Kaupunkien vastuullisuustavoitteiden edistäminen hankintojen kautta

Miten julkista hankintaa voidaan johtaa siten, että se edistäisi tehokkaasti kaupungin kestävän kehityksen strategisia tavoitteita? Entä miten kestävien julkisten hankintojen vaikutuksia ja tehokkuutta mitataan?  

Useat suomalaiset kaupungit ovat asettaneet strategioissaan vastuullisuustavoitteita kuten hiilineutraalius, kiertotalous ja energiatehokkuus. Julkisilla hankinnoilla voidaan merkittävästi edistää näiden strategisten tavoitteiden toteutumista, sillä n.40-60% kaupunkien budjeteista käytetään juuri tavaroiden, palveluiden ja urakoiden hankintaan. Asettamalla hankinnoissa esim. kuljetusten CO2-päästöille enimmäisrajoja, voidaan saavuttaa edellä mainittuja tavoitteita.   

Suurin osa kaupunkistrategioista keskittyy lakisääteisen taloudellisen vastuun ja ympäristövastuun eli ekologisen kestävyyden tavoitteluun mutta joukossa on myös sosiaalisen vastuun ja innovatiivisuuden eli eräänlaisen ”toimintatapavastuun” tavoittelua.  

Tukholman kaupungissa hankinnat ovat hanskassa 

Hyviä eurooppalaisia esimerkkejä strategisten tavoitteiden konkretisoimisesta hankintojen avulla ei tarvitse hakea naapurimaatamme kauempaa. Tukholman kaupungissa kestävyystavoitteet ovat laaja-alaisia ja niihin sisältyvät kaikki vastuullisuuden osa-alueet. Tukholmassa on panostettu kaupungin hankintaorganisaation rakenteen uudistamiseen siten, että vastuullisten hankintojen tekeminen - eli niihin tarvittava tuki - on mahdollisimman mutkatonta. Erilaisten hankintakategorioiden asiantuntijatiimeihin (kuten ajoneuvot, kalusteet, energia, IT jne), on kerätty markkinoiden ja tarjoajien substanssiasiantuntemusta. Tiimit saavat tukea mm. ympäristönäkökohtiin kaupungin omalta ympäristötoimialalta. Tukholmassa arvostetaan vuorovaikutusta niin organisaation sisällä, kuin hankintayksikön ja toimittajien kesken. 

Tukholma käyttää hankintoihinsa 3,6 miljardia euroa vuosittain, joten ostovoima on valtava ja samalla myöskin sen vaikutus markkinoihin. Markkinavaikuttamisen tulee olla tietoista. Fokusta onkin siirretty hankintojen suorittamisesta sopimusseurantaan sekä tulosten sekä vaikutusten seurantaan. Myös hankintaa edeltävään prosessiin on panostettu ja prosessia yritetty sujuvoittaa erilaisin sopimusmallein ja kriteerein. ”Know your spend eli tiedä mihin ja paljonko kulutat”, alleviivaa kaupungin hankintapäällikkö Stefan Nordin. 

”Tukholman esimerkki siitä, miten kaupungin vastuullisuustavoitteet on pyritty huomiomaan hankinnoissa ja jalkauttamaan organisaatiorakenteen kautta käytännön hankintatoimeen oli todella mielenkiintoinen ja inspiroiva”, kertoo Marja Sarmela, Helsingin kaupungin hankintalakimies. ”Tukholmassa on todella panostettu hankintatoiminnan suunnitteluun ja allokoitu resursseja sisäiseen järjestäytymiseen sekä vuorovaikutuksen mahdollistamiseen”, ihastelee myös Pauliina Virtanen, hankintajohtaja Jyväskylän kaupungista

Haarlemin haavissa sitoutuneet hankkijat 

Tukholman tavoin tulosten tarkastelun keskeisyys hankintaprosessissa on noussut myös Alankomaiden Haarlemissa hankintatoimen fokukseen. Alankomaiden hallituksen laatima “manifesti” eli sitoumus paikallishallinnoille sekä maan muille viranomaisille edellyttää, että sen allekirjoittajat laativat suunnitelman hankintojen kestävyyden/vastuullisuuden toteuttamiseksi ja seuraamiseksi.   

Vaikutusten arviointi ja uudenlaisen ajattelun jalkauttaminen kaupunkiorganisaatioon on olennaista, kun kestävyys halutaan integroida kaupungin suorittamiin toimiin. Strategioiden lisäksi tarvitaan toimintaperiaatteita. sekä uskallusta oppia epäonnistumisten kautta. Kyse on siis loppu viimein strategioiden periaatteista ja operatiivisten toimien kokeilunhalusta. Loppuasiakkaita eli kaupunkilaisia palvellaan parhaiten, kun pilkotaan tavoitteet osiin ja edistetään niitä askel kerrallaan.  

Perinteisen hankinnan lisäksi kaupungit haluavat edistää uudenlaista kokeilukulttuuria. ”Ideoinnille ja kokeilulle tulisi rakentaa julkisissa organisaatioissa paremmat mahdollisuudet ja tukirakenteet. Moni hankinta-ammattilainen hakee tukea samoissa tehtävissä olevilta kollegoilta muista organisaatioista esimerkiksi naapurikaupungeista, vaikka apua voisi löytyä paljon lähempää: omasta organisaatiosta”, kertoo Isa-Maria Bergman, KEINO-osaamiskeskuksen koordinaattori Motivalta.  

Työpajassa nostetut esimerkit herättivät runsaasti keskustelua osanottajien kesken. Suomalaisten kaupunkien hankinta-asiantuntijoiden tavoitteet hankintatoimen kehittämiseen tuntuvat olevan eurooppalaisten esimerkkien pohjalta ja yhteisen keskustelun jälkeen hyvinkin samansuuntaisia:  

• hankintojen kokonaiskuvan hahmottaminen: mihin kaupungin hankintaeurot käytetään? 

• hankintojen vaikutukset: ympäristöön, talouteen ja sosiaaliseen hyvinvointiin ja miten tätä voidaan seurata ja mitata vuosittain? 

• yhteistyö ja tiedonjako organisaation sisällä hankintojen ympärillä: tarvitaanko rakenteellisia muutoksia tai parempia yhteistyön muotoja? 

• hankintasopimusten seuranta: sopimuspohjien kehittäminen ja prosessien visualisointi. 

• hankintastrategia ja kaupunkistrategia: miten nämä saadaan yhdistettyä ja jalkautettua saumattomasti? 

KEINO-osaamiskeskus järjesti 3.4.-4.4.2019 Suomen suurimpien kaupunkien hankintatoimen ja ympäristötoimen edustajille työpajan, jossa tutustuttiin Tukholman ja Haarlemin esimerkkeihin sekä pohdittiin yhdessä ja jaettiin ajatuksia osallistujien toteuttamista vastuullisuustoimista hankintatoimessa. Lisäksi tilaisuudessa esiteltiin Euroopan komission käynnistämä kaupunkityöohjelma (Urban Agenda), jonka yksi osa-alue hankinnat ovat. Artikkeli perustuu työpajan sisältöön ja osallistujien kommentteihin.   

Tilaisuuden esitykset ja yhteenveto löytyvät Euroopan komission sivulta otsikolla “TAIEX-EIR PEER 2 PEER Workshop on Advancing cities' sustainability targets strategically through public procurement”