Hankintojen johtaminen

Hankintojen johtaminen ja vaikuttavuuden tavoittelu kaupungin hankinnoilla - Case Imatran kaupunki

Kuohuava Imatrankoski ja valtionhotelli.
Kuva: imatra.kuvat.fi.

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Imatran kaupunki

Hankintojen kehittämisen taustaa

Vuosina 2018-2020 käynnissä olleella Hankinnat Imatran seudulla haltuun -hankkeella tavoiteltiin elinvoiman kasvattamista ja alueen hankintaosaamisen kehittämistä. Jo ennen hanketta kaupungin hankintaprosessi määriteltiin uudelleen, ja lopputuloksena saatiin prosessi, jota päivitetään ja kehitetään jatkuvasti. Hankintojen kehittämisestä vastaa konsernilakimies Milla Oinonen, ja siihen osallistuu myös hankinta- ja sopimusasiantuntija Simo Timperi. Imatra osallistui ensimmäiseen KEINO-akatemiaan eli hankintojen kehittämisohjelmaan.

Imatran hankinnat.
Suuntaa antava arvio Imatran kaupungin hankinnoista.

Hankintojen vuosittainen arvo

Lähes 100 miljoonaa, mikäli sairaanhoitopiirin maksut otetaan mukaan laskentaan. Muiden hankintojen kokonaisarvo on noin 40-50 miljoonaa euroa, josta noin puolet ovat sidosyksikköhankintoja.

""

HANKINTOJEN ANALYSOINTI 

Prosessit ja työkalut

Hankintojen seurantaa on helpottanut sähköinen hankintajärjestelmä, josta saa vaivattomasti hankintoja koskevaa dataa. Kaupungissa mitataan esimerkiksi tarjouspyyntöjen määrää ja paikallisuusastetta. Ostolaskujen käsittelyn automatisointi on tällä hetkellä kehityskohteena. Automatisoinnin avulla hankintatoimi voi saada kategorisoitua dataa, joka edistää vahvempaa tiedolla johtamista. Nyt kaupunki on käyttänyt oman manuaalisen kohdistetun selvitystyön lisäksi ulkopuolisten tekemiä arviointeja, esimerkiksi yrittäjäjärjestöjen laatimia kuntabarometreja ja LUT-yliopiston kanssa yhteistyössä laadittuja selvityksiä.

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset 

Analyysit ovat osoittaneet, kuinka merkittäviä hankinnat ovat, ja että hankintojen strategisen johtamisen avulla on mahdollista saada aikaan kustannussäästöjä. Tätä näkökulmaa on tuotu esiin kunnan sisäisesti.

Hankintojen kategoriajohtaminen on Imatran kaupungin pidemmän tähtäimen tavoite, ja alustavaa analyysia on tehty toimialakategorioittain. Kategoriat voisivat kuitenkin tulevaisuudessa määräytyä esimerkiksi hankintojen koon mukaan. Hankinnat jakautuvat melko tasaisesti kolmelle toimialalle:

  • hyvinvointi- ja koulutuspalvelut
  • kaupunkikehitys ja tekniset palvelut
  • konsernipalvelut.

Vahvuudet ja kehityskohteet

Hankintojen analysointi on osoittanut, että ostoja tekeviä henkilöitä on paljon. Ostajaverkostoa on tarkoitus tehostaa, pienentää ja karsia, jolloin ostamista on helpompi seurata ja ostajia helpompi kouluttaa. Lisäksi aiemmin toiminut hankintatyöryhmä on korvattu ostoagenteilla, joita on noin seitsemän kaupungin eri toimialoilta, ja jotka osaltaan ohjaavat ostamisen käytäntöjä ostajaverkostossa. Lisäksi ostoagentteja on kaupungin konserniyhtiöistä.

Imatran kaupungin hankintatoimen vahvuus on ketteryys ja kehityshenkisyys. Osaava ydinjoukko on kehittänyt hankintoja yhdessä organisaatiorajat ylittäen. Yhteistyö muiden kuntien ja organisaatioiden kanssa on ollut sujuvaa, ja yhteistyössä on positiivinen vire. Hankintapalvelu on markkinoitu sisäisesti ja ulkoisesti positiivisella tavalla. Palvelu on myös löydetty, ja sitä on hyödynnetty.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

""

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat

Hankintoja koskevat linjaukset on kuvattu osana kaupungin strategiaa. Hankintapoliittiset yleisluontoiset linjaukset löytyvät toimeenpano-ohjelman sivulta 21.

Imatra tekee tulevaisuuden - kaupunkistrategian toimeenpano-ohjelma (tarkennus vuosille 2019-2021) 

Yrityksille on laadittu hankintoja koskeva ohje, ja kaupungin hankinnat löytyvät kilpailutuskalenterista.

