Tilaajalle innovatiiviset/uudet ratkaisut ja niiden hankinta Suomessa

KEINO-osaamiskeskus kartoitti vuonna 2018 tilaajalle innovatiivisia/uusia ratkaisuja ja niiden hankintaa Suomessa. Löydät raportin tästä. Alla oleva sisältö perustuu ko. kartoitukseen.

Lähes 30% KEINOn toteuttaman kyselyn vastaajista vuonna 2018 arvioi hankitun ratkaisun olevan olennainen parannus aiempaan, ja 16% ilmoitti hankinnan olevan täysin uusi ratkaisu hankintaorganisaation näkökulmasta.

Hankinnan uutuus tilaajalle
KUVA 3. Toteutetun hankinnan lopputuloksen uutuus hankintaorganisaatiolle (Oliko hankittu tuote, palvelu tai ratkaisu teille uusi?). (n=278)

Se, millä tavalla hankittu tuote, palvelu tai ratkaisu on tilaajalle uusi, määrittyy kartoituksemme mukaan hyvin tilanne- ja organisaatiokohtaisesti. Kysymys voi esimerkiksi olla aiemmasta poikkeavasta toteutuksen mittakaavasta tai toimintamallista, uudenlaisesta tai uusia elementtejä käsittävästä hankintaprosessista, sopimuskannusteista, ei aiemmin käytössä olleesta tuotteesta tai palvelusta, uudenlaisesta palvelujen tuottamismallista tai rakennushankkeen urakkamuodosta, uudesta teknisestä ratkaisusta tai spesifin teknisen menetelmän soveltamisesta sekä sellaisten menetelmien hyödyntämisestä kehittämisessä, joista ei ole aikaisempaa kokemusta.

Kyselyaineiston perusteella tilaajalle täysin uuden ratkaisun hankinta ei yhdisty tiettyyn hankintalajiin (urakka-, palvelu- tai tavarahankinta). Hankinnan lopputuloksen uutuus tilaajalle liittyy enemmän erillishankintoihin ja kilpailutuksiin, jotka ovat osa laajempaa hankintakokonaisuutta kuin saman sisältöisenä toistuviin hankintoihin.

Tilaajalle uuden ratkaisun hankintaan vaikuttavia tekijöitä

Teknisen ja markkinavuoropuhelun käyminen hankinnan valmisteluvaiheessa on yhteydessä siihen, että hankintaprosessin tulos on tilaajalle uusi tai ainakin olennainen parannus aiemmin käytössä olleeseen ratkaisuun. Tilaajalle täysin uusien tai olennaisesti paranneltujen ratkaisujen hankinnoissa n.60% ilmoitti teknisen tai markkinavuoropuhelun olleen osa hankinnan valmistelua. (Kuva 4). 

Markkinavuoropuhelun hyödyntäminen
KUVA 4. Hankitun ratkaisun uutuus tilaajalle ja teknisen tai markkinavuoropuhelun hyödyntäminen hankinnan valmisteluvaiheessa. (n=274).

Tarjousten vertailuperusteet

Tilaajalle uusissa hankinnoissa (täysin uusi tai olennaisesti paranneltu ratkaisu) tarjousten käytetyin vertailuperuste on paras hinta-laatusuhde. Sitä on sovellettu n.66%:ssa täysin uuteen tai olennaisesti parannettuun ratkaisuun johtaneista hankinnoista. 
Jo aiemmin käytössä olleeseen ratkaisuun päätyneissä hankinnoissa tarjousten käytetyin vertailuperuste on hinta. Sitä on sovellettu n. 50%:ssa ainoana vertailuperusteena. Hinta-laatusuhdetta on kuitenkin käytetty vertailuperusteena melkein yhtä ahkerasti eli n.47%:ssa hankinnoista.

Hankinnan uutuus tilaajalle ja vertailuperusteiden käyttö
Taulukko 1. Hankinnan uutuus tilaajalle ja vertailuperusteiden käyttö (% hankkeista per uutuus tilaajalle -luokka. Huom. vastaajilla oli mahdollisuus valita useampi vaihtoehto tai jättää vastaamatta kysymykseen, joka selittää ”Yhteensä-sarakkeen” summan vaihtelun alle tai yli 100%).

Lähes 14% täysin uusista ratkaisuista on syntynyt hankinnoissa, joissa vertailu on tapahtunut käyttämällä kiinteähintaista kilpailutusta (so. vertailu perustuu ainoastaan laatuun). Tähän ryhmään kuuluu palvelu- ja tavarahankintoja, joissa haettiin muun muassa uusia ajatuksia ja ideoita palveluiden sisältöön ja toteutukseen, hyödynnettiin yhteiskehittämismenetelmiä ja hankittiin uutta, ei aiemmin käytössä ollutta tekniikkaa. 

