Ikäihmisten asumis-, kotihoito-, päivä- ja palvelukeskuspalvelujen hankinta - Case Lähitoripalvelut, Tampereen kaupunki

Nuori nainen auttaa vanha miestä tietokoneella

TAUSTATIEDOT 

Hankkija

Tampereen kaupunki

Hankinnan kohde

Ikäihmisten asumispalvelujen, palvelutalon kotihoidon sekä päivä- ja palvelukeskus-/lähitoripalvelujen hankinta neljään kohteeseen:

  1. Viola
  2. Taatala
  3. Keinupuisto
  4. Petsamo

Hankinnan arvo 

5,45 M€/vuosi,  32,7 M€/sopimuskausi

Hankinnan aikajänne

Tarjouspyynnön päiväys 7.1.2016. Kesto 1.5.2016 - 30.4.2020 + kahden vuoden optiokausi tai toistaiseksi voimassaoleva sopimus

tavoite

Hankinnan tavoite

Uuden palvelun yhteissuunnittelua edellisten palveluntuottajien ja oman tuotannon kanssa.

Katso tästä lisätiedot hankinnan tavoitteista, mittareista ja kannustinjärjestelmästä.

Hankintaan osallistuneet tahot ja toimijat 

Hankinnan suunnitteluvaiheessa hyödynnettiin Kotitorin kehittämisohjausryhmää, jossa käytiin läpi palvelutalon kotihoitoa ja kartoitettiin kansallisia malleja. Palvelutalojen henkilöstö suunnitteli palvelutalon kotihoitoa (uusi palvelu) ja kommentoi palvelukuvauksia myös päiväkeskuspalvelun osalta. Asiakasnäkökulmaa saatiin asiakasohjauksesta sekä palvelumuotoilun avulla.

HANKINTAPROSESSI

taustaa

Hankinnan taustaa

Hankinnan valmisteluvaiheeseen ajoittui vahvasti ikäihmisten palvelurakenteen uudistaminen ja sitä kautta uudenmuotoisen kotihoidon palvelun kehittäminen. Myös Lähitori-toiminnan rakentaminen ja kehittäminen oli vahvasti ajankohtainen asia.

Hankintamenettely

Avoin menettely

Hankinnan valmistelu ja markkinavuoropuhelu  

Varsinaista markkinavuoropuhelutilaisuutta ei järjestetty, mutta vuoropuhelua markkinoilla toimivien palveluntuottajien kanssa käytiin hyvin tiiviisti hankinnan suunnitteluvaiheessa. Lisäksi hankinnan kohteena olevien palvelujen osalta oli tehty aktiivista kehittämistyötä hankintaa edeltävinä vuosina ja kehittämisfoorumeilla oli osallistettu monipuolisesti eri tahoja.

Hankinnan kohteen vaatimukset ja vertailuperusteet 

Laadun vertailussa "Heikin tarina", asiakaspolkua havainnollistava menetelmä, oli uusi ja hyväksi osoittautunut tapa. Heikin tarina eroaa hieman vaiheistukseltaan ja pisteytykseltään kohteiden välillä. Arvioinnissa käytetyt perusteet esitetty pääpiirteittäin seuraavilla riveillä.

vaatimukset-symboli

Heikin tarina vaihe 1 

  • osallistamisen menetelmät ja niiden käyttö
  • lähitori/palvelukeskuspalvelun tunnettavuus
  • palvelujen räätälöinti yksilöllisesti

Heikin tarina vaihe 2

  • toimintakyvyn ylläpitoon ja paranemiseen vaikuttavat asiat ja eri menetelmien käyttö
  • digitaalisen tiedonkulun edistäminen Heikkiin liittyvien toimijoiden välillä

Heikin tarina vaihe 3

  • siirtymät siviilikodista palvelutalon kotihoitoon mahdollistetaan mahdollisimman vähäisellä hämmennyksellä sekä viihtyvyyttä ja turvallisuuden tunnetta lisäten
  • toimenpiteet päivystys- ja sairaalajaksojen ennaltaehkäisemiseksi
  • talon teknologiajärjestelmän monipuolinen hyödyntäminen Heikin elämänlaadun parantamiseksi

Heikin tarina vaihe 4

  • elämänkaaren ja kiinnostuksen kohteiden huomioiminen Heikin hoidossa
  • eri menetelmien käyttö elämänlaadun parantamiseksi ja henkilöstön erityisosaamisen huomioinen
  • eri menetelmien käyttö fyysisessä aktivoinnissa ja toimintakyvyn ylläpitämisessä

Hankinnan valintaperusteet

Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet. Sama palveluntuottaja voi tulla valituksi enintään kahteen palvelutaloon.

