Hankintojen johtamisen mallit

Hankintayksiköillä on erilaisia tapoja organisoida ja johtaa omaa hankintatoimintaansa. Hankinnat on voitu organisoida hajauttamalla tai keskittämällä hankintaprosessin tehtäviä, ratkaisuoikeuksia sekä hankintavastuita. Hankintojen organisointiin vaikuttaa muun muassa organisaation koko, kulttuuri ja rakenne sekä päätösvallan ja vastuiden keskittämisen tarve. 

Viime aikoina vallalla on ollut suuntaus hankintatoimen keskittämiseen. Tällä tavoitellaan sekä hankintakustannus- että transaktiohyötyjä poistamalla esimerkiksi päällekkäistä tai turhaa työtä. Kaikki keskittämisen edut harvoin realisoituvat samanlaisena ja samanaikaisesti organisaation kaikille erillisille yksiköille. Hyötyjä ulosmitataan vasta sen jälkeen, kun hankintoja johdetaan strategisena kokonaisuutena. Tähän tarpeeseen pyritään vastaamaan esimerkiksi hankintakategoriajohtamisen avulla.

Hajautetut hankinnat

Täysin hajautetussa hankintatoimessa jokainen organisaatioyksikkö, osasto tai henkilö vastaa omien hankintojensa toteuttamisesta itsenäisesti.  Hajautetun mallin taustalla voi olla tarve kontrolloida oman vastuualueen hankintoja ja niiden toteutusta. Hajautetussa mallissa hankinnan kohteen määrittely voidaan tehdä täysin omista lähtökohdista muiden tarpeista irrallaan. Hankintojen toteutuksessa ei tarvitse odottaa ulkopuolisia tarkistuksia tai hyväksyntöjä, jolloin hankinnan toteutus voi olla sujuvaa ja nopeaa. Haasteena on kokonaisuuden hallinta hankintayksikön tasolla, sillä hajautetut hankinnat voivat johtaa osaoptimoituihin ratkaisuihin. Myös hankintojen seuranta voi olla haastavaa hankintalain kynnysarvojen täyttymisen näkökulmasta, jos hankinnat pilkkoutuvat.

Keskitetyt hankinnat

Keskitetyllä hankintatoimella tarkoitetaan, että hankintojen kaupallis-juridinen toteutus on keskitetty erilliselle hankintoihin erikoistuneelle hankintatoimelle tai -osastolle. Kaikki keskeiset hankintaprosessin vaiheet kuten kilpailuttaminen, ostaminen, sopimusten hallinta, toimittajayhteistyö sekä hankintapäätökset on keskitetty. Keskitetyn mallin taustalla on skaala- ja muiden yhteisvaikutusetujen saavuttaminen. Organisaatio yhdistää omat hankintavolyyminsä yhteisten sopimusten alle ja hyödyntää laajasti yhteishankintoja. Täysin keskitetyn hankintatoimen haasteena voi olla kuitenkin hankintojen toteuttamisen hitaus, kankeus ja byrokraattisuus. Myös sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden todellisten tarpeiden ymmärrys ja huomioiminen voi kärsiä. 

Hajakeskitetyt hankinnat

Useat hankintayksiköt organisoivat hankintatoimensa jonkinlaiseen hajautetun ja keskitetyn mallin yhdistelmäksi. Esimerkiksi osa hankintaprosessin tehtävistä, kuten kilpailuttaminen, voidaan keskittää erilliselle yksikölle, kun taas sopimuksiin perustuvaa tilaamista tai pienhankintoja on mahdollista tehdä kaikissa organisaation osissa. Hankintatoiminta voidaan keskittää myös tiettyjen tuote- ja palveluryhmien tai esimerkiksi volyymien suuruuden tai hankintojen arvon perusteella.

