Hankintastrategian uudistaminen - Case Helsingin kaupunki

TAUSTATIEDOT

Hankintaorganisaatio

Helsingin kaupunki

Hankintojen kehittämisen taustaa

Helsingin kaupunkiorganisaatio laitettiin uuteen asentoon vuonna 2017, minkä myötä nousi myös tarve uudistaa kaupungin hankintastrategia. Asian kanssa ei kuitenkaan haluttu kiirehtiä, vaan työ päätettiin käynnistää rinnakkain kansallisen hankintastrategian valmistelun kanssa. Näin pääkaupunki pääsisi ensimmäisten joukossa näyttämään suuntaa Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmassa asetettujen, koko maan yhteisten päämäärien tavoittelussa.

Lisää kehittämisen taustaprosessista:

Napakka strategia ohjaa Helsingin hankintoja (Hanselin artikkeli)

Helsingin kaupungin hankintastrategia uudistettiin (Helsingin kaupungin artikkeli) 

Hankintastrategian uudistamisen taustaa on kuvattu kattavasti myös itse strategian johdannossa.

Hankintojen vuosittainen arvo 

4 mrd euroa

HANKINTOJEN ANALYSOINTI

Hankintojen ja hankintatoiminnan analysoinnin keskeiset tulokset

Hankinnat eli sisäiset ja ulkoiset palvelujen, aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden ostot sekä investoinnit muodostavat yli puolet Helsingin kaupungin menoista. Helsingin vuosittaisten hankintojen euromääräinen volyymi on noin neljä miljardia euroa. Suomen julkisten hankintojen vuosittainen euromääräinen volyymi on noin 45 miljardia euroa, josta kuntien osuus on noin 30 miljardia euroa. Helsinki on Suomen suurin julkisia hankintoja tekevä toimija.

HANKINTOJEN STRATEGISET LINJAUKSET

Organisaation hankintoja ohjaavat asiakirjat 

Helsingin kaupungin hankintastrategia (pdf)

Hankintastrategiassa on otettu huomioon kaupungin keskeiset strategia-asiakirjat ja toimenpide- ja kehitysohjelmat kuten kaupunkistrategia, Hiilineutraali Helsinki 2035 -toimenpideohjelma, ympäristöpolitiikka sekä digitalisaatio-ohjelma. Myös hankintoja koskevat tarkastustoimen suositukset on huomioitu.

Tiivistelmä koko organisaatiota koskevista keskeisimmistä strategisista linjauksista

Vuonna 2020 päivitetyn Helsingin kaupungin hankintastrategian päätavoite on selkeyttää hankintojen tekemistä. Se myös kuvaa ulospäin sitä, mitä painotetaan. Uudessa hankintastrategiassa. Helsinki tiivisti tavoitteensa hankinnoilleen kolmen pääteeman alle:

• toimivat markkinat ja innovaatioiden edistäminen
• vaikuttavuus ja vastuullisuus
• hankintojen johtaminen ja hankintataidot

Näistä kukin sisältää osaltaan hankintoja koskevat tavoitteet ja toimenpiteet, joilla Helsinki tukee kaupunkistrategiansa toteuttamista ja kehittää palvelujaan yhä paremmin kaupunkilaisten ja yritysten tarpeita vastaaviksi. Strategiaa sovelletaan investoinneissa sekä palvelujen, aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden hankinnoissa ja käyttöoikeussopimuksissa. Strategia ei sisällä tuoteryhmä- tai kategoriakohtaisia linjauksia.

Strategia ei sisällä yksityiskohtaisia toimialojen eikä liikelaitosten toimintaan kohdistuvia linjauksia. Kaupunkiorganisaation osat voivat laatia omaa työtään tukevia hankintaohjelmia varmistamaan osaltaan kaupungin hankintastrategian tavoitteisiin pääsemisen. Näin on tehnyt esimerkiksi kaupunkiympäristön toimiala, joka julkaisi oman hankintaohjelmansa vuonna 2019.

Strategisten linjausten painopisteet/laadinnan prosessi(t)

Helsingin kaupungin johtoryhmä päätti huhtikuussa 2020, että kaupunki uudistaa hankintastrategiansa vuoden 2020 aikana. Työssä hyödynnettiin kaupungin toimialojen, liikelaitosten ja kaupunginkanslian edustajista koostuvaa Helsingin hankintojen ohjausryhmää. Se muodosti perustan neljälle työpajalle, joissa luotiin merkittävä osa strategian rakenteesta ja sisällöstä. Keskeisinä työkaluina käytettiin kesän 2020 aikana toteutettua verkkoaivoriihtä sekä SWOT- ja maturiteettianalyysejä.

