Kolmannesta KEINO-akatemiasta valmistui 13 organisaatiota

KEINO-akatemian eli vaikuttavien hankintojen kehittämisohjelman lukukauden 2021-2022 suoritti 13 organisaatiota. Akatemian perustana olivat tällä kertaa laajempi itseopiskelumateriaali sekä yhteiset sprinttitapaamiset.  

Akatemiaa uudessa muodossa 

Kehitysohjelma koostui neljästä moduulista ja neljästä sprinttitapaamisesta. Jokaisella moduulilla oli oma pääteemansa, jonka lisäksi moduuleissa oli myös hankintojen muutosprosessissa muutosprosessia tukeva yleisempi taito-teema. Moduulien aiheita olivat:

1. Strateginen johtaminen ja muutosjohtaminen
2. Analysointi ja tiedolla johtaminen sekä viestintä 
3. Hankintoja ohjaavan strategian toiminnallistaminen ja riskienhallinta
4. Vaikuttavuus ja mittaaminen sekä poliittinen ohjaus

Työskentelyyn sisältyi erilaisia tehtäviä. Akatemian työskentely huipentui jokaisen organisaation hankintojen kehittämissuunnitelman laatimiseen.

—Oli hienoa, että pääsimme mukaan akatemian kolmannelle kaudelle. Aloitimme hankintastrategian valmistelun viime vuonna ja syksyn aikana selvitimme hankintojemme nykytilaa KEINO-akatemian tehtävien avulla. Sprinttijaksojen itseopiskelumateriaalit ja tehtävät tukivat erittäin hyvin strategiatyömme etenemistä. Akatemian kautta pääsimme tutustumaan myös Hankintatutkaan ja Hankintapulssiin. Kynnys työkalujen käyttöön olisi varmasti ollut suurempi, emmekä olisi osanneet tulkita vastauksia samalla tavalla, jos olisimme omatoimisesti lähteneet niihin tutustumaan, sanoo hankintapäällikkö Mira Malmi-Jylänki Tampereen Tilapalvelut Oy:stä.

Akatemian teemat tukivat kattavasti osallistujien kehittämistyötä. Tätä korostaa myös Riihimäen kaupungin hankintapäällikkö Janina Riutta.

—KEINO-akatemiaan sisältyneistä teemakokonaisuuksista ja akatemian aikaisen työskentelyn aikataulutuksesta on ollut Riihimäen kaupungille paljon hyötyä. Teemakokonaisuuksien syvällinen läpikäynti on mahdollistanut hankintatoimen tarkastelun monista eri näkökulmista. Tehtäville asetetut määräajat ovat tukeneet varsinaisen kehittämissuunnitelman aktiivista suunnittelua ja työstämistä, Riutta toteaa.

Sprinttitapaamiset vauhdittivat kehitystyötä

Yhteisissä, noin puolen päivän mittaisissa sprinttitapaamisissa keskityttiin syventämään jo opittua asiaa teemojen mukaisesti. Yhteisten pienryhmäkeskustelujen aikana organisaatiot jakoivat omia näkökulmiaan ja toisaalta saivat arvokasta vertaistukea toisiltaan. Tapaamisissa keskityttiin vuorovaikutteisuuteen, hyvien käytäntöjen jakamiseen ja keskinäiseen sparraukseen. Tämä vertaistuki ja sparraus koettiin tärkeäksi.

—Yhteishankintayksikkönä julkisten hankintojen tekeminen on leipälajimme. Kaipasimme kuitenkin lisää välineitä, jotta pystymme paremmin tukemaan omistaja-asiakkainamme olevia julkisyhteisöjä heidän vastuullisuustavoitteidensa saavuttamisessa. KEINO-akatemiasta saimme hakemamme, eli vertaistukea, asiantuntevaa sparrausta ja lopputuloksena toteuttamiskelpoisen kehittämissuunnitelman, jota lähdemme nyt viemään käytäntöön, kertoo viestintäasiantuntija Minna Heikka Sansia Oy:stä.

Kehittämissuunnitelma vauhdittaa hankintatoimen kehitystyön jatkoa

Akatemian aikana tavoitteena oli, että jokainen osallistuva organisaatio laatii itselleen KEINO-kummien sparrauksella hankintatoimen kehittämissuunnitelman. Kehittämissuunnitelman muotoja voivat olla esimerkiksi hankintojen tulevaisuuspolku, Hankintaluotsityöskentely tai tiekartta - tai jotain siltä väliltä.

—Kehittämissuunnitelman muodoksi valitsimme tulevaisuuspolun. Ensimmäiset askeleet polulle on otettu, kun ensimmäinen tulevaisuuspolkua valmisteleva työpaja on pidetty. Tulevaisuuspolun rakentaminen Tilapalveluissa jatkuu kevään aikana, ja sen jälkeen lähdemme toteuttamaan kehittämistoimenpiteitä kohti tavoitteitamme. Tilapalveluissa hankintojen kehittämistä on tehty jo viime vuosien aikana. Akatemian aikana tunnistimme uusiakin kehittämistarpeita, ja ennen kaikkea oli antoisaa nähdä, miten muut asioita tekevät ja ottaa niistä oppia itselle, jatkaa Malmi-Jylänki.

Akatemian suorittaminen antoi osallistuville organisaatioille edellytykset kehittää oman organisaationsa hankintatoimen strategista johtamista myös akatemian suorittamisen jälkeen. 

—KEINO-akatemiaan osallistuminen on tukenut Riihimäen kaupunkia hankintatoimen kehittämissuunnitelman laatimisessa. Akatemian aikaisen työskentelyn lopputuloksena Riihimäen kaupungilla on selkeä hankintatoimen kehittämissuunnitelma, jossa huomioidaan laajasti hankintatoimen eri osa-alueet ja niiden kehityskohteet. KEINO-akatemian suorittaminen tulee näkymään Riihimäen kaupungilla tulevaisuudessa konkreettisena hankintatoimen kehittämisenä akatemian aikana laaditussa kehittämissuunnitelmassa vahvistettujen tavoitteiden ja toimenpiteiden mukaisesti, kertoo Riutta.

Katse tulevaan

Nyt järjestetty KEINO-akatemia oli järjestyksessään kolmas. Akatemian käyneitä organisaatioita on kokonaisuudessaan yli 60. Konseptia on kehitetty osallistujien palautteen perusteella eri lukukausille. Kaksi viimeistä akatemiaa on vallitsevista olosuhteista johtuen järjestetty täysin etämoodissa. Kuitenkaan tämä ei ole menoa haitannut.

—Kehittämissuunnitelmatyöt ovat edenneet tälläkin kertaa mallikkaasti! On ollut ilo myös huomata, että akatemia on antanut potkua hankintatoimen kehittämiseen eri organisaatioissa. Vaikka olemme tämän matkan kulkeneet etämoodissa, toivon toki, että voimme tulevaisuudessa tavata vielä tämänkin verkoston kanssa ihan kasvokkain, kommentoi Kuntaliiton johtava lakimies Katariina Huikko KEINO-osaamiskeskuksen puolesta.

Akatemian suorittaneet organisaatiot ja henkilöt kutsutaan nyt ns. KEINO-alumneiksi. Rooliin kuuluu omien kokemusten jakaminen ja akatemian aikana kehitettyjen hyvien käytäntöjen levittäminen edelleen. 

—On ilo kutsua nyt valmistuneet akatemian osallistujat KEINO-alumnien joukkoon ja jakamaan omaa kehityspolkuaan jatkossa myös niille organisaatioille, jotka eivät ole vielä akatemiaa suorittaneet. KEINO-alumnit toimivat esimerkkinä ja inspiraationa muille, esimerkiksi oman alueensa hankintayksiköille, Huikko summaa.

Seuraava KEINO-akatemia on toteutetaan lukukaudella 2022-2023. Haku siihen aukeaa syksyllä 2022.

Linkki hankintojen tulevaisuuspolkua esittelevään artikkeliimme

Linkki Hankintaluotsia käsittelevään artikkeliimme