Organisaatiostrategia hankintoja ohjaavana toimintaperiaatteena

akatemian osallistuja

Viiden jakson kokonaisuudesta koostuvassa hankintojen vaikuttavuuden johtamisen kehitysohjelmassa, KEINO-akatemiassa, edettiin helmikuussa kolmanteen jaksoon, jossa hiottiin strategisten linjausten toiminnallistamista. Keskusteluissa mukana olivat hankinta-asiantuntijoiden ja -vastuullisten lisäksi myös osallistujaorganisaatioiden johtoryhmien jäseniä.

Sekä organisaatiojohtoa että asiantuntijoita edustavat osallistujat saivat ennen jaksoa tehtäväkseen pohtia hankintojen strategisen johtamisen suurimpia haasteita, joita purettiin heti jakson aluksi. Asiantuntijoiden ja johdon näkemysten välillä oli paljon yhteneväisyyksiä mutta suosituimmissa vastauksissa oli selkeä ja mielenkiintoinen ero. Siinä, missä johdon edustajien näkemyksen mukaan suurin johtamisen haaste on hankinta-asiantuntijoiden ylityöllistyneisyys, asiantuntijat itse kokivat suurimmaksi johtamisen haasteeksi organisaation yleisen hankintaprosessin ymmärryksen. 

Vähiten haasteita asetti vastaajien mukaan yhteistyö tarjoajien ja muiden hankintayksiköiden kanssa (alle 10% vastaajista).  

Roolit strategisten hankintojen johtamisessa ja toteuttamisessa

Jaksolla tarjottiin keinoja mm. tunnistaa organisaation eri toimijoiden roolit strategisten hankintojen johtamisessa ja toteuttamisessa (mm. toimialat, johto, poliittinen johto) sekä käydä läpi erilaisia tapoja organisoida sisäisiä ja ulkoisia asiantuntijoita sekä sidosryhmiä hankintojen tavoitteellisessa suunnittelussa. Lisäksi tarkoituksena oli perehtyä siihen, miten innovatiivisuutta ja uudenlaisia toimintatapoja tuodaan hankintojen valmisteluun. 

Kehityspäivien aikana pureuduttiin hankintastrategian toiminnallistamiseen erilaisten esimerkkien ja yhteisten tehtävien sekä keskustelun kautta. Vierailijapuheenvuorojen esitykset löytyvät Hankintakeino Youtube-tililtä: 

  • Julkisen organisaation poliittisen johdon rooli hankintojen strategisessa johtamisessa, kaupunginhallituksen puheenjohtaja Sari Multala, Vantaan kaupunki 
  • Hankinta-Suomi ja tulevaisuusskenaariot, finanssineuvos Tarja Sinivuori-Boldt, Valtiovarainministeriö ja johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto 
  • Hankintojen vaikuttavuus ja hallitusohjelman toimeenpano, erityisavustaja (talouspolitiikka) Jussi Pyykkönen, Sisäministeriö 
  • "Case Verohallinto: ideasta ratkaisuksi -prosessi ja toimintamallit uusien ratkaisujen edistäjänä", kehitys- ja tietohallintojohtaja Jarkko Levasma, Verohallinto 
  • Näkökulma strategisten hankintojen toiminnallistamiseen EU Urban Agenda -käsikirjan vaiheet esimerkkien valossa, johtava asiantuntija, Salla Koivusalo, Motiva 
  • Lappeenrannan liiketoimintaekosysteemi, sidosryhmäjohtaja Johanna Väyrynen, Lappeenrannan kaupunki 

akatemian palaute

Puheenvuorot saivat paljon kiitosta mutta eniten osallistujat olivat tyytyväisiä yhteiseen keskusteluun ja pienryhmätyöskentelyyn. Palautekyselyn perusteella jakso koettiin pääosin hyödylliseksi ja innostavaksi.

  • ”Tämän jakson esitykset olivat antoisia ja pienryhmätyöskentelyn sisältö erinomaista. Pulmakulmat ovat olleet myös mielenkiintoisia. Nyt kolmannella jaksolla vasta alkoi olla riittävästi aikaa pienryhmätyöskentelyyn”
  • ”Meille pulmakulma oli oikein antoisa ja sen kautta kirkastui taas moni asia. Saimme hyviä vinkkejä ja toimintamalliamme kritisoitiinkin aika rankasti mikä oli varmasti erityisesti johdolle tärkeää kuultavaa”, kertoo eräs osallistujista.  
  • ”Opintokokonaisuus on hyvin suunniteltu ja valitut puhujat ovat olleet mielenkiintoisia. KEINO-akatemia on auttanut jäsentämään meidän työtä ja näkemään sen kokonaistilanne. Olen saanut myös apua nähdä missä kokonaisuutena Suomessa asian tiimoilta olemme menossa” 

Katsaus kehitystehtäviin  

Kullakin KEINO- akatemiaan osallistuvalla organisaatiolla on oma, hankintojen vaikuttavuuden johtamisen kehittämiseen tähtäävä tehtävänsä, jonka edistämistä muut osallistujat sekä osaamiskeskuksen asiantuntijat tukevat ja auttavat reflektoimaan. Ensimmäisten jaksojen aikana tehty oma-arviointi organisaatioiden hankintojen johtamisen maturiteetista auttaa lisäksi hahmottamaan mahdollisuuksia ja kehityskohteita edistää tehtävien toimeenpanoa omassa organisaatioissa.

Osallistujat ovat kokeneet kehittämistehtävien työstämisen toistaiseksi haasteelliseksi mutta sitäkin hyödyllisemmäksi:  

  • "Tekeminen on tukenut omaa arkista työtä hankintojen parissa." 
  • "Mielenkiintoinen matka. Nyt on tunne, että idea on kehittynyt raa'aksi timantiksi, jota hiomalla ehkä vihdoin saamme yhden kokonaisuuden jotenkin hanskattua. "
  • "Oikein hyödyllinen prosessi. Olemme edenneet kehittämistehtävässä aikataulun mukaisesti ja akatemiasta saatu tuki on ollut todella antoisaa! "
  • "Ilman Keinoa tuskin oltaisiin tässä pisteessä eli Keino on ollut organisaatiollemme hyödyllinen."
  • "Hyvä ja ideoiva. Paljon kehittämiseen tulevia ajatuksia ja osaksi jo muutoksia aiheuttavia toimia tulossa."
  • "Keskustelut osallistujien kanssa ovat antaneet hyviä ideoita. Oman organisaation hitaus päätöksissä on viivästyttänyt kehitystyötä alkuvuonna."
  • "Kehittämistehtävä on muovautunut akatemiajakson aikana aika paljon, mitä enemmän on oppinut asioita hankintojen johtamisesta."

Kohti kehittämisen neljättä jaksoa   

KEINO-akatemia jatkuu neljännellä jaksolla huhtikuussa Helsingissä. Tällöin jakson aiheena on hankintojen vaikuttavuus ja mittaaminen. Tavoitteena on tarjota oppeja siitä, mitä ovat tulos- ja vaikuttavuusperusteiset hankinnat ja miten vaikuttavuustavoitteet ja tulosperusteisuus asetetaan osaksi hankinnan toteutusta. Lisäksi haetaan yhdessä ymmärrystä sille, millaisia vaikutuksia hankinnoilla on ja millaista vaikuttavuutta niillä voidaan saada aikaan sekä miten vaikutuksia mitataan. Näiden ohella pureudutaan  vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointiin. 

 

tags