Vaikuttavuus ja arviointi

Hankinnan tavoitteiden tulee tukea organisaation strategisia tavoitteita. Organisaation strategiset tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi ilmastonmuutoksen hillitsemiseen, sosiaalisen eriarvoisuuden vähentämiseen tai muuhun tavoiteltavaan yhteiskunnalliseen hyötyyn eli vaikuttavuuteen. Hankinnoissa yleisemmän tason tavoitteet muutetaan konkreettisiksi vaikutustavoitteiksi. Hankintaa valmisteltaessa siis määritellään, millaista vaikuttavuutta tilaaja haluaa saada aikaan. Sen jälkeen määritellään, millaiset myönteiset vaikutukset eli konkreettiset muutokset saavat aikaan tavoiteltavan hyödyn ja vastaavat tilaajan tarpeeseen.   

Innovatiivisten hankintojen vaikutuksia voi jäsentää yhteiskunnallisen tason ja yritystason vaikutuksiin: 

  • Yhteiskunnalliset vaikutukset ilmenevät tyypillisimmin hankintayksikön itsensä kokemana parannuksena innovatiivisen hankinnan kohteena olevan ratkaisun käyttöönoton jälkeen. Parannus voi ilmetä esimerkiksi parantuneena loppukäyttäjien hyvinvointina tai asiakaskokemuksena – tai hankintayksikön saavuttamana taloudellisena hyötynä.  

  • Yritystason vaikutukset seuraavat siitä, että innovatiivinen hankinta kannustaa tarjoajayritystä kehittämään uuden palvelun, tuotteen tai liiketoimintamallin. Julkinen hankkija saattaa muodostua yrityksen ensimmäiseksi innovaation käyttöönottaneeksi asiakasreferenssiksi. Asiakasreferenssin lisäksi uusi innovaatio voi generoida yritykselle uutta liiketoimintaa, kasvua ja työllistämismahdollisuuksia. Innovatiivisen hankinnan lopputulos voi olla monistettavissa muille asiakkaille ja markkina-alueille, kotimaassa ja ulkomailla. Lisäksi innovatiivisen hankinnan yritysvaikutukset yleensä monistuvat tarjoavan yrityksen alihankkijaketjuun. 

  • Koko yhteiskunnan tasolla yksittäisen hankinnan vaikutukset laajentuvat esimerkiksi ympäristön tilan paranemiseen tai kansalaisten turvallisuudentunteen kohenemiseen – ja vastaavat näin organisaation strategisiin tavoitteisiin.   

Vaikutusten arviointi  

Vaikutusten arvioinnin tulisi olla tärkeä osa innovatiivisen hankinnan suunnittelua ja toteutusta. Vaikutuksia tulisi arvioida ennalta, hankinnan kuluessa ja sen jälkeen. Hankinnan odotettujen vaikutusten määrittely tukee eri vaiheissa tehtävän arvioinnin onnistumista. Vaikutusten arvioinnissa huomioidaan myös hankintayksikön ulkopuolelle kohdentuvat hankinnan ulkoisvaikutukset (positiiviset, negatiiviset). 

Ennen hankintaa ja hankinnan suunnitteluvaiheessa tehtävä vaikutusten ennakkoarviointi tuottaa ennakoivaa tietoa hankinnan odotettavissa olevista vaikutuksista (ja auttaa samalla tunnistamaan, mitä mahdollisuuksia hankintojen avulla on parantaa hankintayksikön toimintaa ja vaikuttavuutta). Tässä vaiheessa ennen hankintapäätöksen tekoa tarvitaan tietoa etenkin vaikutusten tyypeistä ja suuruusluokista. Samalla määritellään tulosmittarit, joilla mitataan haluttujen myönteisten vaikutusten toteutumista. Myös muita mittareita voi olla tarpeen määrittää, esimerkiksi vaikuttavuusmittareita pidemmällä aikavälillä syntyvälle vaikuttavuudelle, toimintaa ohjaavia mittareita resurssien optimointiin ja prosessimittareita laadun seurantaan. Ennakkoarviointia tehtäessä on hyvä hyödyntää markkinavuoropuhelua.  

Vaikutusten arviointia voi käyttää myös osana tarjousvertailua. Vaikutusten käyttäminen kriteerinä tarjousvertailussa asettaa vaatimuksia vaikutuksia koskevalle tiedolle. Tiedon pitää olla todennettavissa alalla hyväksyttyjen menetelmien mukaisesti. Tässä vaiheessa käytössä oleva tieto voi olla myös ”lupaus” tulevista vaikutuksista. Tietojen toimittamisen työnjaosta tulee sopia tilaajan ja toimittajan kesken: kuka toimittaa seurantatiedot, miten ja milloin. Seurantatiedosta vastuussa olevalla taholla, oli se sitten tilaaja tai toimittaja, on oltava oikeudet tarvittaviin tietoihin. 

Sopimuskaudella ja sen päätyttyä arvioinnin painopiste on innovatiivisen hankinnan toteutuneiden vaikutusten todentamisessa. Hankinnan välittömiä vaikutuksia laajempien yhteiskunnallisten ja mahdollisesti myös yritysvaikutusten arvioinnin mahdollisuus on huomioitava jo hankinnan suunnitteluvaiheessa: vaikutusten todentaminen myöhemmin edellyttää lähtö- ja vertailutiedon olemassaoloa. Kysymys voi olla sekä laadullisesta että määrällisestä tavoiteltua muutosta koskevasta tiedosta. Arviointia tehtäessä joudutaan usein ottamaan kantaa siihen, missä määrin tunnistetut muutokset voidaan selittää hankinnan kautta ja missä määrin muutokseen ovat voineet vaikuttaa muut tekijät (ns. attribuutio-ongelma). Toinen vaikutusten arvioinnin haaste liittyy aikaviiveeseen, sillä osa vaikutuksista voi syntyä useamman vuoden kuluttua (yli budjettikauden, sopimuskauden jne.). 

kuvio vaikuttavuusketjusta

Kuviossa kuvataan hankintojen vaikuttavuusketju. Vaikuttavuusketju on hyvä väline strategisten vaikuttavuustavoitteiden, hankinnan tavoitteiden, tuotosten ja panosten välisten yhteyksien hahmottamiseen. Lähtökohtana ovat hankinnalle asetetut vaikuttavuustavoitteet, jotka voidaan johtaa organisaation strategisista tavoitteista. Seuraavaksi edetään vaikutuksiin eli konkreettisiin muutoksiin, jotka hankinnalla on tarkoitus saada aikaan – ja jotka johtavat osaltaan strategisten tavoitteiden toteutumiseen. Vaikutukset kattavat hankinnan asiakasvaikutukset (esim. hyvinvoinnin, osaamisen yms. kannalta) ja yhteiskunnalliset vaikutukset (esim. ympäristövaikutukset ja laajemmat sosiaaliset vaikutukset). Teot liittyvät hankinnan mahdollistamiin suoritteisiin, joille on mahdollista asettaa suorituskykyvaatimuksia tai toiminnallisia vaatimuksia. Tuottavuus muodostuu tekojen suhteesta panoksiin. Panokset kuvaavat hankinnan resurssitarpeita, joiden määrittelyssä voidaan käyttää esimerkiksi hankintahintaa, käyttöönotto- ja käyttökustannuksia, poistoja ja vaihtokustannuksia.