Uusia ratkaisuja innovaatiokumppanuusmenettelyllä

Innovaatiokumppanuusmenettely on monille hankintayksiköille uusi tuttavuus. Innovaatiokumppanuus tähtää nimensä mukaisesti kumppanuuteen, jossa kehitetään hankintayksikön tarpeisiin vastaava uusi tuote, palvelu tai urakka. Päävastuu varsinaisesta innovoinnista on kumppaniksi valitulla yrityksellä tai yrityksillä - innovaatiokumppanuudessa voidaan edetä sopimuskaudelle yhden tai useamman kumppanin kanssa. 

Jyväskylän ammattikorkeakoulun Kuntoutusinstituutissa käynnistettiin syksyllä 2022 innovatiivinen hankintaprojekti, jonka tavoitteena on kehittää digitaalisen kuntouksen palvelumalli ja sitä tukeva alustaratkaisu. Kehitystyön hankinta päätettiin toteuttaa innovaatiokumppanuusmenettelyllä, jota ei oltu hyödynnetty hankintayksikössä aiemmin. 

- Innovaatiokumppanuus haastaa ajattelemaan koko hankintaprosessia uudesta näkökulmasta. Miten hankintamenettely ja kilpailutus toteutetaan, kun hankinnan kohde tarkentuu ja rakentuu vasta prosessin edetessä sekä kumppaneiden kanssa yhteistyössä, kuvaa hankkeen projektipäällikkö Henna Nyman.

Kehitystyön tarve tukee menettelyn valintaa

Hankintayksikkö voi hyödyntää innovaatiokumppanuusmenettelyä tilanteissa, joissa tarpeeseen vastaavaa ratkaisua ei löydy markkinoilta.

- Päädyimme alun perin innovaatiokumppanuuteen uuden hankinnan suunnittelun ja valmistelun kautta. Kuntoutusinstituutin alustaratkaisun hankinnan määrittelyvaiheessa todettiin, että hankintayksikön tarpeisiin vastaavaa ratkaisua ei löydy suoraan markkinoilta, vaan tarpeisiin vastaava hankinta pitää sisällään myös kehitystyötä, Nyman kertoo.

Innovaatiokumppanuus koostuu kolmesta vaiheesta. Valmisteluvaihe taustoittaa varsinaista menettelyä pitäen sisällään muun muassa markkinoiden kartoitusta ja tarpeiden ja tavoitteiden määrittelyä.

Nymaninen mukaan Kuntoutusinstituutissa on panostettu valmisteluvaiheeseen:

- Innovatiivisen hankinnan valmisteluvaiheen laajuus on hieman yllättänyt ja suosittelen, että hankintayksiköt varaavat innovaatiokumppanuusmenettelyn valmisteluun riittävästi aikaa. Hankinnan valmistelu on onnistuneen hankintaprosessin edellytys eikä siinä kannata kiirehtiä. Esimerkiksi perinteiseen avoimeen hankintamenettelyyn nähden innovaatiokumppanuus vie huomattavan paljon enemmän aikaa. Kokonaisuus on kuitenkin erittäin mielenkiintoinen ja odotan innolla sitä, että saadaan prosessi kunnolla käyntiin.

Huolellisen valmistelun jälkeen siirrytään kumppanien valintavaiheeseen. Valintavaiheessa kilpailutetaan kumppanit, joiden kanssa jatketaan varsinaiseen innovaatiokumppanuusvaiheeseen. Innovaatiokumppanuusvaiheeseen siirryttäessä alkaa sopimuskausi, jossa kehitetään ja testataan tarpeisiin vastaavaa ratkaisua. Sopimuskausi voi jatkua suoraan tilausvaiheeseen, mikäli hankintayksikkö toteaa, että kehitetty ratkaisu vastaa asetettuihin tavoitteisiin.  

Joustavalla vuoropuhelulla innovatiivisia ratkaisuja 

Yksi innovaatiokumppanuuden keskeinen tavoite on lisätä vuoropuhelua hankintayksikön ja potentiaalisten tarjoajien välillä. Olennainen tekijä innovaatiokumppanuuden onnistumisen kannalta onkin alan markkinan tuntemus. Mitä paremmin hankintayksikkö tuntee ja ymmärtää markkinaa, sitä todennäköisemmin innovaatiokumppanuudella löydetään tarpeisiin vastaavat ratkaisu. 

Markkinoiden tuntemuksen ja varhaisen vuoropuhelun tärkeys on tunnistettu myös Jamkissa.

- Markkinavuoropuheluiden avulla olemme saaneet arvokasta tietoa markkinatoimijoilta, jota pystymme hyödyntämään osana hankinnan valmistelua. Hyvän hankinnan valmistelun ja ennakoinnin kautta luodaan edellytykset koko hankintaprosessin onnistumiselle, Nyman toteaa. 

Keinolta tukea valmisteluun ja menettelyn valintaan 

Kuntoutusinstituutti osallistui syksyllä 2021 Keinon tarjoamaan digisparraukseen ja kävi keskusteluja myös Keinon muutosagentin kanssa. 

- Ajatus innovaatiokumppanuusprojektille lähti Keski-Suomen muutosagentin ja erinäisten selvitysten kautta eteenpäin. Olimme heti aikaisessa vaiheessa yhteydessä myös Business Finlandiin ja päädyimme hakemaan projektille innovatiivisten julkisten hankintojen rahoitusta, Nyman kertoo. 

KEINO-muutosagentit toimivat paikallisesti kestävien ja innovatiivisten hankintojen neuvonantajina ja voivat auttaa esimerkiksi yksittäisen hankinnan kanssa alkuun pääsemisessä. Digisparraus on nykyisin osa Innovation Broker -kokonaisuutta, joka tarjoaa kattavan palveluvalikoiman innovatiivisen hankinnan valmisteluvaiheen tueksi. 

Jamkin innovaatiokumppanuushankintaprosessissa on edetty hankintailmoituksen julkaisuun. Lisätietoja projektista ja hankinnan etenemisestä löydät projektin nettisivuilta tai projektipäällikkö Henna Nymanilta osoitteesta etunimi.sukunimi@jamk.fi.