Hankintojen strategisen toimenpideohjelman laatiminen - Case Seinäjoen kaupunki

Seinäjoen kaupunki
Kuva: kuvat.seinajoki.fi.

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Seinäjoen kaupunki

Hankintojen kehittämisen taustaa

Julkisten hankintojen tärkeys on ymmärretty Seinäjoella jo pitkään ja hankinnat on hoidettu keskitetysti 1960-luvulta lähtien. Keskittämisellä on katsottu saavutettavan volyymietuja, säännöllisyyttä ja hankintaosaamisen taidokkuutta ja laadukkuutta. Hankintoja on toteutettu ja johdettu ammattitaidolla jo vuosikymmeniä. Laadukkaan konkreettisen tekemisen tueksi haluttiin tuoda johtamisen tueksi myös keinoja, joilla saavutetaan kaupungin strategisia tavoitteita niin lyhyellä kuin pitkällä tähtäimellä. Lähdettiin mukaan Hankinta-Suomen koulutusohjelmaan ajatuksella, että saadaan buustia ja sparrausta strategisen toimenpideohjelman laatimiseen.

Hankintojen vuosittainen arvo

240 000 000 euroa (sis. kaikki kaupungin palvelu- ja tavarahankinnat)

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Prosessit ja työkalut

""

Hankintoja seurataan monesta eri näkökulmasta. Jokaisessa hankintasopimuksessa on sekä substanssivastuuhenkilö että kaupallinen vastuuhenkilö (keskitetystä hankintatoimesta). Tuplauksella pyritään varmistamaan mm. hankintasopimusten jatkuvuus, tarpeellisuus, sisällön oikeellisuus, lakisääteiset asiat sekä oikea-aikaisuus jatkotoimissa. Käytämme hankintojen taloudelliseen kokonaisseurantaan myös hankintapulssia.

Sopimusten lisäksi hankintoja seurataan kilpailuttamisen näkökulmasta, mm. uusien hankintatapojen ja menettelyjen kokeiluilla ja verkostoitumalla.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

Keskitetyn hankintatoimen hoitamien hankintojen kirjo on varsin laaja. Kattaen niin tavarat, palvelut, käyttöoikeudet kuin vuokraukset ja leasing-hankinnat pienen pienistä tavarahankinnoista kymmenien miljoonien palveluhankintoihin. Tavoitteenamme on panostaa entistä enemmän hankintojen sopimusaikaiseen seurantaan ja kehittämiseen sekä saamaan hankinnoilla vaikuttavuutta myös yhteiskunnallisen vastuun näkökulmista. 

Seuraamme eräitä hankintojen tunnuslukuja myös talousarvioarvio ja tavoiteasiakirjoissa. Näistä esimerkkinä mm. hankinnoilla työllistämisen –hankintojen / kokeilujen lukumäärä, sekä hankintastrategian käyttöönoton etenemistä seuraavat vuosittain vaihtuvien tavoitteiden toteutuminen. 

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

""

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Hankintojen strateginen toimenpideohjelma

Seinäjoen kaupungin hankintasääntö

Seinäjoen kaupungin hankintaohje

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Tuore strateginen toimenpideohjelma toteaa seuraavasti:

  • Toteutetaan hankintoja strategia- ja tarvelähtöisesti (mm. vuoropuhelu tärkeä).
  • Käytetään julkisia varoja tehokkaasti ja parannetaan hankintojen vaikuttavuutta.
  • Edellytetään yrityksiltä ja kumppaneilta yhteiskuntavastuuta.
  • Edistetään hankintatoiminnalla innovatiivisuutta ja uuden liiketoiminnan syntymistä sekä vahvistetaan alueen elinvoimaa.

Strategisten linjausten laadinnan prosessi(t)

Seinäjoen kaupungille oli nimetty työryhmä ajalle 2.1.2020-30.9.2020, jonka tehtävä oli vastata hankintojen strategisesta kehittämisestä. Työryhmän tavoitteena oli hankintastrategian valmistaminen huomioiden innovatiivisten ja vaikuttavien hankintojen edistäminen. Työryhmän jäsenet olivat kaupungin eri toimialueilta ja puheenjohtajana toimi rahoitusjohtaja Mika Itänen. Työryhmä raportoi kaupungin johtoryhmälle. Työssä hyödynnettiin myös valtakunnallista Hankinta-Suomi -verkostoyhteistyötä, jossa Seinäjoen kaupunki oli mukana. Lisäksi toimenpideohjelman valmistelussa kuultiin Seinäjoen yrittäjiä (Seinäjoen Yrittäjät ry). Hankintajohtaja Päivi Sivonen ja Into Seinäjoki Oy:n toimitusjohtaja Leena Perämäki kävivät esittelemässä luonnosta Seinäjoen Yrittäjien hallitukselle syyskuussa 2020. Yrittäjien lisäksi viimeistelytyössä kuultiin konsernipalvelujen johtoryhmää sekä kaupungin johtoryhmää. 

