Miksi tehdä vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointi?
Kun hankintojen vaikutuksia arvioidaan ennalta, on mahdollista tunnistaa ne hankinnat, joiden avulla on mahdollista saavuttaa organisaation pidemmän aikavälin tavoitteita.
Julkisiin hankintoihin liittyvä suunnittelu kiinnittyy organisaation strategiaan, tulevaisuuden visioon ja tavoitteisiin.
Hankintoja suunnitellessa on oleellista pohtia:
- Mitä strategisia tavoitteita (vaikuttavuutta) hankinnalla edistetään?
- Millaiseen tarpeeseen hankinta tuo ratkaisun?
- Miten tavoitteet ovat saavutettavissa?
Lisäksi määritellään:
- Mitkä ovat hankintakohtaiset tavoiteltavat vaikutukset eli ne konkreettiset muutokset, joilla tavoiteltu vaikuttavuus saadaan aikaan.
- Mitä muita seurauksia hankittavalla tuotteella tai palvelulla voisi olla sekä organisaatiolle että yhteiskunnalle.
Hankinnan suunnittelu vaatii:
- Yhteistyötä ja vuoropuhelua hankintayksikön sekä asiakkaiden, yritysten ja mahdollisten toimittajien välillä
- Taustakartoituksen siitä, onko joku muu tehnyt jo vastaavanlaisen hankinnan ja siihen liittyvistä kokemuksista (onnistumiset ja epäonnistumiset) tai löytyisikö jokin uusi toteutusmalli tai ratkaisu, jonka organisaatio voisi ottaa huomioon hankinnassa. Hankinnan suunnittelussakaan ei ole tarpeen keksiä pyörää uudestaan, vaan kannattaa hyödyntää muiden oppeja ja kokemuksia hankinnan suunnittelussa – niin hyviä kuin huonoja.
Arvioimalla hankinnan tai hankintakokonaisuuden vaikutuksia ja vaikuttavuutta ennakkoon tuotetaan hankintapäätöksen pohjaksi tietoa:
- hankinnan kytkeytymisestä organisaation strategiaan
- hankinnan kytkeytymisestä organisaation omaan tuotantoon
- hankintavaihtoehtojen eduista ja haitoista
- miten hankintaan, mitä hankintamenettelyjä käytetään, tehdäänkö itse vai hankintaanko
- hankinnan vaikuttavuudesta eri näkökulmista (mm. taloudelliset, yhteiskunnalliset ja ympäristölliset)
- hankinnan lyhyen ja pitkän aikavälin vaikutuksista
- hankinnan tavoitteiden toteutumisen seurantamittareista