Innovation Broker -palvelukokonaisuus etenee pilotoinnista toteutukseen

Innovatiivisten hankintojen suunnittelu- ja valmisteluvaiheeseen palveluita tarjoavan Innovation Broker -toimintamallin pilottiprojekti on saatu päätökseen. Osana pilottiprojektia testattiin Innovation Brokerin mahdollisia palveluita yhteensä neljän eri hankintacasen kanssa. 

Palveluiden pilotoinneissa olivat mukana Kaupunkiliikenne Oy:n Koskelan varikon uudisrakennushanke, Helsingin kaupungin asunnot Oy:n innovaatio-ohjelma sekä Tays Kehitysyhtiö Oy:n lääkkeiden hankintaprosessi ja gastroenterologisten tarvikkeiden hankinta. Kiinteistöt ja rakentaminen -toimialan palveluiden pilotoinnista vastasi Boost Brothers Oy ja sosiaali- ja terveysalan piloteista Hankkinen Oy:n, Vaikuttavat hankinnat Oy:n ja PTCServices Oy:n yhdessä muodostama tiimi. 

Pilotointien jaetut opit käyttöön

Yhteistä kaikille pilotoinneille oli eri tahojen aktiivinen osallistaminen hankinnan valmisteluun ja suunnitteluun. Avainhenkilöiden osallistaminen ja sitouttaminen sekä johtotasolta, hankintatiimistä että substanssipuolelta mahdollistaa yksittäisen hankinnan sparrauksen ohella laajemman muutoksen käynnistämisen organisaation toimintatapoihin ja hankintakulttuuriin. Broker-palveluiden tavoitteena on kehitystarpeen ulkopuolisen ratkaisemisen sijaan asiantuntijatuen tuominen osaksi asiakkaan tiimiä, jolloin osaaminen jää organisaatioon ja sparrauksessa kehitetyt toimintamallit on mahdollista jalkauttaa osaksi jatkuvaa toimintaa. 

Keskustelunavausten ja eri tahojen osallistamisen tärkeys suunnitteluvaiheessa tunnistettiin esimerkiksi vaikuttavien lääkehankintojen sparrauksessa. Lääkehankintojen valmisteluprosessin ja hankintamallin laatimiseksi järjestettiin ekosysteeminen innovaatioturnaus, joka toi yhteen sekä tilaajien, tarjoajien että kliinikoiden edustajat keskustelemaan lääkehankintojen haasteista ja kehittämistarpeista. Yhteistyö hyödyttää kaikkia, eikä eri osapuoliin vaikuttavia ratkaisuja ole kannattavaa tehdä vain yhden osapuolen toimesta.

Hankintojen suunnittelu- ja valmisteluvaiheen tukemisessa keskeistä on palveluiden oikea-aikainen kohdistaminen. Liian myöhäisessä vaiheessa hankinnan suunnittelua aloitetussa sparrauksessa ei ole mahdollista vaikuttaa riittävästi etenemissuunnitelmiin, ja liian varhaisen vaiheen tuesta ei saada irti parasta mahdollista hyötyä. Innovation Brokerin palvelut tulisi siten suunnata vaiheeseen, jossa hankinnan alustava suunnittelu on käynnistetty, mutta tavoitteita ja toimintamalleja ei ole vielä lyöty lukkoon.

Palveluiden oikea-aikaisen kohdistamisen hyödyt tunnistettiin esimerkiksi Kaupunkiliikenteen uudisrakennushankkeen sparrauksessa, jonka tavoitteena oli luoda hankkeeseen otolliset olosuhteet uuden kehittämiselle ja innovatiivisten hankintojen toteuttamiselle. Palveluiden pilotoinnin tuloksena työstettiin hankestrategia, jossa määritellään hankkeen avaintavoitteet, tarvittavat toimenpiteet ja keskeiset riskit. Innovaatiot mahdollistava ja niihin kannustava strategia tulee ohjaamaan hankkeen seuraavia vaiheita ja toimimaan innovatiivisten hankintojen valmistelun työkaluna. 

Joustava palvelukokonaisuus vastaa erilaisten asiakkaiden tarpeisiin

Pilotointien tulosten perusteella Innovation Brokerin palveluvalikoimaa ei kannata rajata tiettyihin yksittäisiin palveluihin. Asiakkaiden tarpeet ovat keskenään vaihtelevia ja joustava palveluvalikoima mahdollistaa erilaisten asiakkaiden tuen tarpeeseen vastaamisen. Tarjottavien palveluiden ja palvelukokonaisuuksien joustavuus mahdollistaa lisäksi sen, että palveluita toteuttaville asiantuntijoille jää tilaa innovoida myös palveluiden sisällön ja toteuttamisen suhteen. 

Palveluiden muunneltavuuden tarve on huomioitu toiminnan jatkosuunnittelussa ja syksyllä käynnistyvästä palvelukokonaisuudesta on mahdollista hakea ennalta määriteltyjen palveluiden lisäksi myös muita asiakkaan tarpeeseen vastaavia palveluita. Syyskuussa käynnistyvien palveluiden asiakkaat on valittu avoimen haun kautta ja tavoitteena on avata palvelukokonaisuus jatkuvaan hakuun syksyn aikana.