Hankintojen suunnittelu ja valmistelu

Organisaation strategiassa voidaan luoda linjauksia kestävän kehityksen ja innovatiivisuuden osalta. Organisaatio voi tavoitella esimerkiksi hiilineutraaliutta tiettyyn ajankohtaan mennessä, sosiaalisen eriarvoisuuden vähentämistä tai alueen elinvoimaisuuden vahvistamista. Nämä tavoitteet ja linjaukset tulee ottaa huomioon myös hankintojen valmistelussa. Onkin tärkeää varmistaa, että linjauksia vastaavia tavoitteita asetetaan hankintoihin kestävän kehityksen mukaisten vaikutusten aikaansaamiseksi. Tavoitteiden asettaminen hankinnoille tulee olla suunnitelmallinen osa organisaation hankintojen toteutusta. 

Esimerkkejä kestävään kehitykseen liittyvistä tavoitteista 

Ympäristövastuu

  • Ilmaston lämpenemisen ja kasvihuonekaasupäästöjen vähentyminen 

  • Energiankulutuksen vähentäminen ja energiatehokkuuden lisääminen  

  • Haitallisten aineiden käytön vähentäminen  

  • Jätteiden määrän vähentäminen 

  • Luonnon monimuotoisuuden säilyttäminen 

Sosiaalinen vastuu

  • Sosiaalisten oikeuksien ja työoikeuksien sekä ihmisoikeuksien noudattamisen edistäminen 

  • Ihmisarvoisen työn edistäminen 

  • Työllisyysmahdollisuuksien lisääminen 

  • Esteettömyyden ja saavutettavuuden vamistaminen 

  • Eettisen kaupan periaatteiden toteuttaminen   

Taloudellinen vastuu

  • Talousrikollisuuden torjunta    

  • Laillisen yritystoiminnan ja terveen kilpailun tukeminen 

  • Verojen ja muiden maksujen kertymisen turvaaminen 

 

Mistä lähteä liikkeelle? 

Kun organisaatio ryhtyy toteuttamaan asetettuja linjauksia ja kestävämpiä hankintoja, on priorisoitava, mistä tuoteryhmistä lähdetään liikkeelle, mitä kestävyystavoitteita painotetaan sekä mitä vaikuttavuutta ja vaikutuksia halutaan saada aikaiseksi. 

Tuoteryhmiä valittaessa kannattaa ottaa huomioon muun muassa kestävyysnäkökohtien merkittävyys kyseisessä tuoteryhmässä, hankintaorganisaation mahdollisuudet vaikuttaa niihin hankinnan kautta sekä hankinnan arvo ja volyymi. 

Kestävyystavoitteiden painotuksessa huomioidaan, mitkä tavoitteet ovat organisaatiolle strategisesti tärkeitä ja minkälaista vaikuttavuutta halutaan saada aikaiseksi. Työssä auttaa, jos organisaation hankintoja on ryhmitelty ja niistä on saatavissa kuluanalyysi, joka kertoo hankintojen volyymeja hankintaryhmittäin.  

Esimerkki: Jos organisaatiolla on tavoitteena vähentää CO2-päästöjä, kannattaa keskittyä hankinnan kohteisiin, joissa päästöt ovat merkittävät: esimerkiksi liikkumiseen liittyvien palvelujen ja ajoneuvojen hankinnat sekä energiankäyttö eli lämmityksen ja sähkön hankinta. Jos taas tavoitteena on vähentää haitallisten kemikaalien määrää, suurin vaikuttavuus on esimerkiksi siivouspalvelujen sekä kemikaalien ja kalusteiden hankinnoissa. Energiatehokkuus on syytä huomioida energiaa käyttävien laitteiden ja palveluiden hankinnoissa sekä rakentamisessa. 

Tärkeää on myös määritellä hankinnan vaikutukset eli ne konkreettiset muutokset, joita halutaan saada aikaan. On hyvä pohtia, miten hankkia haluttuja tuloksia ja vaikutuksia tietyn toteutustavan tai suoritteen sijaan. Voit asettaa hankinnan kohteeksi esimerkiksi puhtaan sisäilman ja pienet päästöt perinteisen ilmanvaihdon tai energiaratkaisun hankkimisen sijaan. 

