Mäntsälä ei ole hankintahaasteidensa kanssa yksin - KEINO-akatemia on avannut sekä silmiä että ovia

Hankintojensa vaikuttavuuden johtamista KEINO-akatemiassa kehittävä Mäntsälän kunta on ollut tyytyväinen siihen, millaisia oivalluksia syksyllä 2019 alkanut ohjelma on kunnan hankintatoimeen tarjonnut. Vaikka KEINO-akatemia päättyy elokuussa 2020, jatketaan hankintojen vaikuttavuuden kehittämistä Mäntsälässä sen jälkeen entistäkin tanakammin. Kunnan hankinta-asiantuntija Krista Koskimäki sekä teknisten palvelujen toimialan talous- ja hallintopäällikkö, Tarja Dyster pohtivat Mäntsälän matkaa kehitysohjelmassa kuluneen puolen vuoden aikana.

Miksi haitte mukaan? Millaisia toiveita ja ajatuksia teillä silloin oli?

Koskimäki: Mäntsälän kunta haki KEINO-akatemiaan mukaan, koska kunnassa oli todettu haasteita hankintaprosessissa eikä hankintatoimea nähty strategisena kunnan toimintona. Lisäksi hankintastrategian jalkauttamisessa ja muutosten aikaansaamisessa oli haasteita. Toiveena minulla hankinta-asiantuntijana oli, että kunnan johdossa huomattaisiin hankintatoimen potentiaali kunnan strategisten tavoitteiden saavuttamisessa, kertoo Krista

Dyster: Samalla halusimme kartoittaa talouden tehokkuutta lisäävien toimien käyttöä hankinnoissa sekä ymmärryksen lisäämistä siitä, että hankinnat ei ole toimintona erillinen, vaan tärkeä osa kunnan johtamista, taloutta ja kokonaishallintaa. Lisäksi oli tärkeää verkostoitua ja löytää hyviksi todettuja tapoja ja käytäntöjä ratkoa haasteita ja korjaavia toimenpiteitä, joita voisimme hyödyntää.

Miten toiveet ja ajatukset ovat muuttuneet sen jälkeen?

Koskimäki: Hankintaprosessi on selkiytynyt, hankintatoimen rooli nähdään jo erilaisena ja uusia toimintatapoja on otettu käyttöön. KEINOn myötä omat kehitysajatukset ovat saaneet vahvistusta, ja meillä onkin meneillään useita hankintatoimeen liittyviä kehittämishankkeita.

Dyster Toimialojen sisällä kehittymistä on tapahtunut, osin vaihtelevasti. Toisaalta olemassa olevat haasteet eivät välttämättä edes ratkea yksikkö tai yksilö tasolla helposti - viittaan tässä asenteisiin ja pinttyneisiin tapoihin tehdä asioita kuten ennenkin vaikka tietää tekevänsä ohjeiden vastaisesti. Pienryhmässä huomasimme, että johdon sitoutumisella ja ohjaamisella (=johtamisella) näihin asioihin on saatu parannusta aikaan. Hankintojen osittainen keskittäminen meilläkin voisi olla yksi mahdollisuus tehokkaampaan seurantaan ja sitä kautta virheiden havainnointiin ja välttämiseen ennakolta.

Mitkä ovat olleet isoimmat ahaa-elämykset/hyödyt? Mikä on tuntunut/osoittautunut haasteellisimmaksi?

Koskimäki: Tekninen johtajamme Mika Pynttäri totesi, että hänellä avautuivat silmät, kun kokoonnuimme akatemian johdon päivään. Hänestä oli mukava nähdä, miten muissa organisaatioissa on toimittu ja missä Mäntsälä on "kehityskaaressa". Mika pohti, että KEINO-akatemia motivoi varmasti hankinnoista vastaavia henkilöitä, kun saa laajan vertaistukiverkoston apua. Siinä Mika on ihan oikeassa. Vertaistuki ja -kokemukset sekä verkostoituminen ovat olleet osallistumisen parasta antia. Oli lohduttavaa huomata, että lähes kaikilla julkisilla hankkijoilla, niin pienillä kuin isoillakin organisaatioilla, on parhaillaan tai on ollut samanlaisia hankintoihin liittyviä haasteita. Enää ei oltukaan oman kunnan haasteiden edessä yksin ja moneen haasteeseen olemme löytäneet ratkaisun avaimia KEINO-akatemian myötä.

KEINOn sähköiset työkalut olivat avainasemassa havaintojen tekemisessä ja koko hankintatoimeen liittyvissä kehitysaskelissa. Niiden käyttömahdollisuus ja sitä kautta tehtävät havainnot avasivat silmät monelta.

Dyster: Ehdottomasti työkalut hyödyllisiä ja KEINO-akatemian asiantuntijat ja vetäjät. Parhaimmassa tapauksessa eri toimialojen yhteiset toimintatavat jalostuvat osaksi aidosti kustannustehokasta, sujuvaa ja ”kerralla oikein”- hankintatoimea. Haasteena hankintatoiminnan sujuvuuden kannalta voi olla, ettei saada kaikkia heti mukaan (osallistaminen) – ymmärrys siitä, että hankinnat ovat kuntasektorilla todella monessa tehtävässä/virassa oleellinen ja erittäin vastuullinen osa jopa päivittäistä työtehtävää. Me onnistumme yhdessä tekemällä.

Mistä olemme omassa tilanteessamme/kehitystehtävässämme ja sen työstämisessä tyytyväisiä?

Koskimäki: Olen erityisen tyytyväinen kehitystehtävässä siihen, miten tehtävä on jalostunut ja fokusoitunut KEINOn myötä koko ajan parempaan suuntaan. Ja siinä suurena apuna ovat olleet mm. KEINOn lähipäivät sekä meidän KEINO-pienryhmäläiset sekä pienryhmän vetäjät. Pienryhmätyöskentely on konkreettista ja yhteistä tekemistä!

Dyster: Olemme ylpeitä siitä, että lähdimme rohkeasti mukaan.

Jos jokin Mäntsälän kaltainen kunta hakisi uuteen akatemiaan, millaisia ohjeita antaisitte?

Koskimäki: Ei kannata ajatella, että pienet kunnat eivät voi osallistua, kun ’hankintavolyymimme ovat niin pieniä’. Ja vaikka kunnassa ei olisi erillistä hankintatoimea tai hankinta-asiantuntijaa tmv., sekään ei saa olla este hakemiselle. Hyvät hankintatoimen prosessit kuuluvat niin viestintään, talouteen, tietojärjestelmiin kuin kaikille toimialoillekin; ne ovat kaikkien yhteinen asia ja sivuavat lähes jokaisen työtä tavalla tai toisella.

Dyster: Heittäydy mukaan avoimin mielin. Saat hurjan hyviä ideoita vähintäänkin kokeiltavaksi omassa toiminnassa, ja mikä parasta, tosi kannustavaa ja rohkaisevaa tukea – samassa veneessä ollaan lähes poikkeuksetta.