Eri kokoiset pipot eivät estä yhteistä päämäärää hankintojen vaikuttavuuden johtamisessa

Odotukset olivat korkealla, kun KEINO-akatemian toinen jakso lähti käyntiin Helsingissä 12.12.2019. Jakson tavoitteeksi oli listattu mm. viitekehyksen rakentaminen strategiselle hankintojen suunnittelulle sekä tavoitteiden kannalta keskeisimpien hankintakategorioiden tunnistaminen. ”Odotamme, että pääsemme konkreettisesti käsiksi hankintadatan työstöön ja sen perusteella hahmottuviin jatkoaskeliin”, Pellon kunnan edustajat lausuivat heti avauspuheenvuoron jälkeen.   

 

Teoriapohjaa ja malliesimerkkejä 

Kehityspäivien aikana pureuduttiin hankintojen kategorisointiin niin teorian kuin käytännön näkökulmasta. KEINO-osaamiskeskuksen asiantuntijoiden puheenvuorot keskittyivät tarjoilemaan teoreettista pohjaa hankintojen koordinointiin sekä hankintakategorioiden tunnistamiseen vierailijapuheenvuorojen tarjotessa näistä konkreettisia esimerkkejä.  Seuraavat esitykset löytyvät Hankintakeino Youtube-tililtä: 

• Ari Erkinharju: ”Espoon kaupunki: Hankintakategorioiden ohjaus ja organisointi”  
• Hannu Savolainen:" Miten hiilijalanjälkilaskennan avulla tunnistan eniten päästöjä aiheuttavat hankintakategoriat?"  
• Katja Koskelainen: "Hankintakategorioiden ohjaus ja organisointi Case Väylävirasto" 

”One size fits no one, yksi koko eli tässä tapauksessa malli, ei kuitenkaan hankintojen johtamisessa sovi kaikille” muistutti Kalle Pinni, kehitysyksikön päällikkö Hansel Oy:stä.” KEINO-akatemia tarjoaa siis esimerkkejä mutta jokaisen osallistuvan organisaation on valitettavasti kudottava oma hankintahattunsa eli määriteltävä strategiset tavoitteensa, kategorisointinsa ja niiden johtamisen malli.  

Konkreettisten esimerkkien lisäksi kategorisointiin saatiin tuntumaa, kun osallistujat pääsivät kokeilemaan Hansel Oy:n kehittämää Hankintapulssi-työkalua. Hankintapulssi on järjestelmä, johon kirjanpitoyksikkötason hankintatiedot syöttämällä saadaan visualisoitua se, mitä on hankittu, miltä toimittajalta ja milloin hankinnat on tehty. Työkalua on tarkoitus käyttää koko kehitysohjelman ajan ja KEINO-akatemiaan osallistuvien organisaatioiden ”kotitehtävänä” ennen seuraavia lähikehityspäiviä onkin Hankintapulssin hyödyntäminen hankinta-analyysissä. 

Katsaus kehitystehtäviin 

KEINO-akatemian osallistujat on jaettu kuuteen eri ryhmään, joissa hankintajohtamisen kehitystehtäviä työstetään niiden ohjausvastuuseen nimettyjen KEINO-asiantuntijoiden johdolla.  

Teemaryhmä 1: Strategia ja linjaukset 

Teemaryhmä 2: Analyysi ja toimeenpanosuunnitelma 

Teemaryhmä 3: Toimeenpanosuunnitelma ja mittaaminen 

Teemaryhmä 4: Vaikuttavuus ja mittaaminen: 

Teemaryhmä 5: Koordinointi/Konserniohjaus 

Teemaryhmä 6: Vähähiilisyys  

Toisen jakson lähikehityspäivissä pienryhmät kokoontuivat mm. esittelemään omia kehitystehtäviään ja vaihtamaan ajatuksiaan kehittämistyöstä.   

“Kehitystehtävät alkavat vähitellen hahmottua organisaatioilla, mutta edelleen on tarvetta kehitystehtävien fokusointiin, ainakin osin. Nyt myös kehitystehtävien realiteetit ovat nousseet selvästi kunkin osallistujien mielenmaisemaan ja vähitellen kysymyksiä ja toiveita tuli myös KEINOlaisten suuntaan”, kertoo Tuomo Vuorinen teemaryhmän ohjaaja Hanselista. 

Monissa osallistujaorganisaatiossa halutaan tehdä innovatiivisia hankintoja ja tuottaa vaikuttavia palveluja mutta tieto, työkalut ja tuki puuttuvat.  

“Päällimmäisenä ryhmämme keskustelusta jäi mieleen datan puute vaikuttavuuden mittaamiseksi. Kansallisella tasolla tulisi lisätä avointa tietoa. Esimerkiksi tieto työllistyneiden määrästä tietyllä alueella tulisi olla reaaliaikaisesti saatavilla. Pohdimme ryhmän kanssa voisiko esimerkiksi tulorekisteri tuoda ratkaisuja tähän ongelmaan ja löytyisikö uudenlainen ratkaisu työllisyyden edistämiseksi esim. erilaisista haastelähtöisistä hankintamenettelyistä”, esittää teemaryhmän ohjaaja Maria Röykkä Hanselista. 

“Lähtötilanteessa ja toiminnan luonteessa on organisaatioiden välillä jonkin verran eroja”, pohtii pienryhmän ohjaaja, tutkija Juha Oksanen VTT:ltä. “Kehittämistehtävien kannalta tärkeää on se, kuinka osallistujat onnistuvat jalkauttamaan organisaatioiden sisällä uudenlaista ajattelua ja saamaan tukea hankintojen kehittämiseksi myös niiden henkilöiden keskuudessa, jotka eivät työskentele jatkuvasti hankintojen parissa.”  

Kohti kehittämisen kolmatta jaksoa  

KEINO-akatemia jatkuu kolmannella jaksolla helmikuussa 12.2. ja 13.2. Helsingissä. Tällöin teemana ovat mm. strategisten linjausten toiminnallistaminen, toteutusvaihtoehdot ja johtaminen. 

”KEINO-akatemian toinen jakso sisälsi mielestäni sopivassa suhteessa hyviä luentoja, ryhmätyöskentelyä sekä uuden oman kunnan hankintatyökalun kehittämistä. KEINO-akatemian kehitystyö osuu juuri oikeaan saumaan, kun monissa kunnissa ympäri maata on havahduttu hankintojen syvällisempään analysointiin, mutta itsellään ei ole vielä parhaita malleja hyödyntää hankintatietoa esimerkiksi johtamisessa. Porvoon kaupunki on parhaillaan kehittämässä omia hankintojaan ja hankintatiedon hyödyntämistä. Esimerkiksi kaupungin ilmasto-ohjelmassa on useita kirjauksia vihreistä ja kestävistä hankinnoista, mutta näitä ei ole vielä kyetty riittävästi viemään käytäntöön. Uskomme, että KEINO-akatemian sparraa meitä tämäntyyppisten ratkaisujen löytämisessä. KEINO-akatemian toinen jakso sisälsi mielestäni sopivassa suhteessa hyviä luentoja, ryhmätyöskentelyä sekä uuden oman kunnan hankintatyökalun kehittämistä”, kertoo Porvoon kaupungin rahoitusjohtaja Henrik Rainio.