Toiminnallistaminen organisaation eri tasoilla

""

Toiminnallistaminen voidaan jakaa kolmeen hierarkkiseen tasoon: strategiseen, taktiseen ja operatiiviseen (vertaa Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten tasot). Hierarkkisella jaottelulla on mahdollista osoittaa, missä toiminnallistamisen osa-alueissa eri toimijoilla on rooli tai selkeä vastuu. Se auttaa siis löytämään oikeat toimijat ja ajoittamaan erilaiset toimet kokonaisuuden kannalta parhaalla tavalla.

Strategisen tason toiminnallistamisessa poliittisilla päättäjillä ja johtajilla on selkeä vastuu. Kyse on linjausten ja tavoitteiden toteuttamisen määrittelystä usein vaalikaudet ylittävässä aikaikkunassa toimintaympäristö huomioiden. Lisäksi kyse on tavoitteiden ja linjausten karkeasta priorisoinnista eri kategorioissa, toiminnallistamisen yleistason suunnittelusta sekä seurannan mittareiden määrittämistä. Tämä työ tehdään yleensä jo strategian luomisen aikana.

Taktisen tason toiminnallistamisessa korostuu johtajien ja hankinta-ammattilaisten yhteistyö. Alussa taktisen tason toiminnallistaminen limittyy ajallisesti strategisen tason toiminnallistamiseen. Prosessin lopussa taas päällekkäisyyttä on operatiivisen tason toiminnallistamisen suhteen. Sisällöllisesti taktisen tason toiminnallistaminen on yksityiskohtaisempaa. Keskeisessä osassa ovat organisaation päätöksenteko, organisaatiokulttuuri ja toimintamallit. Taktisen tason toiminnallistamisen yhteydessä määritellään eri toimijoiden roolit ja vastuut esimerkiksi sen osalta, kuka tekee päätökset missäkin kohtaa prosessia.

Käytännössä taktisen tason toiminnallistaminen saattaakin tarkoittaa vaikkapa erilaisten työryhmien kokoonpanojen ja roolien suunnittelua sekä yhteistoimintaa strategisten hankintojen ohjaus- tai johtoryhmän kanssa. Seurannan mittareiden tarkentaminen ja seurantatiedon analysointi kuuluu myös toiminnallistamisen taktiselle tasolle. Lisäksi taktiseen toiminnallistamiseen kuuluu oleellisesti yhteistyö esimerkiksi oman alueen toimijoiden ja yritysten kanssa strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Operatiivisella tasolla toiminnallistaminen on suurelta osin hankinta-ammattilaisten vastuulla, mutta esimerkiksi tietyt strategiselta merkittävyydeltään keskeiset yhteistyön tavat edellyttävät myös poliittisen johdon mukana oloa. Käytännössä operatiivisen tason toiminnallistaminen on arkisten toimintatapojen ja prosessien luomista hankintakategorioille tai jopa tietyille hankintojen kohteille.

Operatiivisen tason toiminnallistaminen alkaa tavallaan jo maturiteetin analysoinnista ja niiden prosessivaiheiden tunnistamisesta, joissa on erityistä kehittämisen tarvetta. Esimerkiksi yksityiskohtaisten prosessikaavioiden tekemisestä voi olla hyötyä, kun uutta toimintamallia lähdetään toteuttamaan. Yleensä tämä työ vaatii eri rooleissa olevien henkilöiden tehtävien tarkkaa määrittelyä. Tämä on aikaa vievä vaihe, jossa eri osapuolten kuuntelulle ja keskustelulle kannattaa varata riittävästi aikaa. 

Operatiivinen toiminnallistaminen tulee linkittää sekä hankintayksikön että koko organisaation johtamiseen esimerkiksi yhtenäisen vaikuttavuuden arvioinnin ja seurannan avulla. Oleellista on kytkeä vaikuttavuustavoitteet resurssien kohdentamiseen: henkilöstöresursseihin, osaamisen kehittämiseen sekä hankintojen osto-/investointibudjetoinnin raameihin. Vaikuttavuuden kannalta on hyvä suunnitella yhdessä myös se tapa, jolla uudenlaista tekemistä ja haluttuja lopputuloksia seurataan ja arvioidaan.

Hankintoja ohjaavan strategian toiminnallistaminen

Hankintoja ohjaavan strategian toiminnallistamisen elementit

Hankintaosaamisen johtaminen ja kehittäminen

Hankintoja ohjaavan strategian toiminnallistamisen välineitä