Kategorisoidut hankinnat

Kategoriajohdetussa hankintatoimessa hankintojen kokonaisuus on pilkottu erillisiin kategorioihin. Kategoriajohtamisen taustalla on ajatus tavoitteiden ja toimintatapojen yhdenmukaistamisesta samanlaisissa hankinnoissa. Esimerkiksi ICT-hankinnoissa tulokselliset toimintatavat ja liiketoiminnan logiikat ovat hyvin erilaisia kuin toimistotarvikehankinnoissa. Hankintakategoriat ovat tyypillisesti keskenään erikokokoisia, ja niillä on erilaiset mahdollisuudet vaikuttaa organisaation strategian toteuttamiseen. Tämän johdosta kategorioihin voidaan eri tavalla allokoida resursseja ja ajankäyttöä, kohdistaa osaamista ja jakaa tehtäviä yksiköiden, osastojen ja yksilöiden kesken. Kategorisoinnin avulla pystytään erottamaan alueet, joihin voidaan vaikuttaa, ja joihin kannattaa panostaa niistä, joihin vaikuttaminen on vaikeaa tai kannattamatonta.

Tiivistäen voidaan siis todeta, että hankintakategoria on tuotteiden ja palveluiden joukko, joilla on keskenään synergiaa. Kategorioiden muodostamiselle ei ole yhdenmukaista tapaa, vaan organisaatio päättää aina itse omasta kategorisointitavastaan. Kategorisointi voi perustua esimerkiksi tuotteiden- ja palveluiden teknisiin ominaisuuksiin, hankinnan monimutkaisuuteen, liiketoimintalogiikkaan tai toimittajamarkkinoihin. Kategoriat jaetaan usein myös tarkempiin alakategorioihin. Yhtenä lähtökohtana kategorisointiin voidaan pitää valtiolla käytössä olevaa hankintakategorialuokittelua (lue lisää Valtion hankintakäsikirja, kappale 4.7 Hankintojen kategorisointi).

Kategoriajohdetussa hankintatoimessa hankinnat toteutetaan organisaatiossa yhdenmukaisen johtamistavan ja yhtenäisten käytäntöjen perusteella. Samalla jokainen kategoria kuitenkin ohjeistaa vastuullaan olevien tuote- ja palveluryhmien hankintojen toteutuksen ja kehittämisen menettelyt.

Jokaisessa kategoriassa toimii poikkiorganisatorinen kategoriatiimi, eli henkilöedustus organisaation niistä osista, joita kategorian hankinnat koskevat. Tiimin jäsenillä tulisi olla jonkinlaista erityisosaamista, joka täydentää tiimin kokonaisuutta. Jos kategoriakokonaisuudet ovat hyvin laajoja, voi olla järkevää perustaa erilliset kategoriatiimit myös alakategorioille. Esimerkiksi ICT-hankintakategoriassa voi olla järkevää perustaa omat tiimit laitteille, palveluille ja erityisjärjestelmille.

Kategoriaa vetää päällikkö, puheenjohtaja tai vastaava, jonka vastuulla hankintakategorian toiminta viime kädessä on. Eritäin tärkeää on määrittää hankintojen käynnistämiseen ja toteutukseen liittyvät päätöksentekoprosessit ja vastuut, sillä hankintoihin liittyvä päätöksenteko on tarkoitus keskittää organisaation osista kategorioille.

Hankintojen johtamisen mallit

Hajautetut hankinnat

Keskitetyt hankinnat

Hajakeskitetyt hankinnat

Katja Koskelaisen esityksen kansikuva

Hankintakategorioiden ohjaus ja organisointi - Case Väylävirasto

lateral-image-left
Ari Erkinharjun esityksen kansikuva

Kategoriajohtaminen - Case Espoo

lateral-image-left