Hankinnan suunnittelu ja valmistelu

Miten valmistelen innovatiivisen hankinnan? 

Innovatiivisen hankinnan valmistelussa korostuu tilaajalle ja erityisesti loppukäyttäjälle tavoiteltava hyöty. Hyöty syntyy hankinnan kohteena olevan tuotteen tai palvelun kautta, tai hankinnan mahdollistaman uuden liiketoimintamallin lopputuloksena.  

Hankintaa valmisteltaessa lähdetään liikkeelle tarpeesta ja tavoitteesta eli määritellään, millaista vaikuttavuutta eli yhteiskunnallista hyötyä tilaaja haluaa saada aikaan. Sen jälkeen määritellään, millaiset myönteiset vaikutukset eli konkreettiset muutokset saavat aikaan tavoiteltavan hyödyn ja vastaavat tilaajan tarpeeseen. Nämä vaikutukset asetetaan hankinnan kohteeksi. 

Kun hankinnan valmistelu toteutuu innovaatiohakuisena on tärkeää 

  • kartoittaa markkinoilla jo olemassa olevaa tuotteiden, teknologioiden ja ratkaisumallien tarjontaa, 

  • tarkastella omaa hankintatarvetta ja hankinnan kohdetta kriittisesti erityisesti hankinnalle asetettujen tavoitteiden kautta, 

  • viestiä omista tarpeistaan markkinoille esimerkiksi tietopyynnön muodossa, 

  • käydä vuoropuhelua markkinatoimijoiden kanssa löytääkseen parhaat ratkaisut hankintatarpeensa täyttämiseksi.  

Ratkaisuvaihtoehtojen kartoittaminen ja erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen kypsyys vaativat markkina-analyysiä ja vuoropuhelua yritysten sekä muiden hankintayksiköiden kanssa. On usein perusteltua hakea vertailukohteita myös kansainvälisestä ympäristöstä; vaikka kohdemarkkina on erilainen, voivat hyvät ideat olla jalostettavissa omaan käyttöön. Edelleen muiden toimialojen kokemukset ja ratkaisumallit hankintatarvetta vastaaviin haasteisiin voivat osoittautua käyttökelpoisiksi.  

Hankinnan valmistelun yhteydessä tilaajan saavuttama ymmärrys heijastuu hankinnan kohteen määrittelyyn. 

 

Hankintamallin valinta 

Hankittaessa organisaatiolle uutta tai merkittävästi parannettua tuotetta tai palvelua on hankintamallin valinnassa huomioitava erilaisia tekijöitä. Esimerkiksi mikä on yritysten valmius tarjota tarpeita vastaava ratkaisu. On mahdollista, että markkinoilla on tarpeeseen sopiva valmis tuote tai palvelu - joko muualla jo käytössä oleva tai ei referenssejä asiakastoimituksista vielä omaava. Tässä tilanteessa kilpailutuksessa voidaan käyttää avointa menettelyä. Jos markkinoilla on lupaavalta vaikuttavia puolivalmiita ratkaisuja, niin yksi mahdollisuus ennen varsinaista kilpailutusta on toteuttaa pilotointi julkisena hankintana uusien ratkaisujen kokeilemiseksi. Esikaupallinen t&k-hankinta soveltuu tilanteiseen, jossa on olemassa relevanttia osaamista ja teknologiaa, mutta uusi ratkaisu vaatii kehitystyötä. 

Hankintamallin valintaan vaikuttaa myös se, ollaanko hankkimassa kokonaisuuden muodostavaa ratkaisua vai onko hankinnan kohde sellainen, että siihen voidaan liittää uusia (mahdollisesti ei vielä kehitettyjä) elementtejä ja osia. Yhtä lailla sopivaa hankintamallia valittaessa on hyvä tarkastella prosessia potentiaalisten tarjoajien kannalta, esimerkiksi miten sopimuskauden aikana kehitettävä ratkaisu on monistettavissa ja suojattavissa.