Hajakeskitetyssä mallissa keskitetyn hankintafunktion tehtävänä on usein määrittää hankinnan periaatteet ja menettelytavat, huolehtia koko organisaation hankintaosaamisen ylläpidosta, seurata toiminnan vaatimustenmukaisuutta ja mitata hankintatoimen suorituskykyä. Organisaatiolle taas hajautetaan usein hankintojen tekniseen asianhoitoon liittyvä vastuut, kuten hankinnan kohteen vaatimusmäärittely, toimittajamarkkinatilanteen seuranta, sopimusten seuranta ja sopimuksiin perustuvat toimittaja-auditoinnit.

Kategorisoidut hankinnat

Kategoriajohdetussa hankintatoimessa hankintojen kokonaisuus on pilkottu erillisiin kategorioihin. Kategoriajohtamisen taustalla on ajatus tavoitteiden ja toimintatapojen yhdenmukaistamisesta samanlaisissa hankinnoissa. Esimerkiksi ICT-hankinnoissa tulokselliset toimintatavat ja liiketoiminnan logiikat ovat hyvin erilaisia kuin toimistotarvikehankinnoissa. Hankintakategoriat ovat tyypillisesti keskenään erikokokoisia, ja niillä on erilaiset mahdollisuudet vaikuttaa organisaation strategian toteuttamiseen. Tämän johdosta kategorioihin voidaan eri tavalla allokoida resursseja ja ajankäyttöä, kohdistaa osaamista ja jakaa tehtäviä yksiköiden, osastojen ja yksilöiden kesken. Kategorisoinnin avulla pystytään erottamaan alueet, joihin voidaan vaikuttaa, ja joihin kannattaa panostaa niistä, joihin vaikuttaminen on vaikeaa tai kannattamatonta.

Tiivistäen voidaan siis todeta, että hankintakategoria on tuotteiden ja palveluiden joukko, joilla on keskenään synergiaa. Kategorioiden muodostamiselle ei ole yhdenmukaista tapaa, vaan organisaatio päättää aina itse omasta kategorisointitavastaan. Kategorisointi voi perustua esimerkiksi tuotteiden- ja palveluiden teknisiin ominaisuuksiin, hankinnan monimutkaisuuteen, liiketoimintalogiikkaan tai toimittajamarkkinoihin. Kategoriat jaetaan usein myös tarkempiin alakategorioihin. Yhtenä lähtökohtana kategorisointiin voidaan pitää valtiolla käytössä olevaa hankintakategorialuokittelua (lue lisää Valtion hankintakäsikirja, kappale 4.7 Hankintojen kategorisointi).

Kategoriajohdetussa hankintatoimessa hankinnat toteutetaan organisaatiossa yhdenmukaisen johtamistavan ja yhtenäisten käytäntöjen perusteella. Samalla jokainen kategoria kuitenkin ohjeistaa vastuullaan olevien tuote- ja palveluryhmien hankintojen toteutuksen ja kehittämisen menettelyt.

Jokaisessa kategoriassa toimii poikkiorganisatorinen kategoriatiimi, eli henkilöedustus organisaation niistä osista, joita kategorian hankinnat koskevat. Tiimin jäsenillä tulisi olla jonkinlaista erityisosaamista, joka täydentää tiimin kokonaisuutta. Jos kategoriakokonaisuudet ovat hyvin laajoja, voi olla järkevää perustaa erilliset kategoriatiimit myös alakategorioille. Esimerkiksi ICT-hankintakategoriassa voi olla järkevää perustaa omat tiimit laitteille, palveluille ja erityisjärjestelmille.

Kategoriaa vetää päällikkö, puheenjohtaja tai vastaava, jonka vastuulla hankintakategorian toiminta viime kädessä on. Eritäin tärkeää on määrittää hankintojen käynnistämiseen ja toteutukseen liittyvät päätöksentekoprosessit ja vastuut, sillä hankintoihin liittyvä päätöksenteko on tarkoitus keskittää organisaation osista kategorioille.