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Kaupunkia ja sen hankintatoimea ohjaavat seuraavat strategiset tavoitteet:

  • elinvoimaisuuden vahvistaminen
  • hyvinvoinnin edistäminen
  • uudistuvat toimintatavat

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

""

Strategian pohjalta tehdyt toimintatapojen uudistukset

Kaupungissa on panostettu yrittäjäystävällisyyteen ja ketterään kehittämiseen. Tarjouspyyntöjen laadinnassa on tehty tiivistä yhteistyötä paikallisen yrittäjäjärjestön kanssa. Yhteistyötä on tehty myös LUT-yliopiston kanssa, jonka opiskelijoiden pro gradu -tutkielmissa on tarkasteltu hankintatoimea eri näkökulmista.

Strategisista linjauksista viestiminen

Strategisista tavoitteista viestintä on sisällytetty hankintaprosessiin. Hankinnan valmistelun alkaessa täytetään lomakepohja, jonka kysymykset lähtevät strategisista tavoitteista.

Imatran hankintatoimi on puolin ja toisin yhteydessä paikallisen ja maakunnallisen yrittäjäjärjestön kanssa, ja hankintatoimi on jalkautunut myös yrittäjätapahtumiin. Hankinta-asiantuntijat sparraavat kaupungissa hankintoja tekeviä henkilöitä ja tunnistavat hankintoja, joissa vaikuttavuutta voidaan edistää. Strategisista tavoitteista viestii myös kaupungin viestintäyksikkö.

Hankintaosaamisen kehittäminen

Kaupungissa panostetaan ostoagenttien koulutuksiin ja osaamisen kehittämiseen. Hankinta- ja sopimusasiantuntija järjestää ostoagenteille kolmen viikon välein palaverin, johon kuuluu hänen itsensä tai konsernilakimiehen toteuttama koulutusosio. Myös ulkopuolisen koulutuksen hankkiminen on mahdollista. Konsernilakimies edellyttää hankintatiimiltään oman osaamisen täydentämistä. 

Millä tavalla hankintatoimea ollaan uudistamassa ja kuka uudistamista johtaa?

Konsernilakimies vastaa kehitysprosessin johtamisesta, mutta selkänoja haetaan ylemmästä operatiivisesta johdosta, kuten kaupunginjohtajalta ja muulta johtajistolta. Uudistukset ja muutokset lähtevät tarpeesta, jota pohditaan yhdessä. Esimerkiksi johtoryhmätyöskentelyssä kehittämiseen osallistetaan henkilöitä hankintatiimin ulkopuolelta.

HANKINTOJEN VAIKUTUSTEN JA VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI

""

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Hankintojen vaikuttavuus näkyy muun muassa rahallisesta säästössä ja laadukkaammissa hankinnoissa.

Imatra käyttää ensisijaisesti numeerisia mittareita. Hankintatoimessa seurataan tarjousten määrää, kilpailutusten tavoittavuutta, paikallisten tarjoajien määrä, kuinka moni tarjoaa ensimmäistä kertaa sekä sitä, kuinka todennäköisesti ensimmäistä kertaa tarjoava valitaan hankintaan.

Tarjousten määrä on saatu kasvamaan, ja se on huomattavasti valtakunnallista keskivertoa edellä. On todettu, että kun yritys on jättänyt tarjouspyynnön ensimmäistä kertaa, se on tullut valituksi kerran kolmesta. Uusilla kumppaneilla on siis hyvät mahdollisuudet menestyä, ja valinta on mahdollistanut monesti näiden yritysten kasvun.

Hankinnat Imatran seudulla haltuun -hankkeen aikana pidettiin kirjaa eri tavalla tehtyjen muutoin samojen hankintojen kustannussäästöistä. Esimerkiksi opetusteknisten laitteiden puhdistamisen ja väistötiloihin siirtämisen hintalappu oli aikaisemmin ollut lähes 40 000 euroa. Hankkeen aikana päätettiin jättää avoin tarjouspyyntö, selvittää alueella aktiivisesti toimivia alan yrittäjiä ja markkinoida avointa tarjouspyyntöä heille kohdennetusti. Hinta laski 7000 euroon. Aiemmin oletushypoteesina toimialalla oli, ettei useita tekijöitä ole. Hankinta-asiantuntijan selvitystyö ja yhteistyö yrittäjäjärjestön kanssa johti tarjousten määrän merkittävään kasvuun ja kustannussäästöön.

Kenelle hankinnoista raportoidaan?
Hankinnoissa raportoidaan kunnanhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle noin puolivuosittain. Hankinnoista tiedotetaan ja keskustellaan ylimmän operatiivisen johdon kanssa jatkuvasti.

Tieto saadaan sähköisen Cloudia-järjestelmän raporteista ja suodattamalla sen dataa. Tietoa on haettu myös ulkopuolisista selvityksistä objektiivisemman näkökulman saavuttamiseksi.

tags