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Hankintojen strateginen toimenpideohjelma pitää sisällään hankintojen nykytila-analyysin, vision, konkreettiset toiminta-askeleet tavoitteiden saavuttamiseksi sekä työnjako- ja prosessikuvaukset. Toimenpiteet on kuvattu mahdollisimman konkreettisiksi toimiksi, sisältäen mm. seurannan mittarit ja vastuulliset tahot kullekin toimenpiteelle. Toimenpiteet on jaettu kahdeksaan eri lohkoon. Toimenpiteitä on asetettu myös aikataulujanoille. Lopussa on esitelty toimeenpanon työnjako, jonka tarkoitus on varmistaa strategisten toimenpideohjelman tehokas jalkauttaminen ja jatkuvuus.

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset ja henkilöresurssien uudenlainen kohdentaminen

Strategisen toimenpideohjelman toimeenpano on käynnistynyt aivan hiljattain. Kaupunkiorganisaatiossa on lähdetty aktiivisesti uudistamaan hankintojen sähköisiä työkaluja, mikä mm. tulee uusimaan hankintasopimusten teko- ja arkistointiprosesseja jo vuoden 2021 aikana.  Lisäksi on haettu yhdessä hankintatoimen ja työllisyyden kuntakokeilun kanssa valtion tukea hankkeelle, jossa hankinnoilla työllistämisen toimeenpanoon saadaan lisää resursseja lähitulevaisuuteen. On järjestetty koulutusta esimiehille strategian toimeenpanosta ja hankinnoista sekä uudistetaan sisäisiä ja ulkoisia ohje-/viestintämateriaaleja. Näiden lisäksi on alettu valmistelemaan hankintakalenterin ensimmäistä julkaisua. Henkilöresursseja ei ole uudelleenkohdennettu tässä vaiheessa. Ensisijaisesti uudistuksista ja toimeenpanosta vastaa kaupungin keskitetty materiaalihallinto hankintajohtajan johdolla. Toimeenpano vaikuttaa monien eri palvelualueiden toimintaan ja kehitysaskelia otetaan yhteistyössä.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

""

Strategisista linjauksista viestiminen

Ensimmäinen esimiehille suunnattu koulutus oli 18.3.2021. Ohjelman valmisteluvaiheessa ja hyväksyntävaiheessa on laajasti osallistettu kaupungin johtoa. Tämän vuoden aikana on tarkoitus myös yhteistyössä Seinäjoen kehitysyhtiö Into Seinäjoen kanssa pitää hankintoihin keskittyviä tilaisuuksia mm. hankintakalenterin julkaisuajankohdan läheisyydessä.

Hankintaosaamisen kehittäminen

Hankintojen strategisen toimenpideohjelman laatimisen aikana tunnistettiin uusia, erityislaatuisia osaamistarpeita (mm. hankinnoilla työllistäminen) ja haettu niihin resurssia . Tämän lisäksi kaupungin oman väen (esimiehet, johto) koulutus ja ohjeistus koetaan tärkeäksi. Koulutus ja ohjeistusta on alkuvaiheessa kohdistettu toimeenpanon käynnistämiseen sekä hankintaohjeiden ja sääntöjen kertaamiseen (ensimmäinen tilaisuus oli 18.3.2021). Keskitetty hankintatoimi vastaa hankinnoista ja niistä viestimisestä. Tulevaisuudessa tulee otettavaksi huomioon myös mahdollinen sote-/maakuntauudistus ja kuntarakenteen muutos. Haluamme myös aktiivisesti viestiä toimijoiden suuntaan ja viestintää halutaan tänä vuonna parantaa.

Hankintatoimen uudistaminen

Seinäjoen kaupunki kokee, että hankintojen peruspaketti on heillä kunnossa ja välitöntä suuren mullistuksen tarvetta ei ole. “Toki koemme, että toimenpiteillä on positiivisia vaikutuksia kaikkiin tavoitteisiimme. Toimeenpanemme strategista toimenpideohjelmaa ja jatkossa tulee korostumaan vuoropuhelun, ennakoinnin ja resurssin kohdentamisen merkitys. Lisäksi jatketaan säännöllistä yritysyhteistyötä. Keskitetty hankintatoimi eli Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto vastaa toimeenpanosta.”, kertoo hankintajohtaja Päivi Sivonen.

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

""

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Mittareita ja seurattavia tunnuslukuja on määritelty strategisen toimenpideohjelman yhteydessä. Myös niiden raportointi ja vastuut on määritelty. Osa tiedoista vaatii vielä erillistä käsityötä, mutta kun kaupungissa saadaan tänä vuonna mm. sähköistettyä hankintasopimuksia, tullaan jatkossa saamaan entistä enemmän seurantatietoa myös automaattisesti. Lisäksi kaupunki on käyttänyt Hanselin Hankintapulssia hankintakokonaisuuksien arviointiin/seurantaan.

tags