Mistä on kyse, kun puhumme hankintojen johtamisesta ja kehittämisestä?

Julkiset hankinnat ovat nousseet kiinnostavien teemojen kategoriaan ja nykyään kuulee paljon puhetta julkisten hankintojen merkittävyydestä. Tämä on erittäin hyvä suuntaus, joka lämmittää meitä pitkän linjan hankintojen johtamisen ja kehittämisen parissa työskennelleitä. Voisi ehkäpä kuvata, että nyt on tapahtunut laajemmassa mittakaavassa havahtuminen siihen, että totta tosiaan, julkinen hankinta on keskeinen osa julkisen organisaation toimintaa ja monesti myös se osa, jolla on suurta vaikutusta ympäröivään yhteiskuntaan.  

Erityisesti kuntasektorilla hankinnat muodostavat karkeasti ottaen puolet koko julkisen organisaation budjetista. Kun hankintoja näin tarkastelee, niin kuntalaisena ja kansalaisena mieleen nousee toive, että niitä myös aidosti johdetaan ja kehitetään. Onhan kyse ei sen vähemmästä, kuin meidän kaikkien peruspalveluista ja hyvinvoinnista. 

Mikään ei kuitenkaan tapahdu itsestään, joten hankintojen johtamista ja kehittämistä todellakin tarvitaan kaikkiin julkisiin organisaatioihin. Viime syksynä lanseerattu Hankinta-Suomi -ohjelma myös nostaa hankintojen johtamisen ja kehittämisen keskiöön, monesta eri näkökulmasta ml. strateginen ja tiedolla johtaminen. 

Jotta voi johtaa, pitää tietää, miten asiat ovat. Organisaation hankintojen johtamisen ja kehittämisen ensimmäinen vaihe onkin selvittää, miten hyvin ovat hallussa hankintojen kokonaisuuden eri osa-alueet ja mitä niillä hankintaeuroilla oikeastaan ostetaan (ns. spendi-analyysi). Erityisen tärkeää on tunnistaa, missä asioissa sitä kehittämisen varaa on. Koko elefanttia ei kannata kerralla haukkaista, ja oleellista on keskittyä kehittämään ja johtamaan niitä asioita, jotka tätä erityisesti vaativat. Hankintojen johtaminen ja kehittäminen vaatii systematiikkaa, suunnitelmallisuutta sekä pitkäjänteisyyttä, sillä kyse on oikeastaan muutosjohtamisesta. 

Kuten huomataan, kyse ei ole hankintaprosessien, tarjouspyyntöasiakirjojen tai juridisten kysymysten teknisestä pyörittelystä, vaan julkisen organisaation ja kaikkien niiden henkilöiden johtamisesta, joilla on päätösvaltaa jonkin palvelun, tavaran, ict-järjestelmän tai rakennusurakan ostamiseen. Kun kyse on näin mittavasta ja monitasoisesta asiasta, sitä kannattaa hieman jäsentää sekä virtaviivaistaa. 

Hyvänä perusperiaatteena kannattaa pitää, että hankintojen johtaminen ja kehittäminen on osa ”normaalia johtamista” ja organisaation johtamisjärjestelmä kannattaa valjastaa tähän. Hankinnat ovat oivallinen työkalu julkisen organisaation strategiatavoitteiden toteuttamisessa. Kunhan huolehditaan siitä, että organisaation strategiassa hankintojen merkityksellisyys on kirjattu ja sen lisäksi laadittu hankintoja ohjaava strateginen linjaus tai asiakirja. Hankintojen johtaminen ja kehittäminen oikeastaan alkaa tästä, kun ”selusta on turvattu” ja tehdään toimintasuunnitelma riittävän pitkälle ajalle sekä riittävän tarkalle tasolle. 

Jotta toimintasuunnitelma on käyttökelpoinen, tulee siinä olla hyvin konkreettisia tavoitteita, toimenpiteitä, vastuuhenkilöitä ja aikatauluja. Sen lisäksi tulee olla yhteistyömallien ja prosessien kehittämistä, sillä hieno suunnitelma ei sitä itsessään toteuta, vaan se vaatii toteutukseen ne oikeat tekijät omasta organisaatiosta sekä sidosryhmistä ja yrityksistä. Hyvään toimintasuunnitelmaan kuuluu myös selkeä tieto päätöksentekoprosesseista ja niiden valmisteluaikatauluista. 

Hankintojen johtamainen ja kehittäminen on raakaa työtä, jota varten on oltava erinomainen toimintasuunnitelma sekä resurssit eli osaaminen ja tekijät. Tulee siis tunnistaa, mitä osaamista tarvitaan ja miten puuttuvaa osaamista saadaan organisaation käyttöön esim. kouluttamalla tai rekrytoimalla. Resurssit ovat ihmisiä ja heidän johtamiseensa kuulu monia näkökulmia, joiden huomioiminen on edellytys muutokselle, sillä muutoksesta on aina kyse, kun asetetaan uusia tavoitteita tai kehitetään toimintaa. Nämä ovat motivointi, muutoksen kitka eli hitaus ja resurssien keskittäminen oikeasti siihen, jolla saadaan aikaiseksi sitä strategista vaikuttavuutta, mitä halutaan. 

Viimeiseksi olen jättänyt ehkä kaikista tärkeimmän eli viestinnän. Johtaminen on viestintää, joten myös hankintojen johtaminen ja kehittäminen on viestintää. Oleellista on viestiä avoimesti ja jatkuvasti sekä sen lisäksi kohdentaa viestiä kunkin omaan työtehtävään liittyen – mitä tämä tarkoittaa juuri hänelle, mitä häneltä odotetaan.  

Hankintojen johtaminen ja kehittäminen on jotain kaikille julkisen organisaation tekijöille tehtäväksi annettavaa. Hankinnat ovat organisaatioita poikkileikkaava toiminta, jota tehdään yhteistyössä eri osastojen kesken ja ulkopuolisten kumppaneiden kanssa. Hyvin johdettuna se tuottaa organisaatiolle tavoiteltuja strategisia tuloksia.