Hankintoja ohjaavan strategiaprosessin vaiheet ja sisällöt

""

Strategia koostuu useista elementeistä, jotka voivat osittain tulla annettuina - tai ne voidaan luoda vasta prosessin aikana. Ennen strategiaprosessiin ryhtymistä on syytä käydä läpi, minkälaisia linjauksia organisaatiossa, alueellisella tai kansallisella tasolla on jo tehty, ja esimerkiksi minkälaista tietoa kerätään. Strategian luomisen prosessi kannattaa myös suunnitella huolella sekä tiedon tuotannon että osallistamisen ja päätöksenteon näkökulmista. Työ voi hoitua omin voimin ja esimerkiksi vertaisoppimista hyödyntäen - tai siinä voidaan käyttää ulkopuolista apua. Strategiaprosessin omistajuus ja johtaminen on kuitenkin aina oltava omassa organisaatiossa. Sivun lopussa olevassa kuvassa näkyvät strategiaprosessin keskeiset vaiheet ja sisällöt.

Yksi olennaisimmista elementeistä on visio, joka määrittää jonkin tietyn tavoitteen. Organisaation hankintoihin liittyvänä visiona voi olla vaikkapa se, että hankinnat toteuttavat “elinvoimaista, hiilineutraalia ja hyvinvoivaa kuntaa vuonna 2030”. Visio voi kuvata vaikuttavuutta, joka halutaan saada aikaiseksi (esim. hankintojen avulla saavutettu päästövähennys tai työllisyysvaikutus), tai sen avulla voidaan asemoida jokin suhteessa muihin (esim. Suomen sosiaalisesti kestävimmät hankinnat). Vision määrittely on ratkaisevaa, sillä ilman selkeää tahtotilaa toiminnasta tulee umpimähkäistä - eikä edistymistä voida seurata. Hankinnoissa vision on heijastettava organisaation omaa visiota. Sen on siis oltava linjassa niiden laajempien strategisten päämäärien kanssa, joita myös hankintojen halutaan toteuttavan.

Missio eli perustehtävä tai toiminta-ajatus voi olla itsestään selvä tai ulkoa määritelty. Julkisen organisaation olemassaolon ja toiminnan tarkoitus ja tehtävät on voitu säätää esimerkiksi lailla. Hankintatoiminnan missiona on yleisesti varmistaa organisaation toiminta sekä sen tavoitteiden toteutuminen. Lisäksi hankintalaissa säädetään, että julkisten organisaatioiden tulee toteuttaa hankintansa kokonaistaloudellisesti sekä ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen (lain 2§, tavoitteet). Tämän lisäksi voi olla tarpeen määritellä hankintatoimen missio. Näin määritellään selkeästi ja yksiselitteisesti se, mitä organisaation hankintatoimi tekee, ja mikä on sen suhde muuhun organisaation tekemiseen.

Kun missio on määritetty, voidaan sitä käyttää toiminnan suuntaamiseen, osaamisen johtamiseen ja resurssien hallinnoimiseen. Mission muotoilussa kannattaa ottaa huomioon oman organisaation nykyinen toimintamalli ja resurssit sekä keskittyä niihin toteutettavissa oleviin muutoksiin toimintamallissa ja työnjaossa, jotka edistävät missiota. 

Nykytila-analyysi auttaa hahmottamaan sen, missä ollaan suhteessa tavoiteltuun visioon. Siinä voidaan analysoida esimerkiksi, minkä tyyppisiin kohteisiin organisaation hankinnat kohdistuvat, ja minkälaisilta toimittajilta hankintoja tehdään. Erilaisista hankintojen ja hankintatoimen analysoinnin keinoista voit lukea tarkemmin täältä. Strategiaprosessissa on oleellista analysoida rehellisesti ja tarkasti oman organisaation hankintojen organisoitumista sekä toiminnan vahvuuksia ja heikkouksia erityisesti suhteessa tavoitteisiin. Oman organisaation toiminnan ominaispiirteitä ja kyvykkyyksiä peilataan ulkoa kohdistuviin uhkiin ja mahdollisuuksiin.

Nykytilan analyysia ei tehdä vain nykytilan kuvaamiseksi, vaan analyysin tarkoituksena on selvittää, mihin toimenpiteisiin tulisi ryhtyä, jotta organisaation tavoitteet toteutuisivat hankintojen osalta. Tästä syystä esimerkiksi pelkkien lukujen raportointi ei riitä, vaan oleellista on päätelmien tekeminen lukujen pohjalta.

Strategiset tavoitteet ja niihin tähtäävät toimenpide-ehdotukset voidaan laatia, kun nykytila-analyysi, visio ja missio on kiteytetty. Strategiset linjaukset määrittävät sen, mitä pitää tehdä, ja miten tulee toimia, jotta visio toteutuu ja keskeisiin tavoitteisiin päästään. Tavoitteista päättäminen on aina johdon tehtävä, mutta niiden ideointiin ja kehittämiseen voi osallistua laajasti esimerkiksi henkilöstön ja/tai sidosryhmien edustajia. Hankintastrategioille tyypillisiä linjauksia käsitellään tarkemmin sivuilla Hankintojen strategiset linjaukset. Toimeenpanon haasteisiin ja ratkaisuihin pureudutaan kohdassa Hankintastrategian toiminnallistaminen ja strategian arviointiin ja mittaamiseen sivuilla Hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi.

Strategiaprosessia voidaan kuvata kehämallilla, jonka neljä vaihetta ovat strategian määrittäminen, strategian toiminnallistaminen, arviointi ja mittaaminen sekä hankintojen analysointi.

Hankintojen johtaminen ja kehittäminen pähkinänkuoressa

Mistä hankintoja ohjaava strategia tulee?

Kuka laatii hankintoja ohjaavan strategian?

Hankintoja ohjaavien strategisten linjausten tasot