Strategiatyöhön osallistui muutama kymmenen henkeä eri puolilta kaupunkiorganisaatiota. Työtä tukemaan mukaan otettiin myös Hanselin hankintatoimen kehittäjät.

HANKINTOJA OHJAAVAN STRATEGIAN TOIMINNALLISTAMINEN

Strategisten linjausten toimeenpanosuunnitelma

Konkretiaksi strategia muuttuu lähivuosina johdonmukaisen ohjaamisen ja vahvan hankintaosaamisen kautta.

Tavoitteille ja toimenpiteille laaditaan työ- tai projektisuunnitelmat, joissa työhön osallistujia ja aikatauluja tarkennetaan. Kaupungin hankintojen ohjausryhmä koordinoi hankintastrategian toimeenpanon suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa. Toimeenpanosuunnitelmassa (hankintastrategian liitteenä) on tavoitteille esitetty mittareiden ohella vuositason aikataulu.

Strategisista linjauksista viestiminen

Strategiasta viestintää jatketaan kohdennetummin, kun toimeenpanosuunnitelma tarkentuu/toimenpiteet etenevät.

Hankintaosaamisen kehittäminen

Helsingin kaupunki kartoittaa hankintaosaamisensa osana vuosittaista osaamisen kehittämissuunnittelua. Kaupunki käynnistää hankintojen koulutusohjelman, jossa huomioidaan hankintojen tekemisessä tarvittavat osaamisalueet kuten hankintojen johtaminen, vastuullisuus, tietoturva sekä hankintaprosessin eri vaiheet hankintojen valmistelusta sopimushallintaan.

Hankintakoulutuksessa huomioidaan monipuoliset toteutustavat ja erilaisten henkilöstöryhmien tarpeet. Osaamisen varmistamiseksi lisätään yhteistyötä ja vuorovaikutusta hankintatoimen ja muiden toimintojen kesken. Helsingin kaupungilla kannustetaan koulutuksen ohella muiden osaamisen kehittämisen keinojen hyödyntämiseen. Näitä ovat esimerkiksi tehtäväkierrot, urasuunnittelu ja omaehtoinen opiskelu.

Hankintatoimen uudistaminen

Strategia kuvaa Helsingille hankintatoimen kehittämisen ja parantamisen keinot ja tehtävät. Kaupungin ydintoiminnan organisointia tai palvelujen tuotantotapoja koskevat palvelutuotannolliset linjaukset tehdään joko tulevassa kaupunkistrategiassa tai erillisissä palvelustrategisia linjauksia koskevissa päätöksissä.

Hankintastrategian tavoitteiden toteuttamista koordinoi kaupungin hankintojen ohjausryhmä ja ohjaa kaupungin johtoryhmä.

HANKINTOJEN VAIKUTUKSET JA VAIKUTTAVUUS

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten arviointi ja mittaaminen

Helsingin hankintastrategia on jaettu kolmeen teemaan ja jokaisessa teemassa on oma mittarinsa. Mittarit on kuvattu hankintastrategian toimeenpanosuunnitelmassa ja niiden avulla seurataan tavoitteiden toteutumista. Mittareilla tuetaan hankintatoimintaa ja hankintojen johtamista, ja niiden laadinnassa on huomioitu kansallisen julkisten hankintojen strategian seurantaan luotuja mittareita.

Toimivien markkinoiden ja innovaatioiden edistämisen mittarina toimii hankintakilpailutuksissa saatujen tarjousten määrän kehitys. Vaikuttavuuden ja vastuullisuuden mittarina toimii Hiilineutraali Helsinki 2035 -toimenpideohjelman tavoitteiden saavuttamista edistävien hankintojen osuus. Hankintojen johtamisen ja hankintataitojen mittarina toimii Helsingin hankintatoiminnan mitatun kypsyystason parantuminen.

Mittaamiseen tarvittava tieto kerätään useista olemassa olevista tietolähteistä, kuten tietojärjestelmistä ja erilaisista data-alustoista. Osa tiedoista kootaan erillisten selvitysten ja kyselyjen avulla. Hankintastrategian mittareiden lähtötasot määritellään toimeenpanon käynnistyessä vuoden 2021 aikana. Mittaristoa päivitetään työn edetessä.

Lisätietoja

Noora Fils, noora.fils@hel.fi, 0403345253