Organisaatio voi myös tehdä kestävien hankintojen toteuttamista koskevan tiekartan. Tässä vaiheessa on myös tärkeä selvittää toiminnan nykyiset lähtöarvot: esimerkiksi energiankulutus, merkittävimmät ympäristöhaitat tai erilaisten käyttäjien tarpeiden huomioimisen nykytila.  

Tarkistuslista kestävyysnäkökohtien huomioimisesta hankinnan valmisteluvaiheessa

  • Mitkä ovat organisaation strategiset kestävyystavoitteet? Mitä tavoitteita valitussa hankinnassa halutaan painottaa?  

  • Mitkä ovat suurimpia hankintoja (eurot tai volyymit)? Millä hankittavilla tuoteryhmillä on merkittävimmät ympäristövaikutukset tai sosiaalisen tai taloudellisen vastuun riskit? Missä tuoteryhmissä pystymme vaikuttamaan eniten strategisten kestävyystavoitteiden toteutumiseen? 

  • Mikä on valitun hankinnan tarve? Tarvitaanko tietty tuote, vai voisiko sen korvata palvelulla? Mitä kestävyysvaikutuksia hankinnassa tavoitellaan? 

  • Mikä on valittuun hankinnan kohteeseen liittyvä ympäristövaikutusten tai sosiaalisten tai taloudellisten vaikutusten lähtötilanne? 

  • Mitä kaikkea osaamista ja asiantuntemusta hankinnan valmistelussa tarvitaan? Millaista yhteistyötä voimme tehdä organisaation sisällä? Liittyykö hankintaan muita organisaation hankintoja? 

  • Voisiko hankinnan toteuttaa yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa? 

  • Voimmeko aikatauluttaa hankinnan niin väljästi, että pystymme laajasti toteuttamaan markkinakartoituksen ja valmistella kestävyysnäkökohdat tarjouspyyntöön? 

Markkinoiden osallistaminen ja erilaiset menettelyt 

Markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelu ovat tärkeä osa kestävän hankinnan valmistelua. Niillä varmistetaan riittävän kilpailun toteutuminen sekä avoimuus. Markkinakartoitukseen ja -vuoropuheluun tulee varata riittävästi aikaa, jotta tarjoajilla on aikaa vastata ja tarjouksen sisältöä ehditään kehittää tulosten perusteella. 

Markkinakartoituksella selvitetään, mikä on markkinoiden tarjonta ja valmius vastata suunniteltuihin kestävyystavoitteisiin ja niiden pohjalta muodostettuihin alustaviin vaatimuksiin. 

Markkinavuoropuhelussa viestitään markkinatoimijoille aktiivisesti tulevasta hankintatarpeesta ja siihen liittyvistä kestävyystavoitteista ja vaatimuksista. Potentiaalisilta tarjoajilta voidaan pyytää kommentteja ja kysyä, millaisia ratkaisuja nämä pystyvät tarjoamaan ja miten ne kykenevät täyttämään asetettuja alustavia vaatimuksia ja sopimusehtoja. Markkinavuoropuhelussa voidaan selvittää myös markkinoiden hintatasoa.  

Markkinakartoituksen pohjalta valitaan sopiva hankintamenettely – jos markkinoiden tarjonta jää epäselväksi, voidaan esimerkiksi valita neuvottelumenettely, joka mahdollistaa vaatimusmäärittelyn tarkentamisen kilpailutuksen aikana tai kilpailullisen neuvottelumenettelyn, jos on epäselvää, mitä ratkaisuvaihtoehtoja on olemassa. Jos tarpeisiin vastaavaa, kestävää ratkaisua ei ole markkinoilla, voidaan ratkaisua lähteä hakemaan innovaatiokumppanuus -menettelyn avulla.  

Lisätietoja erilaisista hankintamenettelyistä: