Kemin tie KEINO-akatemiassa 

Kemin kaupunki osallistui KEINO-osaamiskeskuksen Hankintojen vaikuttavuuden johtamisen ohjelmaan, KEINO-akatemiaan, marraskuussa 2019.  Puolivuotisen ohjelman aikana akatemiassa oli tarkoitus työstää hankintoihin liittyvä kehitystehtävä. Kemi valitsi tehtäväkseen hankintastrategian/-ohjelman laatimisen. Kaupungin hankinta-asiantuntija Kati Tervo kertoo Kemin kokemuksista KEINO-akatemiassa: 

Miksi haitte mukaan KEINO-akatemiaan?  

Kaupungissa on viimeiset kaksi vuotta kehitetty systemaattisesti hankintatoimea ja pyritty ottamaan vihreät arvot mukaan hankintoihin mm. siksi, että kaupungilla on ympäristösertifikaatti, joka edellyttää sitä. Näimme KEINO-akatemian ja siinä työstettävän kehitystehtävän mahdollisuudeksi muotoilla kaupunkistrategian linjaukset hankintojen pohjaksi - ja samalla nostaa hankinnat näkyvämmin esiin koko kaupungin strategiassa.  

Miten kehitystehtävä edistyi akatemian aikana?  

Erittäin hyvin. Saimme paljon arvokkaita vinkkejä ja palautetta sekä muilta osallistujilta että pienryhmämme vetäjiltä, minkä avulla kehitystehtävää työstettiin eteenpäin.  

Mikä oli osallistumisen suurin anti? 

Monesti hankinnat ovat kunnissa ja kaupungeissa yksinäistä puurtamista. KEINO-akatemiassa tuli heti ensimmäisestä päivästä alkaen tunne, että ”jes täällä on salillinen samanlaisia ihmisiä, jotka puhuvat samaa kieltä”. Se oli hirveän inspiroivaa ja motivoivaa.   

Suurimmat ahaa-elämykset? 

Se, että organisaation koko ei välttämättä vaikuta itse haasteiden kokoon tai näköön: ongelmat ja haasteet ovat yllättävän samantyyppisiä - jollain jopa tismalleen samanlaisia. Monilla isoilla kaupungeilla ja valtion toimijoilla oli ihan samoja kysymyksiä kuin meilläkin, vaikka ollaan pieni/keskisuuri kunta. 

Poimitut kultajyvät? 

Tähän asti Kemissä toimialat ovat hankkineet itsekseen, omien määrärahojen puitteissa, ja se ei ole ollut kovin suunnitelmallista. Kun kuulimme, että muualla on hyödynnetty ns. keskitettyä mallia, jossa on  ihan hankintatoimi/hankintapalvelukeskus tai yhteishankintayksikkö, jonka palveluja hyödynnetään, päätimme kokeilla tätä myös Kemissä. Tällöin osaaminen keskittyy sinne ja toimialat toimivat vain substanssiosaajina. Nyt mallia lähdetään toteuttamaan niin, että kaikki yli 10 000 euron hankinnat, jollain tapaa tulevat hankinta-asiantuntijoiden käsien kautta. Näin on saatu käytetty osaamista siellä, missä sillä on isoin vaikutus.  

Mikä on osoittautunut haasteellisimmaksi? 

Kemissä on monta kehityshanketta menossa yhtä aikaa ja johdon sitoutuminen sekä läsnäolo kaikissa olisi kovin tärkeää mutta haastavaa.   

Missä tilanteessa Kemi on kehitystehtävänsä osalta elokuussa 2020, kun KEINO-akatemia päättyy?  

Odotamme päätöksentekijöiden ja koko organisaation hyväksyntää linjauksille, jotta meillä on selkänoja, jolla lähteä kehittämään hankintoja koko organisaatiossa. Tavoitteena on saada hankintojen kategorisointi hahmoteltua, jotta tiedetään, kuinka paljon mihinkin menee rahaa ja paljonko siitä jää alueelle. Haluamme myös linjata hankintaohjelmassamme, että sellaiset toimittajat, joilla on ympäristöasiat hallussa, tulisi huomioida hankinnoissa. 

Miten hankintaohjelmasta viestitään alueen yrityksille? Ja organisaatiossa sisäisesti? 

Syksyllä esitellään kaupunginhallituksen kautta valtuustossa syksyllä. Heti kun asiasta on saatu päätös tehtyä, kerrotaan siitä toki myös median ja alueen yrittäjäjärjestön kautta. Yrittäjäjärjestön edustus oli myös johdon työpajassa mukana eli he ovat olleet kyllä mukana matkan varrella kertomassa oman kantansa. Tiedostamme kuitenkin, että alueen yritysten kanssa on tehtävä jatkuvaa yhteistyötä, jos halutaan ympäristöasioita painottaa, vaikka osa yrityksistä on jo tehnytkin omaehtoisesti ympäristöasioiden eteen työtä.  

Vinkkejä muille akatemiaa harkitseville/hankintojen vaikuttavuudesta kiinnostuneille? 

Kemi on saanut valtavan paljon irti akatemiasta. Kannustaisin muitakin hakemaan riippumatta siitä, millaisella tasolla ja kokoonpanolla hankintoja toteutetaan. Yhteistyö muiden kanssa avaa uusia näkökulmia, ja akatemiasta saa vertaistukea. Monesti meiltä on loppunut aika kesken pienryhmäkeskusteluissa, jotka ovat olleet hyvin hedelmällisiä. Harmittelen jo etukäteen sitä, että homma loppuu. Meillä on kuitenkin  hankintojen alueellinen ohjausryhmä vireillä, jossa oma muutosagenttimme Lapista on mukana. Nyt kun on nähnyt kollegojen kasvot, on myös helpompi lähestyä, jos törmää esim. hankintailmoitukseen, johon haluaisi lähteä mukaan.  

Muita terveisiä/vinkkejä hankkijoille Suomessa? 

Oman alueensa KEINO-muutosagenttiin kannattaa tutustua ja olla yhteydessä. Meillekin muutosagentti vinkkasi akatemian aikana sote-palvelujen KEINO-kehittäjäryhmästä, johon osallistuimme ja kerroimme omasta tulevasta tarpeesta lasten sijaishuollon kilpailutukselle.  Kyseisessä kehittäjäryhmässä on tarkoitus pilotoida avointa sopimusmenettelyä ja saimme Meri-Lapin kunnat siihen pilottikohteeksi. Tuloksia mallin kokeilusta odotamme saavamme keväällä 2021. Siellä on siis 5-7 kuntaa mukana, joissa ei omaa hankinta-asiantuntijuutta, niin ryhmästä on saanut kilpailutuskonsultin tuen, koska meillä ei Kemissä olisi resursseja lähteä sellaista vetämään. Keinosta saa siis monenlaista apua, kun osaa vaan aktiivisesti hyödyntää tarjolla olevia palveluja.   

Katso Kemin kehitystehtävänä valmistunut hankintaohjelmaluonnos tästä 

Lue uutinen “Kemi kehittää kolmannesmiljoonan vuosittaisille hankinnoilleen kestävää ohjelmaa” tästä 

Kati Tervo  

Kati Tervo on ollut Kemin kaupungilla töissä seitsemän vuotta, joista viimeiset viisi vuotta hankintojen kanssa tekemisissä. Jouluna 2019 YMK tradenomiksi valmistunut hankinta-asiantuntija teki lopputyönsä aiheesta ”Kemin hankintatoimen kehittäminen”. Tervo kehittää Kemin kaupungin hankintatoimea yhdessä hankintasihteerin kanssa, joka aloitti työnsä kaupungilla syyskuussa 2019 ja osallistui Tervon työparina myös KEINO-akatemian lukukaudella 2019-2020.