana kotona asumisen tukeminen.

Hankinnan valintaperusteet

"Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet" Hinta 65%, laatu 35%.

Sopimusehdot

Pohjalla lähtökohtaisesti Jyse-ehdot.

Mahdolliset haasteet

Hankintamenettely vaati paljon aikaa ja vahvaa hallintaa. Hankinnan kohteena oli laaja-alainen palveluiden kokonaisuus, johon kuului uusia palvelumuotoja sekä vahvaa verkostomaista toiminnan kehittämistä. Hankintaan osallistuvilta tuottajilta vaadittiin vahvaa verkostoitumista ja voimien yhdistämistä kuten konsortioiden muodostamista, jotta tarjoaminen oli mahdollista näin laaja-alaiseen hankinnan kokonaisuuteen.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

Mitä saatiin/saavutettiin?

Saavutettiin toimiva, monipuolisesti palvelut ja eri toimijat yhdistävä Lähitori-konsepti, joka on monistunut myös muualle.

Päästiinkö tavoitteisiin? 

Uuden konseptin mukainen kotihoidon palvelu toteutui tavoitteen mukaisesti ja hankinnan tavoitteisiin päästiin hyvin.

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset (ympäristö, aluetaloudellinen jne)? 

Hankinnan vaikutukset näkyvät laajasti hankintasopimuksen piiriin kuuluvien yksiköiden lähialueilla. Lähitoreista on muodostunut aktiivisia kokoontumispaikkoja, alueen toimijoiden yhteistyö on tiivistynyt ja nämä näkyvät parempana palveluna kuntalaisille.

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana?

Tavoitteisiin pääsemistä on seurattu sopimuksessa sovittujen mittareiden kautta sopimuksen aikaisissa tapaamisissa kaupungin ja palveluntuottajan kesken. Lisäksi esimerkiksi Lähitorin osalta toiminnan kehittymistä on työstetty ja seurattu monilla eri kehittämisen foorumeilla.

Tarkastelujakso

Palkkion/sakon euromääräisten arvojen laskelmat perustuivat tarjouksen mukaisiin, neljän vuoden ajalta laskettuihin keskimääräisiin arvonlisäverottomiin hintoihin. Maksatusvaiheessa arvot lasketaan tarkastelujakson pituuden mukaan tarjouksen arvonlisäverottomista hinnoista (tarkastelujakso 1 vuosi). 

Sopimuksen käyttöönotto ja kehittäminen  

Sopimuksen käyttöönotto tapahtui hallitusti yhteisesti sovitulla aikataululla. Kehittämistä on tapahtunut tiiviisti koko sopimuskauden ajan.

Hankkijan kommentti (Opittua)

Hankinnan tavoitteet olivat kunnianhimoiset ja hankinnan kohteena oli uuden konseptin mukaisia palveluja ja siten sopimuskauden aikana kehittämistä vaativia palveluja. Hankinnan monimuotoisuuden takia hankintaprosessi sekä sopimuskauden aikainen toiminta vaati paljon yhteiskehittämistä ja hyvää kumppanuutta, joiden kautta tavoitteet on saavutettu.

Keinot kiertoon 

Neuvottelumenettely on tarkoituksenmukainen valinta, kun haetaan kehittämiskumppanuutta ja sopimuskauden aikana toimintaa on tarkoitus vahvasti kehittää. Vertailuperusteet ovat sovellettavissa myös muihin hankintoihin. Avovastausten arviointi on kuitenkin hyvin työllistävä vaihe.

Lisätietoja 

kehittämispäällikkö Virva Palomäki, puh. 040 800 4405, virva.palomaki(at)tampere.fi