KEINO-akatemia

Historiallinen kehitysohjelma Suomen julkisten organisaatioiden hankintojen johtamiselle saatiin päätökseen

kuvituskuva: isometrinen symboli valmistumisesta

”Yhdessä teimme hankintahistoriaa maailman ensimmäisen kestävien ja innovatiivisten hankintojen johtamisen kehittämisohjelmassa”, summaa ylpeästi Keinon johtava koordinaattori Isa-Maria Bergman tunnelmia elokuussa päättyneestä ensimmäisestä Keino-akatemiasta. 

Puolivuotinen kehittämisohjelma saatettiin päätökseen yhteisellä verkkokokoontumisella, jossa pohdittiin kehitysohjelman hyötyjä, oppeja ja kehityskohteita seuraavaa oppilasjoukkoa ajatellen. KEINO-akatemian aikana kukin organisaatio työsti itse valitsemaansa kehitystehtävää, jotka jakautuivat karkeasti teemoittain seuraavanlaisesti:

KUVA: Kehitystehtävien teemojen jakautuminen KEINO-akatemiassa 2019-2020.
KUVA: Kehitystehtävien teemojen jakautuminen KEINO-akatemiassa 2019-2020. Palautetuista kehittämistehtävistä suurin osa (8kpl) koski hankintastrategian/-linjausten laatimista. Seuraavaksi suosituin kehittämistehtäväaihe olivat hankintamallin toimeenpano (5kpl) sekä hankintojen kategorisointi (5kpl).

”Hankintojen johtamisen kehittäminen on monitahoinen kokonaisuus, jossa ohjelmamme aikana oli tarkoitus keskittyä oman tehtävän kautta yhteen osa-alueeseen. Kehittäminen on jatkuva prosessi, joka oikeastaan näissä organisaatioissa alkaa vasta akatemiasta valmistuttaessa. Toivomme, että akatemia on tarjonnut hyvät eväät sille”, esittää Keino-akatemian koordinaattori Perttu Pohjonen Kuntaliitosta.

Tutkailua hankintatoimen kypsyysasteesta

KEINO-akatemian alkaessa ja jälleen kehitysohjelman päättyessä organisaatiot arvioivat hankintatoimensa vaikuttavuutta Hankintatutka-maturiteettimallin avulla ja tulokset olivat Hanselista Hankintatutka-työkalusta vastaavan kehityspäällikön Mika Hännisen mukaan lupaavia:

”Suurin osa sai akatemian myötävaikutuksella luotua hankintastrategian ja strategiset hankintalinjaukset organisaatiolleen. Lisäksi miltei kaikki KEINO-akatemiaan osallistuvat pystyvät nyt tunnistamaan potentiaaliset kestävät ja innovatiiviset hankinnat jo hankintojen suunnitteluvaiheessa. Moni KEINO-akatemiaan osallistunut organisaatio otti lisäksi akatemian aikana hankinnan sopimuskauden vaikuttavuuden mittaamisen osaksi toimittajayhteistyötä. Paljon hyvää kehitystä on siis nähtävissä ja vireillä.”

KEINO-akatemian tarjoama hyöty ja kehitysehdotukset

Osallistujat kokivat saaneensa eniten hyötyjä/apua akatemiasta vertaistuen ja asiantuntijatiedon muodossa. Osallistujien kirjaamia ajatuksia olivat mm.
•    ”Saatiin tietoa ja työkaluja, teoriassa ja käytännössä, kehittää hankintatoimea. Hankinta-ammattilaisten yhteinen hankinta-akatemiamatka (ei vain satunnainen kertatapaaminen) oli myös mahtavaa.”
•    ”Paljon lisää tietoa, toimintaideoita ja uusia menetelmiä. Vertaistukea ja innostusta.”
•    ”Hieno kokonaiskuva hankinnoista Suomessa. Asiantuntemusta, verkostoja, vahvaa sisältöä.”
•    ”Kehittämistyön kirkastuminen ajan kanssa; verkottuminen eli emme ole yksin.”
•    ”Sparraus, uudet ideat, lisää tietoa monipuolisesti ja vertaistuki”

Osallistujilta pyydettiin myös kehitysehdotuksia seuraavalle kaudelle, jotta KEINO-akatemia pystyisi jatkossa paremmin tukemaan hankintojen hyvien käytäntöjen käyttöönottamista. Osallistujat esittivät paljon hyviä ideoita, joista moni, organisaatioiden erilaiset tarpeetkin huomioiden, oli yhteneväisiä. Osaamiskeskus pyrkii hyödyntämään mahdollisimman monia seuraavassa, syyskuussa 2020 alkavassa akatemiassa. Kannustavaksi yhteisöksi muotoutuneelle joukolle toivottiin myös epävirallista kasvokkaista kokoontumista sekä yhteydenpidon fasilitointia myös akatemia kehittämisohjelman päättymisen jälkeen.

kuvituskuva

Vinkit ja opit

Akatemian järjestäjille koottujen kehitysehdotusten lisäksi kerättiin vinkkejä myös syksyn uusille ”oppilaille”. Monen alumnin kokemus tuntui viittaavan siihen, että kehitystyöhön tarvittavan ajan määrä yllätti osallistujat. Lisäksi moni huomasi organisaatiotasot ja yksiköt ylittävän kehitystyön tärkeyden. Seuraavassa muutamia koottuja vinkkejä syksyllä 2020 aloittaville organisaatioille:  
•    Varaa Akatemiaan ja kehittämistyöhön riittävästi aikaa. Edistä omaa kehittämistyötäsi alusta saakka. Yritä osallistaa ja innostaa myös organisaation johto ja muut hankintojen kanssa työskentelevät hankintojen kehittämiseen, niin sinulla on tuki isoihinkin muutoksiin. Varaudu siihen, että kehittämistyö vie mukanaan ja että Akatemia on vasta kehittämistoimien alku ja työ jatkuu Akatemian jälkeen.
•    Tämä on harvinaista herkkua, jossa mennään hankintamaailmaan hankintalakia syvemmälle ja jota ei ole ollut eikä ole muutoin saatavissa
•    Kannattaa aidosti verkostoitua ja varata aikaa osallistumiselle ja kehittämistyölle. Upea mahdollisuus päästä mukaan julkisten hankintojen ammattilaisten verkostoon.
•    Akatemiassa saa kokonaiskuvan Suomen julkisten hankintojen tilasta ja osaamisesta. Kannattaa asemoida omaa organisaatiota tätä peilaten, ja mitoittaa sekä suunnata kehittämistehtävä sen mukaan. Kaikki on mahdollista täällä.

Suomen ensimmäisinä KEINO-akatemian alumneina osallistujat ovat Kuntaliiton johtavan lakimiehen Katariina Huikon mielestä vastuullisessa asemassa. 

”Toivomme, että alumnit jakavat avoimesti omaa osaamistaan ja oppimaansa sekä kannustavat muitakin organisaatioita hankintojen strategisen johtamisen kehittämisen polulle. Osallistujat toimivat hienona esimerkkinä ja inspiraationa muille, nyt on tilaisuus ja paikka rohkeasti ottaa tämä polunraivaajien rooli vastaan ”, Huikko summaa.