Kohde 1: laatu 100%
Kohteet 2-4: hinta 65%, laatu 35 %.
Palvelutalot vertaillaan erikseen.

Talot 2-4: Hinnaltaan edullisin tarjous saa maksimipisteiden (65) verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen tarjoushinta jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla ja kerrotaan maksimipisteillä (halvin tarjoushinta/tarjottu hinta*65).

Laadun arvioinnissa laatupisteet lasketaan seuraavasti: Eniten laatupisteitä yhteensä avovastauksesta saanut tarjous saa maksimipisteiden (35) verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että kyseisen tarjouksen avovastauksesta saadut pisteet (Y) jaetaan eniten avovastauksesta yhteensä pisteitä saaneen tarjouksen pisteillä (X) ja kerrotaan painoarvolla (Y/X*painoarvo).

Lopuksi kaikki pisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan lopulliset vertailupisteet.

Sopimusehdot

Sopimuksessa pohjana lähtökohtaisesti Jyse-ehdot.

Mahdolliset haasteet 

Hankinnan kohteena oli palveluja kuten uuden konseptin mukainen kotihoidon palvelu, mikä herätti paljon kysymyksiä ja keskustelua hankinnan valmisteluvaiheessa.
Elämänlaatumittaria ei ole saatu levitettyä käyttöön sillä laajuudella kuin sitä hankintavaiheessa tavoiteltiin.

Hyödyt/ Tulokset /Vaikutukset

hyödyt

Mitä saatiin/saavutettiin?

Hankinnalla saavutettiin tavoitteiden mukaiset palvelut ja sopimuskauden aikana on tehty palvelujen kehittämistä tavoitteiden mukaisesti.   Luotiin palvelukorttelin konsepti, joka vei eteenpäin aiemmin luotua kampusajattelun mallia.

Päästiinkö tavoitteisiin?

Kyllä päästiin.

Mitkä olivat hankinnan vaikutukset (ympäristö, aluetaloudellinen jne)?

Hankinnan kohteena olevien yksiköiden ja niiden lähialueiden asukkaille palveluilla ja niiden kehittämisellä on ollut merkitystä, koska palvelukeskittymät tarjoavat matalan kynnyksen palveluja ja toimintaa kaikille alueen asukkaille. Kotihoidon ja asumispalvelujen palvelujen kokonaisuus on mahdollistanut sen, että asukkaiden ei ole tarvinnut muuttaa vaikka palvelutarve olisikin kasvanut vuosien varrella.

Miten asiaa on seurattu hankintasopimuksen aikana?

Hankinnan tavoitteiden toteutumista ja vaikutuksia on seurattu sopimuksessa sovittujen mittareiden kautta.

Mahdolliset jatkotoimenpiteet   

Varsinaisen sopimuskauden päättymisen jälkeen määräytyy sopimuksen jatkuminen (optiokausi) sovittujen mittareiden tason saavuttamisen mukaisesti tilaajan arvion mukaan.
Tehostetussa palveluasumisessa, kotihoidon palvelussa sekä päiväkeskuspalvelussa otetaan käyttöön sopimuskaudella elämänlaatumittari/t asukkaan ja/tai asiakkaan elämänlaadun ja hänen palveluidensa vaikuttavuuden mittaamiseksi. Tilaaja päättää käyttöön otettavista mittareista. Todennäköinen käyttöön otettava mittari kotihoidon sekä päiväkeskuspalvelun osalta on Ikäihmisen Tulostähti (Outcomes Star), jossa kahden eri haastattelun avulla selvitetään ihmisen elämänlaatu ja sen kehitys seitsemällä eri osa-alueella.
Palveluntuottaja kerää ja analysoi keräämänsä tiedon sekä raportoi Tilaajalle minkälaisiin toimenpiteisiin yksittäisen asiakkaan ja koko yksikön toiminnan osalta on tulosanalyysin perusteella ryhdytty. Tilaajalla on oikeus saada käyttöönsä analyysin lisäksi kaikki mittarilla kerätty tieto.

Hankkijan kommentti (Opittua)

Kun kilpailutetaan uutta vakiintumatonta palvelua, niin se vaatii paljon vuoropuhelua ennen hankintaprosessia tapahtunutta yhteiskehittämistä palveluntuottajien/markkinoiden kanssa.

Keinot kiertoon 

Voidaan siirtää vertailuperusteita ja on hyödynnetty varioiden muissa hankinnoissa. 

Lisätietoja

kehittämispäällikkö Virva Palomäki, puh. 040 800 4405, virva.palomaki(at)tampere.fi

tags