Referenssivaatimukset ovat käytössä yli 70%:ssa kaikista hankintalajeissa. Tilaajan näkökulmasta uusiin ratkaisuihin johtaneissa hankinnoissa referenssivaatimuksia käytetään seuraavasti: rakennusurakkahankinnoissa osuus on 86%, tavarahankinnoissa 76% ja palveluhankinnoissa 74%.  Referenssivaatimusten käytön yleisyys on samalla tasolla hankinnoissa, joissa valinta on kohdistunut jo aiemmin käytössä olleeseen ratkaisuun. 

Lähes 2/3-osaan tilaajalle uusista ratkaisuista on sisältynyt myös yksityiskohtaisia teknisiä ratkaisuja, palvelusuoritteita tai urakkasuunnitelmia koskevia määrittelyjä. Yksityiskohtaisia määrittelyjä on käytetty eniten tilaajalle uusissa tavarahankinnoissa (71%), rakennushankkeissa vastaava lukema on 67% ja palveluhankinnoissa 62%.

Yksityiskohtaisten määrittelyjen yleisyys uusissa tavarahankinnoissa
KUVA 5. Yksityiskohtaisten määrittelyjen yleisyys uusissa tavarahankinnoissa.

Uudet hankintamenettelyt

Uusien, toimintamallien käyttö liittyy KEINOn kyselyaineistossa lähinnä hankintoihin, joissa hankinta on kohdistunut tilaajalle täysin uuteen tai olennaisesti parannettuun ratkaisuun. Uusia hankintamenettelyjä tai toimintamalleja, kuten allianssimallia tai innovaatiokumppanuutta, on kuitenkin käytetty vain 7%:ssa kyselyn kattamia hankintoja. Rakennushankkeisiin liittyvissä kilpailutuksissa kokonaisvastuu (KVR) ja kehitysvaiheen käsittävä Suunnittele ja toteuta (STk) -urakkamallien käyttö on yleisintä. 

Sopimukseen sisältyvät kehittämiselementit

Vuonna 2018 kehitystyötä hankintasopimuksen puitteissa tehtiin seuraavasti:
-    Täysin uudet hankintaratkaisut: yli 40% tapauksista
-    Osittain uudet hankintaratkaisut: yli 30% tapauksista 
-    Tilaajan aiemmin käytössä olleet hankintaratkaisut noin 10% tapauksista

Asiantuntijapalvelut osana sopimusta ovat sen sijaan yleisimpiä aiemmin käytössä oleviin ratkaisuihin päätyneissä hankinnoissa ja osuus vähenee sitä mukaan mitä innovatiivisemmaksi vastaajat ovat arvioineet ratkaisun hankintaorganisaation näkökulmasta.

Uutuus tilaajalle ja mitä hankintasopimukseen sisältyi
KUVA 6. Uutuus tilaajalle ja mitä hankintasopimukseen sisältyi.

Immateriaalioikeudet kehitystyön tuloksiin

Hankinnan uutuusarvolla on julkisissa hankinnoissa Suomessa yhteys siihen, millaisia ehtoja hankintasopimuksen puitteissa tapahtuneen kehitystyön immateriaalioikeuksiin sisältyy ja miten kehitystyön tulosten immateriaalioikeudet jaetaan.

Immateriaalioikeudet kehitystyön tuloksiin
KUVA 7. Immateriaalioikeudet kehitystyön tuloksiin, mikäli hankintasopimukseen sisältyi kehitystyötä. (n=75).

Jo käytössä olleen ratkaisun hankinnassa oikeudet mahdollisen kehitystyön tuloksiin jäävät tilaajalle 75% tapauksista. 

Tilaajan kannalta olennaisesti aiempaa paremman tai täysin uuden ratkaisun hankinnassa aineettomat oikeudet jaetaan selvästi tasaisemmin. 

Ennen hankintaa tehty yhteistyö uuden ratkaisun kehittämiseen tai kokeiluihin liittyen
on yhteydessä koettuun ratkaisun uutuusarvoon tilaajan näkökulmasta eli yhteistyö on yleisempää, jos hankinnan kohteena oleva ratkaisu on olennainen parannus tai täysin uusi ratkaisu hankintaorganisaatiolle. Edeltävä yhteistyö voi liittyä erilliseen tutkimushankkeeseen tai alustavaan selvitystyöhön, markkinakartoitukseen, vuoropuheluun ja tavoitteiden määrittelyyn toimittajien kanssa, sekä kokeiluihin ja pilotointeihin.

Kehitys/kokeiluyhteistyö ennen hankintaa
KUVA 8. Teittekö uuden ratkaisun kehitystyöhön tai kokeiluihin liittyvää yhteistyötä ennen hankintaa (kyllä/ei) ja hankitun ratkaisun uutuus tilaajalle. (n=263).