Jo toinen KEINO-akatemia saatiin päätökseen

KEINO-osaamiskeskuksen kehittämä, ainoa laatuaan Suomessa oleva, julkisten hankintojen strategisen johtamisen kehittämisohjelma eli KEINO-akatemia saatiin maaliskuun lopussa jo toista kertaa pakettiin. Syyskuussa 2020 alkanut ohjelma, jonka pilotti sai kiitosta nimenomaan verkostoitumisesta, järjestettiin vallitsevan pandemiatilanteen takia etäolosuhteissa, mutta palautteiden mukaan opetus ja kontaktien luominen onnistui siitä huolimatta. Mukaan oli valittu 23 organisaatiota.

”Kuulin akatemiasta ensimmäisen kerran Kuntamarkkinoilla ja kiinnostuin heti. Tuolloin ensimmäiseen akatemiaan oli vielä haku avoinna, mutta organisaatiossamme ei sillä hetkellä ollut mahdollista lähteä edistämään tätä. Ratkaisimme esimieheni, hallintojohtajan, kanssa, että jäämme seuraamaan tilannetta, ja katsomme uudemman kerran myöhemmin asiaa. Uuden akatemian haun lähestyessä olimme siis jo valmiiksi kiinnostuneita aiheesta. Minua myös lähestyttiin ensimmäisen akatemian osallistujaorganisaation sekä myös akatemian muutosagentin taholta aiheesta. Kävimme meillä läpi koulutusohjelman etukäteisinfoa ja aikataulua ja päätimme hakea mukaan”, kertoo Helsingin seurakuntayhtymän hankintapäällikkö Sari Aartolahti.

KEINO-akatemia koostui jälleen viidestä jaksosta, joiden aiheita olivat:

• 1. jakso: Organisaation strategia ja hankintojen tavoitteet
• 2. jakso: Hankintojen analysointi
• 3. jakso: Hankintojen toteutusvaihtoehdot, toiminnallistaminen ja johtaminen
• 4. jakso: Hankintojen vaikuttavuus ja mittaaminen
• 5. jakso: Viestintä, riskienhallinta ja verkostoituminen

Jaksoilla oli myös edellisen akatemian tavoin pienryhmätapaamisia, joissa etukäteen viiteen eri ryhmään jaetut osallistujaorganisaatiot pääsivät toistensa sekä KEINOn sparraajien kanssa keskustelemaan omista kehittämistehtävistään. ”Organisaatiokohtaiset kehittämistehtävät ovat konkretisoineet hankintojen johtamisen nykytilaa sekä hankintojen kehittämisen suuntaa ja välineitä. Olemme ilolla seuranneet syksystä alkaen, kun osallistujien tekemistä on leimannut innostunut ja lannistumaton ote. Hienoja kehitysaskeleita hankintojen analysoinnin, johtamisen ja kehittämisen saralla on otettu ja hankintojen vaikuttavuuden johtaminen on saanut vauhtia akatemian aikana”, sanoo KEINO-akatemian koordinaattori Perttu Pohjonen.

KEINO-akatemiaan osallistuminen on toiminut lähtölaukauksena organisaatioissa tapahtuvaan hankintojen strategisen johtamisen muutokseen. ”Hankintojen strategisen johtamisen visio selkiytyi akatemian aikana ja suuntaammekin nyt kohti kategorisoitua hankintatoimea, jossa strategiset valinnat tehdään hankintakategorioille. Kaikkia näkökulmia ei voida edistää kaikissa hankinnoissa. Strategiseen valintaan sisältyy aina myös pois-valinta. Tuo strategia-asia on kuitenkin niin iso, että muutosprosessi pääsee vasta kunnolla alkuun akatemian jälkeen. Muutos tulee olemaan pysyvää, kun pääsemme maaliin. Tähän kuuluu muutoksia ihan hallintosäännössä asti eli tavassa tehdä hankintapäätöksiä.”, sanoo Järvenpään kaupungin hankintapäällikkö Petra Pantsar. Samaa kertoo myös Sari Aartolahti. ”Matka on ollut hieno, ja on ollut mahtavaa huomata, miten KEINO-akatemiassa käsitellyt asiat ovat meidän osallistujissamme herättäneet pohdintoja ja keskusteluja. Meidän kohdallamme akatemian kehittämistehtävä johti myös omaan jatkoprojektiin, jota käynnistellään nyt parhaillaan.”

