Mika Hänninen 25.1.2019

Hankintojen tiekartta – opi näkemään metsä puilta

Opiskeluaikoinani päädyin pariksi kesäksi metsänhoitotöihin. Metsätalouden opit olivat parasta, mitä nuori mies voi toivoa hahmottaakseen hankintojen ihmeellistä maailmaa.

Oppi numero 1: ajattele taimikonhoidossa työtä yksittäisiä puita laajemmin

Arvioi taimikosta kriittisellä silmällä parhaat versot, joissa on eniten kasvupotentiaalia ja satsaa niihin. Ilman alkuvaiheen hyvää hoitoa metsästä saattaa tulla läpipääsemätön ryteikkö. Jos hankintatarpeita ei priorisoida, avoimelle markkinavuoropuhelulle tai vaihtoehtojen tarkastelulle ei jää tarpeeksi tilaa eikä aikaa. Hankintatoimen ”metsureiden” harmiksi monesti hankinnan kohde on määritelty liian tarkasti, jolloin markkinoiden monipuoliset ratkaisut jäävät hyödyntämättä. Hankinta-ammattilaisen epätoivo muistuttaa takapajuista tilannetta, jossa jok’ikinen metsän risun kohtalo on ennalta määrätty. Tällöin ammattilaisen kädenjälki ei näy lopputuloksessa kestävimmän ja parhaan ratkaisun muodossa.

Oppi numero kaksi: suunnittele työt etukäteen

Töiden suunnittelu on niin itsestään selvä asia työssä kuin työssä, että sitä tuntuu hassulta edes mainita. Toisin kuin metsurin työskentely metsän siimeksessä, hankintojen ennakointi tai suunnittelu ei ole yksinäistä puurtamista. Hankinta-ammattilaisen töiden suunnittelu syntyy melkoisen yhteisponnistuksen ja prosessin tuloksena.

Toimivan hankintasuunnitteluprosessin kautta hankinta-ammattilainen tulee mukaan kuvioon jo yksittäisen hankinnan esisuunnitteluvaiheessa. Juuri siellä, missä tehdään tulevan kilpailutuksen kannalta monesti merkittävimmät linjaukset. Kokemukseni mukaan päättämällä etukäteen hankintojen vetovastuut, miettimällä hyödynnettävät puitesopimukset, ennakoimalla kilpailutusten vaatimaa työmäärää ja priorisoimalla aikaisemmin umpimähkään metsässä räpiköineet hankintojemme sankarit ovat saaneet parantuneen näkökyvyn tuleviin töihinsä.

Oppi numero kolme: minimoi hoitovelka

Metsätalouden hoitoa voidaan ajatella monesta kestävyyden eri näkökulmasta. Puhtaasti taloudellisesta näkökulmasta satsataan niihin hoitotoimenpiteisiin, jotka tuottavat omistajalleen parhaimman metsän rahavirtojen nykyarvon. Organisaation kohdalla johdon käytössä on monesti menneisyyteen pohjautuvaa raportointia, mutta hoitovelan kaltaista organisaation toimintaa tulevaisuuteen suuntaavaa mittaria ei välttämättä ole olemassa. Jos päätökset tehdään lyhytjänteisesti huomioimatta kokonaisuutta, ongelmaksi muodostuu pitkän aikavälin kannalta kriittisten asioiden huomiotta jättäminen päätöksenteossa.

Ympäristöasioiden huomiotta jättäminen aiheuttaa tavallaan hoitovelkaa ympäristölle ja tuleville sukupolville. Tätä voidaan pyrkiä kuromaan kiinni esimerkiksi hiilineutraaliuuden avulla. Innovaatiopuolen velkaa on ympäristöasioita haasteellisempaa mitata ja minimoida. Voimme esimerkiksi ajatella kriittisesti, edustavatko organisaation käyttämät järjestelmät ja toimittajat alan viimeisintä teknologiaa ja osaamista, vai joutuuko oma henkilöstö kärsimään ajastaan jälkeen jääneiden ratkaisujen takia. Jos näitä seikkoja ei pystytä ennakoimaan, ympäristöystävällisten ja innovatiivisten tavoitteiden ja kriteerien pohdinnalle ei jää aikaa, ja hankinnat toteutetaan kuten aina ennenkin.

Oppi numero neljä: navigoi, suunnittele ja viesti kartan kautta.

Metsänhoidossa kartalla pysymisellä on keskeinen sija sekä suunnistamisessa että töiden suunnittelussa ja viestinnässä metsänomistajalle päin. Hankintojen maailmassa johdon tuen merkitys korostuu kaikessa tekemisessä. Hankintojen tiekartta toimii loistavasti työkaluna johdolle ja päättäjille viestimisessä.

Muutaman vuoden käytössä olleessa valtionhallinnon avoimessa kilpailutuskalenterissa yhden viraston konkreettinen hankintasuunnitelma voi sisältää satoja Excel-rivejä. Samalle kartalle pääseminen johdon ja muiden sidosryhmien kanssa on voinut olla haastavaa. Jotta organisaatio pääsisi aidosti keskustelemaan tulevaisuuden suuntaviivoista ja hankintojen tavoitteista, vaatisi se yhteisen ison kartan kirkastamista.

Keinon painopistealueina vuodelle 2019 ovat kestävä ja älykäs liikenne, terveet, turvalliset ja vähähiiliset julkiset tilat, luonnonvarojen tehokas käyttö, sosiaalinen kestävyys ja hyvinvointi, sekä ketterä ja kestävä hallinto. Näillä kaikilla on konkreettinen kosketuspinta lähes kaikkeen Suomen julkisen sektorin hankintoihin. Käytännön työkaluna näiden teemojen huomioimiseen strategisessa suunnittelussa Keino-hanke on lanseeraamassa julkisen sektorin hankintojen tiekartta -ratkaisun. Hankintojen tiekartasta nähdään mihin, miten ja miksi on tärkeää panostaa hankintoihin tulevina vuosina hankintasuunnittelun näkökulmasta. Tiekartan idea on visualisoida tulevien vuosien kokonaiskuva hankintakokonaisuuksista, niiden määrärahoista ja tavoitteista mahdollisimman tiiviissä muodossa. Sen avulla myös tunnistetaan innovatiivisuuden ja kestävän kehityksen kannalta relevantit hankinnat. Tarvitsemme sen kehittämisessä yhteistyötä kaikkien aiheesta innostuneiden kanssa. 

tags
Kirjoittaja
Mika Hännisen kasvokuva

Kehittämispäällikkö, Hansel

Lisää uusi kommentti

Puhdas teksti

  • HTML-merkit ovat kiellettyjä.
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.