Myös Turussa KEINO-akatemiaan osallistumisen koettiin antaneen tukea muutokseen. ”KEINO-akatemiaan osallistuminen osui Turun kaupungille optimaaliseen aikaan. Olimme aloittaneet kaupungin hankintastrategian valmistelun ja KEINO-akatemiasta saimme työhön lisätukea. Erityisesti odotuksemme kohdistuivat kestävän kehityksen teemoihin. Saimmekin konkreettisesti laadittua hankinnoilla työllistäminen mallin ja otimme mallin käyttöön vuoden 2021 alusta. Takana on hieno oppimisprosessi, jonka ansiosta meillä on vankempi ote kokonaisuutena hankintatoimen johtamiseen ja kehittämiseen”, kertoo Turun kaupungin hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari.

KEINO-akatemia onnistui lunastamaan osallistujien odotukset. "Osasin odottaa KEINO-akatemialta paljon, mutta odotukset ylittyivät. Olin vaikuttunut erityisesti asiantuntijuudesta ja yhteisestä tahtotilasta ratkoa hankintatoimen kehittämiseen liittyviä haasteita. KEINO-akatemian kautta saatu asiantuntija-apu täydensi hienosti Museovirastossa käynnissä olevaa Kaiku-rahoitteista lean-kehittämistyötä. Vaikka koko valmennus järjestettiin virtuaalisesti eikä luontaista verkostoitumista tapahtunut yhtä hyvin kuin jos olisimme tavanneet kasvokkain, erityisesti sparraajat onnistuivat tuen antamisessa. Yhteydenpito sparraajaamme on jatkunut KEINO-akatemian päättymisenkin jälkeen ja olemme häneltä edelleen saaneet erinomaista tukea ja vinkkejä omien kehityskokeiluihimme. Vaikka tiesin jo ennen valmennusta, että useat eri toimijat kamppailevat samankaltaisten haasteiden edessä, silti yllätti, miten yhteisiä haasteet julkisille toimijoille on, riippumatta siitä, toimitaanko valtion, kunnan tai liikelaitoksen muodossa. Yksittäisistä asioista erityisen hyödyllisenä koin keskustelun hankintojen vaikuttavuudesta. Vaikuttavuutta hankinnoilla kuitenkin tavoitellaan. Suosittelen akatemiaa kaikille hankintatoimen kehittämisestä innostuneille. Omaa panostusta osallistuminen vaatii, jotta valmennuksesta saa parhaat hyödyt irti, mutta se kannattaa", kertoo Museoviraston hallintopäällikkö Tiina Tähtinen.

KEINO-akatemian koordinaattori Pohjonen kiittelee akatemiaan osallistuneiden aktiivisuutta: ”Olemme kiitollisia aktiivisille osallistujille ja huomaamme miten yhteinen taival on luonut pohjaa osallistujien yhteistyölle akatemian jälkeen. Vertaissparraus akatemian osallistujien kesken on entisestään syventynyt edelliseen akatemiaan verrattuna ja täydentänyt ohjelman valmentavaa työskentelyotetta. Juuri päättyneen lukukauden aikana moni edellisen akatemian käynyt organisaatio esitteli hankintojen kehittämistoimiaan, mikä auttoi osallistujia konkretisoimaan hankintojen kehittämisen haasteita. Tässä akatemiassa otimme mukaan myös muutamia uusia teemoja kuten riskienhallinnan. Toivomme, että saamme KEINO-akatemian käyneet mukaan KEINO-alumnien verkostoon. Yhteistapaamisia ideoidaan jo!”